信息系统和成本控制[文献翻译]

'原文：InformationsystemsandcostcontrolThepurposeofthispaperistoconsiderhowthekeyconceptsofmanagementinformationsystemsmightbeintegratedwithaccountingconceptsrelatingtothemanagerialprocessofcostcontroltoformacoherentmoduleforabusinessschoolcurriculum.Perhapsthebestplacetostartiswithsomedefinitions.Costcontrol,asseenbythewritersofcostaccountingtexts,isthesetofprocessesbywhichmanagementsecuresandmonitorsadherencetocoststandards.Itisthusnarrowerthancostmanagement,whichencompassesbothcostadherenceandcostreductionand,accordingtosome,includesactionswhichdirectanorganizationawayfromactivitieswhichhavelowbenefit-to-costratios.Thereismuchlessagreementaboutthedefinitionofmanagementinformationsystems.Theinformationsystemsfielddrawsfrommanydisciplinese.g.,computerscience,managementscience,organizationalbehavior,andevenaccounting--andinformationsystemstextsandcoursesusuallyincludediscussionsofconceptsandissuesfromtheseotherdisciplines.ManyHISdefinitionsfocusonthecomputerhardwareandsoftwarewhichareimportantcomponentsofmostformalsystems,OtherdefinitionstakeabroaderperspectiveandfocusonthetaskwhichtheHISistoaccomplish.EINandSEGEVforexample,suggestthisdefinition:Amanagementinformationsystemisasystemforcollecting,storing,retrieving,andprocessinginformationthatisused,ordesired,byoneormoremanagersintheperformanceoftheirduties.Thisdefinitionsoundsstrangelylikemanycommondefinitionsofmanagerialaccounting,whichmaybewhywepreferit.Italsohastheadvantageofallowingustoconsiderthebroadrangeofissueswhichareimportanttounderstandinginformationsystems,notjustthephysicalelementsfromwhichtheyarebuilt.Inourdiscussion,however,weshalltrytolimitourattentiontothoseissueswhicharetrulyMISissues--i.e.,thosewhichariseattheintersectionsofthevariousdisciplinesupon whichtheMISfieldisbased,Forexample,weshallnotdiscussthemanagementsciencemodelswhichareembeddedinmanyinformationsystems,northefundamentalsofcomputeroperatingsystemdesign--ourconcernwiththesewillbeonlywiththoseaspectswhichimpingeonamanager"sunderstandingofMISprinciples.IntryingtointegratethekeyconceptsofMISandcostcontrol,ourinitialapproachwastolookforanaturalmappingbetweenthesetwosetsofconcepts,sothatspecificMISconceptscouldbetaughtalongwithspecificcostcontrolconcepts,withfewgapsandlittleredundancy.Unfortunately,wefoundnosuchnaturalmapping.Thereisnouniquerelationshipbetweenvarianceanalysisandhumaninformationprocessing,forexample,norshoulddiscussionofflowcharting"beconfinedto,say,costbudgetingattheexpenseofotherelementsofthecostcontrolapparatus.Thismeanswehadtolookforconnectionslessthanafullmapping,butcorrespondencesworthdeveloping.Aswethoughtabouthowtheconceptsofthesetwofieldscouldbeintegrated,werealizedthatanotherissuehadtobeaddressedfirst.MISconceptsbearonmostifnotallaspectsofaccounting,notjustcostcontrol,andonallothermanagerialactivities.ItmakesnosensetothinkaboutintegratingMISandcostcontrolconceptswithoutalsoconsideringtheinterconnectionsbetweenMISandotherpartsoftheaccountingandbusinesscurriculum.SinceotherpapersarefocusingonotherinterfacesbetweenMISandaccounting,weshalllimitourselvesintheremainderofthispapertothoseaspectsofMISwhichmightmostreasonablybeintegratedwiththeaccountingaspectsofcostcontrol.Afterall,thatisourbasicassignmentwerecognizethatafinaldecisionaboutthematerialtobeincludedinthismodulecannotbemadeuntilageneralapproachtointegrationhasbeenselected.Webeginbyidentifyingthefollowingsevenphasesinthedesignandoperationofacostcontrolsystem:1.Establishingthenatureoftheinformationneed.2.Establishinginformationspecifications. 3.Choosingthetechnicalmeansofproducinginformation.4.Producingtheinformation.5.Insuringthatmanagementwillusetheinformation.6.Respondingtoinformation.7.Keepingthesystemup-to-date.Manymanagerialaccountingcoursesdoconsiderthesocio-technicalaspectsofsystemdesigntosomeextent,butmostofthisconsiderationcomesundertheheadingofavoidingdysfunctionaleffectsofaccountingreportsor"theeffectsofbudgetsonpeople.Whattheinformationsystemsliteratureancontributeisabroaderrangeofbehavioralfactorstoconsideraswellassystematicproceduresforassessingtheirimpactonsystemdesign.Mumford"sETHICSmethod,forexample,identifiesfivecriticalareasoffitbetweenthepersonandthejobwhicharenecessaryforjobsatisfaction.Sincethesystemsapersonusescanaffectseveralorallofthesefits,itisrecommendedthatproposed(andexisting)systemsbeevaluatedintermsoftheirimpactsonthesefits.TheETHICSmethodprovidesatechniqueformakingtheseassessments.Noinformationsystemexistsinavacuum;acostcontrolsystemissurroundedbyandinteractswitharangeofothersystemsintheorganization.Thedegreeandmannerofinteractionamongsystemsreflectstheorganization"sinformationarchitecture.Therearearangeofapproachestodesigninginformationsystemse.g.,top-down,bottom-upandeachisappropriatetosomearchitecturesandnottoothers.Implementinganinformationsystemdoesnotjusthappenthetechnical,individual,andorganizationalaspectsofchangemustbeconsideredandplannedfor,introducingthisconceptinthediscussionofcostcontrolhastwomainbenefits.First,ithighlightstheeffectsofparticipationinthesystemdevelopmentprocessonsystemacceptanceandonthelikelihoodthatmanagerswillusethesystematallorwilluseitasitisintendedtobeused.Second,itbringsouttherangeofchanges(e.g.,theneedfortraining,thepossibilitythatreportingrelationshipsororganizationalstructurewillhavetobealtered)whichneedtobemadetoimplementanynewinformationsystemsuccessfully. Thetraditionalcostcontrolcourseinaccountingdifferentiatesbetweensteeringcontrolandscorecardcontrolasessentiallydifferentprocesseswhichrequiredifferenttypesofinformation,formatsofpresentation,etc.Ininformationsystemsterminology,scorecardcontrolimpliesastructuredreportingsystem,whileeffectivesteeringcontrolrequiresadecisionsupportsystem.Theliteratureonhumaninformationprocessingisextensive,andfullcoveragewouldrequiremoreclasstimethanmostmanagerialaccountingcoursescanspare,somecoverageisimportant,however,primarilyinconnectionwiththeevaluationoftheformatinwhichcostcontrolinformationistobepresentedtomanagement.UnderstandingHIPlimitationsshouldhelpthecostcontrolsystemdesignerspecifyreportformatsthatwillmosteffectivelycommunicateresultstothesystem"susers.ThediscussionofHIPlimitationsinthiscontextshouldprovidethestudentwithabroader,moregeneralframeworkinwhichtoconsiderthepresentationandcommunicationoftheresultsofcostcontrolactivities.Thedata-baseapproachhasbothcostsandbenefits,anthedesignerofacostcontrolsystemmustunderstandthesetradeoffsinordertomakeadecisionabouttheappropriatedataarchitecture(e.g.,data-basevs.stand-alonedatafiles).Anapplication-specificdatabaseismoreaccessibletosystemusersandcanbedesignedtomeettheneedsofthespecificapplication.Abroaderdatabasewillhavetobestructuredinwaysthatarenotoptimalfortheusersofanysinglesystem.Ifthedata-baseistosupportbothgovernmentcontractcostingandinternalcostcontrol,forexample,greatcaremustbetakenindefiningdataitems;governmentcontractcostingrequiresex-postaveragefullcosting,whereascostcontrolrequirestheapplicationofthecontrollabilityandresponsibilityconcepts,withpredeterminationofmanyofthedeterminantsofthecostsofindividualresponsibilitycenters.Allcostcontrolsystemsexistinadynamicenvironment.Changestakeplaceintheprocessesbeingcontrolled,inknowledgeabouttheseprocesses,andinthepeopleresponsibleforcontrollingthem.Changesmayalsooccurinthecomputersystemonwhichthecostcontrolsystemisrun.Anyofthesechangesmayrequirethatthecostcontrolsystembemodifiedtoreflectitsnewenvironment. Lessdramaticthanthechangeswhichinevitablyoccur,butequallyimportant,isthefactthatnoinformationsystemrunsitself;avarietyofsupportingrolesareneededtofeedthesystemwithinputdata,assurethatfilesareproperlymaintained.Managersresponsibleforcostcontrolshouldrecognizethatsystemsgothroughasequenceofstagesdevelopment,operation,evaluation,maintenance,andretirementorreplacement.Ininformationsystemsparlance,thisisknownasthesystemlifecycle,Fromadiscussionofthesystemlifecycle,costcontrolsystemdesignersshouldlearnthattheirroleextendsbeyondtheinitialdesignofthesystem,andmustincludethedesignofsupportingstructureswhichwillallowthecontinuedfunctioningofthesysteminachangingenvironment.Further,asusersofthesesystemstheymustbealertforevidencethatmovementtoanewstageisappropriate,Coverageofthesystemlifecycleshouldalsoshowhowtheseadaptationscanbemade.Thisisnottheonlymappingthatcouldbemade,butitseemslikelytofittheaccountingcoverageofcostcontrolbetterthanotherswehavethoughtof,Giventhat,ourremainingtaskistodiscussbrieflyhowtheseinformationsystemsissuesmightbediscussedinconjunctionwiththecostcontrolmaterial,andwhattheywouldaddtoamoretraditionalpresentationofcostcontrol.Aswepointedoutearlier,mostmanagerialaccountingcourseshavelittletosayaboutthethirdphaseofthecostcontrolprocess,thechoiceofmeansofproducinginformation.Insofarasthesechoicesaffecttheabilityofcostcontrolsystemstorealizetheirobjectives,thegeneralcharacteristicsofthesechoicesoughttoberecognized.Thefocusofthetraditionalcostcontrolcourseinthefourthphaseofthecostcontrolprocessproducinginformationisonthetask-specific(i.e.,controllingcosts)aspectsofproducingandcommunicatinginformation.Thus,itdealswithhowcostsshouldbeclassified,howstandardsshouldbeset,theprocedureforanalyzingcostsandcostvariances,andtheappropriateformatsforcommunicatingresults,Wesuggestthatfilestructureconceptsandareviewofhumaninformationprocessinglimitationsbeintroducedinthiscontext.Thefirstofthesedetermineswhattypesofdatapresentationsandanalysescanbedoneeasily;thesecondoughttohelpthe systemdesignerspecifyreportformatsthatwillcommunicateresultseffectivelytosystemusers.Theprocessofinsuringthatmanagementusestheinformationgeneratedbythecostcontrolsystemhastwoaspects,amotivationalaspectandafacilitationaspect,Accountingcoverageofthisphaseofcostcontrolistypicallylimitedtothemotivationalaspect.Itcentersontheimpactthatmeasuringcertainvariableshasonmanagerialattention,andontheeffectsofbudgettightnessorattainabilityonmanagerialexpectationsandeffort.Thesixthphaseinthecostcontrolprocess,respondingtoinformation,iscoveredonlylightlyintheusualmanagerialaccountingcourse.Theusualcoursedistinguishesbetweencorrectiveresponsesandadaptiveresponsestoinformation,anddiscussestheconditionsunderwhicheachislikelytobeappropriate.Somecoursesintroduceinformationeconomicsconcepts,usuallywithemphasisonvarianceinvestigationdecisions.Theinformationsystemscurriculumalsoincorporatesinformationeconomicsconcepts.Ingeneral,however,thisistheonephaseofthecostcontrolprocessforwhichinformationsystemsconceptsappearlikelytomakenonetadditiontoconceptsfromothersources.Thefinalphaseinthecostcontrolprocess,keepingthesystemcurrent,isatopicnotcoveredinmostcoursesoncostcontrol,butitisofcriticalimportanceforrealsystems.Therelevanttopichereisthesystemlifecycleconcept.Ourconclusionfromthisattempttointegratematerialfromthesetwoareasinthebusinesscurriculumisthatcoverageofinformationsystemstopicsaddstothediscussionofcostcontrolinseveralways.Isomecases,itfillsinwherethetypicalcostcontrolcoursehaslittletosaye.g.,atthechoosingthemeansofproducinginformationphase.Inothercases,theinformationsystemsissuesprovideageneralframeworkandthecostcontrolissuesprovideaspecificcontextfordiscussione.g.,establishingtheneedforinformation.Finally,instillothercases,theinformationsystemscoverageprovidesadifferentperspectiveonthequestionathande.g.,insuringtheuseofinformation.Ineachofthesecases,webelievethatincorporatingtheinformationsystemsmaterialcouldenrichthetypicalcostcontrolcourseand wouldmakethepresentationofcostcontrolsystemsmorerealistic.Source:MichaelJ.Ginzberg,2004.“InformationSystemsandCostControl”.AccountingEducation.October,pp.75-84. 译文：信息系统和成本控制本文的目的是考虑如何使管理信息系统的关键概念可能会与有关的成本控制管理过程的会计概念结合，形成一个连贯的商学院课程模块集成的概念。也许用一些定义是最好开始的地方。本文的作者认为成本控制，成本核算是由它的进程管理和监控遵守固定的费用标准。因此，这是低于成本的管理，这既包括坚持和降低成本费用，并根据一些直接行动，降低活动组织的低效益与成本比率。有很多少谈管理信息系统的定义协议。该信息系统吸引了来自许多学科领域，例如计算机科学，管理科学，组织行为学，甚至会计和信息系统的文本课程，通常包括从这些概念和其他学科的问题进行讨论。许多定义侧重于计算机硬件和软件是最正规系统的重要组成部分，承担其他定义的任务，完成了一个更广泛的角度和重点。例如艾因及塞格夫，建议这个定义：管理信息系统是一个收集、贮存、检索和处理信息的使用，这些信息将用于或需要由一个或多个管理者在履行其应尽的职责制度。这个定义听起来很奇怪地像很多管理会计的共同定义，这也许可以解释为什么我们喜欢它。它也有让我们考虑的重要问题，这些问题对于了解信息系统不仅仅是他们构建物理元素的广泛优势。但是在我们的讨论中，我们会尽力限制注意那些问题，是真正的管理信息系统的问题，那些在各学科的交叉点出现后，以该管理信息系统为基础，例如，我们将不讨论科学的管理模式是许多信息系统的嵌入式，也不是计算机操作系统的设计基础，我们只关注在那些方面与经理人的管理信息系统原理的理解冲击。为了努力整合信息管理系统和成本控制的关键概念，我们最初的方法是寻找一个概念之间的这两套自然的映射，使信息管理系统概念更具体，可以开设与具体的成本控制概念以及一些差距少，冗余度小。不幸的是，我们没有发现这样的自然映射。它们之间没有方差分析和人类信息处理方面的特殊关系，例如，讨论也不应该只限于图表的成本预算，比如说成本预算的成本控制装置等元素。这意味着我们被迫寻找连接一个不完整的映射，但是是值得开发的对应关系。当我们想到这两个领域的概念如何结合在一起 是完整的，我们意识到另一个问题必须首先处理。管理信息系统的概念承担大部分而不是全部的会计方面，不仅仅是成本控制，在所有其它管理活动也一样。这是没有意义的思考也没有考虑整合与管理信息系统和会计及商业课程其他部分互连管理信息系统和成本控制的概念。因为其他的文件是管理信息系统之间的接口和会计等为重点，我们将限定在以下的那些方面，其中可能最合理的成本控制与会计方面的综合管理信息系统。毕竟，这是我们的基本任务，我们认识到一个关于材料的最终决定，包括在此之前不能用一般方法的模块一体化方面已被选中。我们首先确定以下七个在设计和成本控制系统的运行阶段：1、建立所需信息的性质2、建立信息规范3、选择生产信息的技术手段4、生产的信息5、确保管理会使用该信息6、回应信息7、保持系统更新许多管理会计课程，在一定程度上考虑系统设计的社会技术问题，但大多数这样的考虑，避免影响正常的会计报告或“对人们影响预算”的标题。什么是信息系统的文学贡献是一种行为因素更为广泛的考虑作为系统程序，以及评估其对系统设计的影响。士•孟福的道德方法，例如，确定五个人之间对工作满意度需要合适的关键领域。由于系统能影响一个人使用一些或全部，因此建议（存在）系统在其影响这些方面作出合适的评估。道德方法提供了一种技术进行这些评估。没有信息系统存在于真空中的成本控制系统，与周围组织中其他系统的一系列互动。程度和系统间相互作用的方式反映了组织的信息体系结构。有一系列的方法，例如信息系统设计，自上而下，自下而上，每个部分有适当的架构。实施一个信息系统的出现并非偶然技术、个人、组织方面的变化，而必须考虑和计划这个概念，引入成本控制的讨论主要有两个好处。首先，它强调了在系统开发过程中参与的影响和系统验收的可能性，使用系统的经理把使用它作为目的，因为它拟用了参与的影响。其次，它提出了解决范围的变化（例如，需求 训练概率的汇报关系或组织结构将被改变），需要实现任何新的信息系统实施成功。传统成本会计的区别转向控制之间和记分卡为本质的不同工序，需要不同类型的信息，艺术表现形式，控制等课程。信息系统的术语，记分卡控制意味着一种结构化报告系统，同时需要一个有效的转向控制决策支持系统。人类信息处理相关文献是广泛的，而且需要更多的课堂时间，抽出多数管理会计课程。有些报道重要，然而主要结合形式的评价成本控制信息提交给管理。理解静压限制应该帮助成本控制系统设计指定报告格式，是最有效沟通系统的用户。静压的讨论应该在这方面提供一个更广泛，更一般的框架中考虑陈诉和成本控制学生交流活动的成果。数据做法的成本和效益，一个一个的成本控制系统必须了解这些权衡，以便作出适当的数据结构（例如，数据主场迎战独立的数据文件）决定于设计师。应用程序特定的数据库系统是更方便用户，可设计以满足特定应用的需求。一个更广泛的数据基地方式不会对任何一个系统用户提供最佳的结构。数据是支持政府合同的成本和内部成本控制，例如，必须小心定义数据项目采取的政府合同成本，需要事后全平均成本，而成本控制要求可控性应用和责任的概念，对个别责任中心成本的很多决定因素预先确定。所有的成本控制系统存在于一个动态的环境。在发生着变化被控制的过程，再了解这些过程，由人负责控制他们。改变可能发生在电脑系统成本控制体系的运作。这些改变可能会要求成本控制系统进行修改，以反映其新的环境。那样不可避免地会发生充满戏剧性的变化，但同样重要的是事实，没有信息系统运行本身支持各种角色，需要饲料系统具有输入数据、保证文件正确维护等。经理负责成本控制应该认识到，系统经历了一序列的阶段开发、运营、评估、维护、退休或更换。信息系统的说法，这就是所谓的系统生命周期，从一个系统的生命周期讨论，成本控制系统设计者应该知道他们的作用超出了系统的初始设计，其中必须包括设计支护结构，将允许在一个不断变化的环境系统持续运作。此外，由于这些系统的用户，他们必须知道对证据报警运动推向一个新阶段是合适的，系统的生命周期范围还应显示如何作出这些修改。这并不是唯一可以作出的映射，但这似乎有可能符合成本控制比别人给予我们的更好，我们剩下 的任务是简短论述如何这些信息系统的简单问题，可能会讨论会计覆盖面结合成本控制的材料，他们会增加更多成本控制的传统介绍。正如我们指出的那样，大多数管理会计科目会说对成本控制的过程，生产信息方式的选择是第三阶段。只要这些选择会影响系统的成本控制能力，实现自己的目标，这些选择的一般特征应该得到承认。重点是传统的成本控制过程，第四阶段的成本控制工艺生产信息特有的（例如，控制成本）生产和信息交流等方面。因此，它涉及成本应该怎样分类，标准应该如何分析的过程，成本和成本差异的特别格式，我们认为在此背景下介绍沟通文件结构的概念和对人类信息处理的限制。第一项决定什么类型的文献报告和分析，第二应该帮助系统设计者指定报告格式，有效地沟通系统用户。确保过程中所产生的信息管理使用成本有两个方面，一个团队激励方面和便利化方面，会计报道这一阶段的成本控制是典型的局限于动机方面。该中心对测量某些特定变量的影响和对管理的关注，预算影响管理的期望和努力。第六阶段的成本控制过程中，只有在平时的管理会计课程回应信息。通常的课程区分纠正反应和自适应反应，探讨了在信息情况下每个可能是恰当的。一些课程介绍信息经济学的概念，通常用强调方差调查的决定。信息系统课程也包含了信息经济学的概念。大体来说，这一阶段过程的成本控制，信息系统的概念就有可能出现除了网页而来自其他来源。最后阶段成本控制过程中，保持系统是一个话题不包含在绝大部分课程，但这是至关重要的真实系统，有关话题这是系统生命周期的概念。我们从这种企图在业务整合课程这两个方面材料的结论是，信息系统的专题报道增加了成本控制在几个方面进行讨论。本人在有些情况下，填补了其中的典型成本控制过程已经没什么可说的，例如在选择阶段的生产信息手段。在其他情况下，信息系统的问题提供了一个总体框架和成本控制问题，例如提供一个讨论的具体情况，建立了对信息的需求。最后，在还有一些情况下，信息系统的覆盖面提供了手头上的问题，例如不同的角度，确保了信息的使用。在这些情况下，我们认为，信息系统集成材料可以丰富典型的成本控制过程，并将使成本控制系统表现更加逼真。出处：[美]迈克尔J金兹伯格，《信息系统和成本控制》，会计教育， 2004（10）：75-84.'