论房地产企业中的采购管理与成本控制

'论房地产企业中的采购管理与成本控制摘要： 随着经济体制改革的深入发展，采购管理的理念已有了日新月异的变化,尤其是在房地产开发企业中占到了举足轻重的地步。众所周知房地开发产企业在九十年代中后期发展的最为迅猛，众多的房地开发产企业如雨后春笋般的涌现出来，可想而知地产所带来的利润是其他任何企业都无法比拟的。然而随着国家对土地的宏观调控，出现了僧多粥少的局面，随着土地价格的上涨，利润的降低，众多房地产开发公司能否在竞争中取胜，关键在于企业的信誉和实力。而企业的实力，来源于企业完成的工程项目能否取得较好的盈利，从而发展和壮大企业。因此，提高项目的经济效益势在必行，这就要求企业提高项目管理水平，加强经济核算，努力控制成本，以低成本、短工期、符合设计要求的质量，达到提高效益的目的。为了生存，为了在市场占有一己之地，开始着重于成本控制，那么成本控制来自于先进的采购管理理念。13 在房地开发产企业中采购管理是整个施工项目管理的重要组成部分。材料的采购管理是项目采购管理的重要组成部分，也是耗用资金最多的一个环节，它同时也是目前建筑项目成本管理中普遍失控的环节，也是参与人员损公利己腐败产生的环节；材料采购管理的优与劣关系到了整个项目成本管理的成败，它已成为建筑施工业对施工项目管理重点关注的领域；怎样做好材料采购管理，成为我们需要正视并亟需解决的问题。    做好采购管理，应该从两个层面着手，分别是从技术层面提高业务的执行能力和从系统建设方面创建采购的环境，并不断从这两个方面持续改进，最终一定会收到良好的效益。    规范采购行为，在技术层面上提升业务能力    材料采购管理是从采购计划开始，到采购询价、采购合同签定，一直到采购材料进场为止的过程管理；这个过程中我们要重点关注经济采购量的概念是如何在实际操作应用的。    一、采购计划    编制材料需用计划。材料的需用计划一般由项目的技术人员编制，其主要依据是图示量和施工方案的选择等具体要求，编制好的材料需用计划是物资部门确定经济采购量和编制材料采购计划的主要依据，物资部门再依据采购计划确定订货点，继而签订采购合同以及进行后期的存货管理。    13 确定经济采购量。经济采购量就是项目一定期间材料存货相关总成本达到最低的一批采购数量；与存货相关的成本，是指为形成和维持材料采购管理而引起的各项费用支出，其总额随材料数量、价格等属性的变化而增减，主要由订货成本、购买成本、储存成本和缺货成本四部分构成。确定经济采购量的目的，就是使与材料有关的上述四项成本总和达到最低；根据施工项目的一般情况，由于订货成本和储存成本相对较小，重点要考虑购买成本和缺货成本之和的最小化，最终得出一定期间的经济采购量。    编制采购计划。根据材料的需用计划和采购经济采购量的分析结果以及将要选择的合同类型编制采购计划，说明如何对采购过程进行管理；具体包括合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等采购计划一般由项目物资部门制定；根据项目需要，采购管理计划可以是正式、详细的，也可以是非正式、概括的，关键强调其正确性、及时性和可执行性。    二、采购询价    采购询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格、谁能最低成本完成材料采购计划中的供应任务，确定供应商的范围，该过程的专业术语也叫供方资格确认，获取信息的渠道有招标公告、行业刊物、专业建筑网站等媒体。    做好采购询价管理，现在需要充分利用计算机管理系统，借助网络优势，快速地浏览和获取需要的信息，从而保障采购询价管理、得到询价结果的高效率。    三、供应商确认和采购合同签订    选择供应商的主要参照条件就是在采购询价环节的评价结果，当然也要参照其他标准，如供应能力、历史信誉等。比如具体确定商品混凝土的供应商是一家还是多家，一般都要考虑不少于两家供应商，以防供应不及时导致停工风险的发生，这里就需要考虑到混凝土浇注本身需要连续性等要求。    13 采购合同就是在确定了供应商后，项目与供应商之间签订的确保双方履行约定的一份法律文件；在签订之前，需要对合同类型进行选择，因为不同的合同类型决定了风险在买方和卖方之间分配；项目的目标是把最大的实施风险放在供应商，同时维护对项目经济、高效执行的奖励；供应商的目标是把风险降到最低，同时使利润最大化。    常见的合同可分为以下三种：① 成本加奖励费合同：主要用于长期的、硬件开发和试验要求多的合同；② 固定价格加奖励费用合同：长期的高价值合同；③固定总价合同：项目易于控制总成本，风险最小；供应商风险最大而潜在利润可能最大，因而最常用。    遏制采购腐败，在系统建设上全面完善    现职某建筑项目采购的管理人员坦言：“采购腐败是防不胜防的，我做了这么多年项目，大多数项目都绕不过这道坎，从每个工程项目打第一根桩开始，自己就开始承受压力，承受内心的煎熬，形形色色的材料推销员通过各种渠道，各种方式来联系你，让你防不胜防。”“采购腐败可谓触目惊心，在许多项目，只要你和采购粘上边，一个项目下来，几万、几十万是常有的事情，这里的名堂太多了！”这就是现实。为寻求对这类问题的解决方案，我们需要在以下多个方面来着手去采取措施：岗位建设、人员选择、员工培训、员工绩效考核、薪酬分配制度建设和利用计算机管理系统加强监督等等。    岗位建设    针对采购环节，需要设置不同的岗位，是为了解决采购权力不要过分集中，需要互相制约和监督，同时又不要影响各岗位人员工作积极性。13     一般来说，项目需要设置采购总负责人、询价员、合同员、采购员和库管员等五个岗位；采购总负责人全面负责材料的采购管理，依据材料需用计划和岗位目标责任成本的管理规定等，制定并执行采购计划，协调并充分利用内部资源，最终高效低成本地采购到所需要物资；询价员主要负责按计划探询市场中定向物资的信息，书面提供给采购负责人和采购员，同时进行文档的存档管理；合同员的职责就是管理合同文件，随时监督合同执行情况；采购员的职责更多的是具体按合同，以指定的价格和数量执行采购任务；库管员的主要职责是按标准验收材料入库，材料进场后，合理规划存放和使用，尽可能的减少储存成本，做好库房的管理。    岗位设置的多少也不是一概而论，要以项目的大小和施工时间的跨度等实际情况而定，最终目的就是把事情做好，建立好内部岗位间的权利制约机制。    人员选择    13 采购管理中人是主体，其它要素则是被动的，所以各岗位人员的选择标准，需要具备以下综合素质：具备一定的专业能力和沟通能力、具有法律意识、清廉等，还要尽量避免项目最高管理者如项目经理的直系亲属担当采购总负责人。专业能力不仅包括对所负责的材料属性有一定的认识，还要对材料管理的流程有一个清晰的思路；清廉的素质，对经常与花钱打交道的采购人员来说尤其重要，虽然在内部管理各个环节上采取了种种措施，但对一线的采购人员来说，还是不可避免地遇到供应商主动提供的种种诱惑，怎样防止诱惑背后的陷阱设置，就需要采购人员本身要具备清廉的素养和法律意识等等。    员工培训    对采购各岗位人员的培训包括：业务培训、法律常识培训、公司制度培训等等。业务培训重在提高业务能力，比如采购的流程管理、采购经济采购量的确定方法、如何在新形势下做好采购询价等等；同时要多走出家门了解市场行情，某房地产开发公司就经常性组织各部门员工到外面去参观一些建材展览会、房产展览会，并同业内房地产企业相互交流工作经验。而法律常识培训和公司制度培训则重在在环境上约束非正常行为，清楚和明确采购腐败的风险成本，加强廉政建设的教育。    绩效考核和薪酬分配制度建设    公司对各岗位成绩进行考评，引进和制定科学的管理方法即绩效考核的标准是非常重要的，它可以不断促进采购管理的各环节的持续改进，对有效的工作给予肯定和鼓励，对其他一些非增效工作就给予客观性的评定；目前在私营房地产开发企业采购管理中这方面的差距普遍存在，可以说是一项空白。相反在国有房地产开发企业中已开始应用，南京市建设发展总公司是南京本土国有企业，面临众多外来地产大鄂的竞争，及时改变战略方针，不在采用一贯的大锅饭方针，通过 绩效考核和薪酬分配制度建设，充分调动了员工的工作积极性，使得员工有了压力，有了紧迫感，同时作为企业的一员有了更多的责任感。    13 成本管理的过程包含了七个环节的管理，分别是成本预策、成本决策、成本计划、成本控制、成本核算、成本分析和成本考核；其中的两大核心内容是成本分析和成本考核。决策和计划阶段可有针对性地将采购各岗位目标责任确定下来，再通过强调岗位目标责任制，考核成本降低率等手段，对做好其他环节的管理如成本控制、成本核算和成本分析都会收到明显的效果。目前在上海的某知名施工企业已经成立了成本策划部，其实质意义也是重在前期确定成本责任目标，以便为后期做科学的绩效考核提供依据、奠定基础。    利用计算机管理系统，加强监督    作为成本管理中心的项目部与作为利润控制中心的公司空间距离往往相差较远，若沿袭过去每月呈交报表来汇报和反馈项目运营状况，公司又不可能随时到现场跟踪项目运营，对于目前需要及时获取信息即时做出决策的环境来说，不充分借助计算机管理系统是很难达到上述要求的；而采用计算机管理系统，进行过程的监督控制，而非仅对结果关注，对公司而言也可以随时关注和监督整个项目的运行状况。房地产开发企业只有建立了先进的采购管理体系后，才能更好的做好成本控制，如何做好成本控制呢，众所周知一个工程项目从建设到完工，材料费是构成工程成本的主要项目之一，在工程成本中占很大比例。13 由于建筑产品自身的特点及市场等因素所致，工程项目所需的材料品种规格多样化，供应渠道多元化，除大宗材料按承包合同由建设单位按预算价格供应以外，其余材料均需施工单自行采购，而水电工程施工地点又远离城市，招、投标市场的不规范性及预算定额的滞后性，导致材料费用管理的复杂化。所以在保证工程质量的前提下，合理、节约地使用各种材料，控制材料费用，对于减少流动资金的占用、降低工程成本具有很现实的意义。这里的控制是指全员、全过程、全方位的控制，而不是一味机械地实行管、卡、压，相对而言，对成本的控制比其他经济要素主动性更大，它最直接的结果就是可以降低成本，因而在经济管理中处于核心地位，而材料费用的控制又是重点之重点。在此拟以四个方面对材料费用的控制进行分述。    一、材料供应计划的编制    施工单位在施工过程中，为了使材料供应与需求相适应，需要编制材料供应计划。    材料供应计划编制要经过的步骤：技术部门按施工计划及施工预算，提供年、季、月工程项目、工程量、投资计划及单项工程年、季度需要主要材料明细表，同时提出三大材节约指标及措施；工程所需的特殊材料和专用工具应由技术部门协助各承包单位按工程任务书提出计划，年初或季初交物资部门备料；物资部门根据各承包单位提出的需用材料计划，在充分利用库存物资的基础上，做好物资平衡工作，及时编报材料采、订、购计划。材料计划供应量的计算公式为：    材料计划供应量＝材料需要量＋期末库存量－期初库存量    由于期初库存量是已知的，问题的关键是要确定计划期的材料需要量和期末库存量。    １、计划期材料需要量的制定    13 由于目前的水电建筑市场发育不完善，而工程的中标价格却是按市场的供求关系形成的，套用的又是旧的定额，尽管经过十余年的不同程度的调整，但预算成本仍很难反映社会建筑业生产经营管理水平，所以根据技术组织措施计划，制定降低成本计划是十分必要的。由于材料费属于变动成本，所以在计划成本的基础上按不同工程量水平制定弹性成本也是比较容易的。    材料需要量是计划期内保证施工正常进行所必须消耗的材料数量，它的计算公式为：    材料需要量＝计划工作量＊计划消耗    材料需要量确定的准确与否，直接影响材料供应计划的质量，必须做好各项基础工作。    ２、计划期末材料储备量的制定    由于材料供应与需求之间存在着时空的差异，所以在客观上形成了材料储备。材料储备并不是越多就越好，而是要有一个度，即要制定材料储备额，常用的是经济订购批量法。    经济订购批量是指某种材料的订购费用和保管费用之和最小时的订购批量。订购费是材料从订货到入库过程中所需的各种费用，它与材料订购次数有关。保管费用是材料储备占用资金的利息，仓库管理费和材料储备损耗等，它与平均库存量有关。二者是此消彼长的矛盾关系，可以证明二者之和最低的订购批量即为经济订购批量。    二、材料采购成本的控制    13 材料采购成本包括买价、运杂费和采购保管费，它是材料部门的可控成本，所以材料部门是材料采购成本的责任中心。目前建材市场行情看涨，除按合同应向建设单位收取的那一部分材料价差外，其余的都要施工单位自行承担，所以，加强材料采购过程的控制，是材料成本控制的重要环节，具体措施如下：    １、严格执行材料采购计划    因为材料采购计划的制定具有科学性、它的执行也就要具有严肃性，而不是随心所欲。    ２、在保证质量的前提下，货比三家，价格低者优先    有些材料耗用的数量可能与材料质量的优劣成反向关系，即材料质量好，耗用的数量少，材料质量差，耗用的数量多，所以存在着一个优选的过程，坚持企业招标采购，不失为一个好办法。    ３、选择合理的运输方式    在材料的供需中，常有这类问题：材料由若干供应点向几个工地供应，各工地需要量一定，单位材料运费也一定，要在这一系列限制条件下，求得合理调配，使总运费最低。要通过运筹学方法来求解，提供最优决策。    ４、健全和完善约束机制，整治材料采购中的损公肥私之风气    在信息不畅通的情况下，材料采购一般要靠道德约束，有的采购人员素质差，责任心不强，以牺牲集体利益为代价，中饱私囊，而现在已经进入信息时代，市场比较完善，从制度上可以解决这种现象。    ５、采用ABC分类法对库存材料进行控制    13 ABC分类法是按成本比重高低将各成本项目分为ABC三类，对不同类别的成本采取不同控制方法。它可以突出重点，区别对待，做到主次分明，抓住成本控制的主要矛盾。    三、施工过程中材料成本的控制    施工过程中耗用材料数量的多少是影响材料成本的决定性因素，前已述及材料计划单耗的制定，在制定内部承包方案时，材料单价也需要重新修正，制定计划价格，建立既有压力又有动力的利益分配机制，尽力控制材料费用，具体措施如下：    １、施工部门在签发工程任务书的同时，签发限额领料单一式二份，经计划部门签证后，一份随工程任务书下达到施工队（厂、车间），一份交发料仓库，作为领料和发料凭证。    ２、由于工程变更、设计变更等原因，必须补办相应手续，才能领发材料；发生材料代用，也必须按规定程序报请批准。    ３、对周转材料、低值易耗品要按规定建立实物帐卡，加强实物管理，按“谁受益，谁负担”的原则进行摊销；对零星材料，采取按金额控制的办法；施工过程中发生的残废材料，应回收入帐。    ４、加强工程质量监督，严格成本考核，在实践中检验计划制定的偏差，以便更好地制定成本计划，来指导施工生产。    四、材料费用的考核与分析    1、材料费用管理应注意的问题    健全内部控制制度，树立管物就是管钱的观念；严格按照会计核算制度规定进行材料费用核算，有的单位材料帐上出现赤字，这可能是材料单据未到，而月末又未估价入帐所致，这是不正确的；严肃财经纪律，谨防利用材料费用帐做文章，如调节成本、转移资金等。13 如，某房地产开发企业在材料费用管理上是这样做的。定期审查材料出入库情况加强公司对项目的管理，审查工程材料要严格审查是否执行材料采购合同，强化材料验收入库手续。审查是否建立完善的材料管理制度，强化管理责任意识，入库材料是否及时试验、验收、登记并和合同相核对，是否实行定期盘点制度、定期对帐制度、定期验货制度，防止正质变及少漏现象的发生。验收材料的领用是否按工程项目登记，做好工程材料的现场管理，补领材料是否及时登记并入帐，需强调的是，必须按项目领用设备材料，应禁止不分工程项目领用材料的发生。领用材料的单据是否定期交财务及有关部门进行帐务处理，对于发生补领设备材料的情况，也要在工程成本帐户上及时反映。材料管理的责任要明确到人，对于人为地造成材料损坏的，要追究当事人责任。    2、材料费用的分析    分析材料费用，一般是先将材料费的实际数与计划数对比，检查材料费的变动情况；其次，分析影响材料费变动的因素和原因。    各承包单位每月须按时向物资部门、财务部门提供以下报表：    １）库存资金动态表    ２）主要材料库存明细表    ３）主要材料收支存情况表    ４）单项工程材料消耗统计表    ５）三材节约和回旧利废统计表    有关计算公式如下：13     材料费变动额＝实际单价＊实际消耗量－计划单价＊计划消耗量    量差引起材料费的变动＝（实际消耗量－计划消耗量）＊计划单价    价差引起材料费的变动＝（实际单价－计划单价）＊实际消耗量综上所述，在现如今地产行业竞争日益激烈，国家对土地宏观调控力度不断加大，房地产开发企业将面临重新洗牌的格局。在外部大环境相同的情况下，房地产开发企业只有在企业内部做文章，通过不断学习、吸收先进的采购管理理念，再结合企业自身状况加以改进、创新，来达到成本的控制，获取工程项目的最大利润。只有这样才能在房地产业有立足之地，才能适应强者生存、弱者淘汰的竞争原则。参考文献：1、采购职业培训教材2、陆文浅谈施工项目中材料费用的控制钟山视点2006.6.12第20期第2页2006年11月16日13'