民营中小制造企业中的采购管理及成本控制——以河北蓝瑞照明科技有限公司为例-毕业论文

'河北农业大学现代科技学院毕业论文题目：民营中小制造企业中的采购管理及成本控制——以河北蓝瑞照明科技有限公司为例学部：经济管理学部专业班级：物流管理1102班学号：2011614170811学生姓名：指导教师姓名：指导教师职称：二0一五年四月一日 摘要随着经济的快速发展，中小制造企业占了制造企业总量的95%以上，解决了大量城镇人口就业问题，对国民经济的发展起着重要作用。采购管理作为民营中小制造企业的重要职能部门，在降低制造成本、提高供应链水平起到显著作用。所以本文从民营中小制造企业的采购管理及成本控制的现状入手，以河北蓝瑞照明科技有限公司为例，从其内部角度出发，对其发展存在的障碍加以总结分析，并提出几点对策建议，旨在引导规范供应链管理中的采购管理及成本控制，进一步增强企业竞争力，降低成本。关键词：中小制造企业采购成本供应链管理障碍建议AbstractWiththerapiddevelopmentofeconomy,smallandmedium-sizedmanufacturingenterprisesaccountedformorethan95%ofthetotalmanufacturingenterprise,solvedtheproblemsoflargeurbanpopulationemployment,playanimportantroleonthedevelopmentofnationaleconomy.Purchasingmanagementasanimportantfunctionaldepartments,privatesmallandmedium-sizedmanufacturingenterprisestoreduceproductioncosts,improvethelevelofthesupplychainplayasignificantrole.Sothisarticlefromtheprivatesmallandmedium-sizedmanufacturingenterpriseswiththecurrentsituationofpurchasingmanagementandcostcontrol,inhebei,lanruilightingtechnologyco.,LTD.,forexample,fromtheinternalperspective,thedevelopmentobstacleofsummaryanalysis,andputsforwardsomecountermeasuresandSuggestions,aimstoguidethespecificationofpurchasingmanagementandcostcontrolinthesupplychainmanagement,furtherenhancetheenterprisecompetitiveness,reducethecost.Keywords:Smallandmedium-sizedmanufacturingenterprisesPurchasingcostSupplychainmanagementobstaclesadvice 目录1采购管理的重要意义11.1采购管理的重要性12河北蓝瑞照明科技有限公司运营现状12.1河北蓝瑞照明科技有限公司简介12.2河北蓝瑞照明科技有限公司采购部运营现状23河北蓝瑞照明科技有限公司采购管理存在的问题23.1管理观念陈旧23.1.1管理者的认识误区23.1.2采购人员的错误认知33.2日常管理缺失33.2.1供应商信息的保密性差33.2.2相关文件不齐全33.2.3采购流程不健全43.3采购控制力差43.3.1采购方式单一化43.3.2所选供应商供应能力差43.4信息共享能力不足43.4.1采购员与供应商之间的信息反馈不及时43.4.2采购部与其他部门之间的信息反馈缺乏协调性53.5人员管理不规范53.5.1从业人员业务素质及能力普遍不高53.5.2员工奖惩措施不完善、员工晋升机制不健全54河北蓝瑞照明科技有限公司采购管理及成本控制建议54.1更新经营理念，转变工作重心54.2加强采购管理，提高采购管理水平64.2.1规范采购程序64.2.2开发并储备合格供应商、提高采购供应能力74.2.3完善采购相关文件及其管理84.3加强人员管理，完善晋升机制8参考文献：9 1采购管理的重要意义1.1采购管理的重要性第一、供应链流程的重要环节制造业不能是“无米之炊”，它的一个特点就是必须首先购进原材料才能进行加工。对装配型产品来讲，还必须首先购进配套件和标准件才能进行装配。加工单之所以可行，在很大程度上还得靠采购供应来保证，两者之间有着决然不可分割的关系。企业生产能力的发挥，在一定程度上也要受采购供应的制约。采购提前期在整个产品生产周期中往往占了很大的比例，实现按期交货满足客户需求，第一个保证的环节就是采购作业，它直接关系到计划的如期执行。实质上，采购作业是企业能力的外延，如果外延的能力不能保证需求，销售计划是无法完成的，销售人员在承诺交付条件之前，除了了解企业生产能力的可行性外，还必须了解供应的可行性。这就要依靠ERP系统来提供相关的信息。从供应链管理的角度来看，由于采购周期一般比较长，不确定因素较多，供应商毕竟不是企业自身，对需求变化的应变能力和响应速度相对较为迟缓，很可能形成供需链的薄弱环节，影响整个供需链的竞争力。第二、质量第一关制造业产品的质量，在设计不出现差错的前提下，首先决定于采购物料的质量。一只LED球泡的质量不好，人们首先指责的是LED球泡的品牌，而不会想到LED灯珠是哪一家生产的。在加工过程中，一个灯珠贴错，会造成大量工时浪费。一种外观配件稍有差池，会使产品立即黯然失色。ISO9000把采购质量放在极其重要的位置，提出一系列质量保证措施的要求，说明采购作业是把好产品质量的第一关。第三、成本第一关在产品成本中，原材料和采购件占的比重最大，对制造业来讲，视行业而异，约占产品成本的50-90%，多数在60~70%左右。因此，降低采购费用是提高企业利润率的一项重要措施。采购作业管理的目标就是用较低的采购成本，较少的库存保证生产活动不间断地均衡运行。因此，现代管理非常重视采购管理，在ERP系统中它是一个重要的核心业务工作流程，把它作为信息集成的一个重要的组成部分，无论是制造流程还是供销流程都需要同采购流程集成。在全球经济的环境下，采购作业将是一个面向全球的业务。2河北蓝瑞照明科技有限公司运营现状2.1河北蓝瑞照明科技有限公司简介河北蓝瑞照明科技有限公司成立于2012年，位于大北京经济圈的河北省保定市，毗邻华北明珠白洋淀，是在全国电光源行业骨干企业保定蓝波灯具有限公司基础上新注册的公司（保定蓝波灯具有限公司享有自营出口业务经营权。中国照明协会常务理事，自一九九零年以来，公司连续被评为高新技术重点企业、中国照明协会会员、重合同守信企业），公司占地300亩，注册资金3000万元，计划总投资10.6亿元。河北蓝瑞照明科技有限公司由供应计划部，海外销售部（广东办事处），国内销售部，财务部，技术部，品管部，生产部，行政部等几大职能部门组成。公司科室员工大学本科9 及以上学历人员占公司员工10%以上，中专及以上学历人员占公司员工30%以上，一线员工高中及以上学历占55%以上，初中及以上学历占100%。公司销售团队由销售业务经理牵头，下有业务员和海外跟单组，共计11人。该公司主要业务出口业务，出口国家主要是印度，巴基斯坦，孟加拉，斯里兰卡，美国，欧洲等。最主要的客户为发展中国家，印度的出口量最大。该公司在印度的市场占有率达35%以上。在印度、巴基斯坦、孟加拉等国家都有稳定长期合作的客户，客户忠诚率较高。该公司主要发展LED照明，不断研发新型节能环保的LED灯具，将以庞大的节能照明行业的市场份额和卓越的技术研发能力为依托，给用户提供最为优化的LED照明解决方案，点亮万家灯火，引领低碳照明生活。2.2河北蓝瑞照明科技有限公司采购部运营现状该公司采购部隶属供应计划部，由采购部长和两名采购员组成。主要负责公司订单所需原材料的采购及相关生产用料的采购。该部门的组织架构图如下：供应计划部采购科计划科仓储科原材料采购员成品采购员图1：供应计划部组织架构图该公司现行采购流程为订单录入系统，计划根据技术部出的BOM单下单给采购部买物料。采购部负责与供应商沟通确认物料类型、数量、价格及订单交期。3河北蓝瑞照明科技有限公司采购管理存在的问题3.1管理观念陈旧3.1.1管理者的认识误区在长时间以来，无论在学术界还是企业界，人们探讨最多的话题就是市场营销管理而不是采购管理，大部分企业和企业管理者将很大精力用于开拓市场和增加销售，销售业绩是企业生存运转的根的理念在众多企业管理者的心中根深蒂固，大力抓销售，忽略采购系9 统。认为采购部门仅仅是辅助生产部门的一个辅助职能部门，导致了对于采购部门不够重视，产生一系列内部问题。另外，管理者的这种管理理念植入到企业管理中，导致采购人员对于供应商的重视不足，从而造成外购原材料的不合格率大增，致使采购周期、采购成本、运输成本、生产成本都大幅度增加。最终还会导致交货不及时，客户流失的巨大风险。这些风险都来自管理者及公司高层对采购部门的轻视，导致了采购部门人员缺乏整体大局意识，工作效率低，意识差，从而降低了整个企业的竞争力。河北蓝瑞照明科技有限公司就出现了类似问题，由于该公司绝大部分做出口业务，客户的开发难度更高，由于内部对于采购部的作用的轻视，导致了一个欧洲客户的流失，给公司造成了很大损失。3.1.2采购人员的错误认知作为公司采购人员，往往会存在三个问题导致工作效率低，协调性差。第一是没有过滤采购申请单的能力，大部分采购员存在申请单上写什么我就买什么，不会过滤信息，不知道自己采购的物料到底是所谓何用。导致了与内部沟通时出现困难。第二是不懂得注意控制采购总成本和采购周期，往往只是单方面的追求物料的低价格，而忽略了运输费用以及由于时间上没有控制好造成的其他费用。例如该公司总是一味的追求物料的低价格，而不去考虑供应商的交货能力和时间控制，导致了需要自己公司去石家庄、北京机场提货的问题出现，而亲自去提货则造成了很大费用，例如车辆耗损费、邮费、高速费、司机工资、误工费等多项费用，从而造成了采购总成本的增加。第三是采购员没有利用现代化手段及时跟进和反馈沟通信息的意识。该公司采购员往往是物料采购完成，给供应商下完单、付完款就认为采购已经完成。不会再去跟进供应商是否发货，物流时间需要多久等信息。导致了信息不流通，各部门信息不对称，使物料需求部门无法做出正确及时的安排。造成了时间浪费和效率低下。3.2日常管理缺失3.2.1供应商信息的保密性差由于某些供应商对于企业来说是非常重要，某些原料的供应商如果被同行竞争对手知悉并合作将会是对企业致命的打击。所以作为采购员应该是对供应商信息进行保密处理，即使是公司内部人员也应该适当保密不应该全面公开。但是在该公司出现了每一个部门甚至连竞争对手都知道某一种原料的供应商是哪一家的现象，造成了竞争对手可以直接使用该公司在供应商处花大价钱开的模具来直接进行商业活动盈利。从而使公司的销售渠道由宽变窄。3.2.2相关文件不齐全企业采购部应具有详细的供应商资料（分出先有供应商及备选供应商），包括中标资料、企业的各种证明、法人、联系方式电话等；与供应商签订的合同；历年原材料采购情况，分析表等相关文件信息。而在实际操作当中采购部往往缺乏供应商的全面信息，比如没有合格供应商名录，供应商综合评价表不真实，指导性不强。还例如采购部对于HSF材9 料，要求供应商提交<材料宣告表>、具有资质第三方检测机构的有害物质测试报告（例如：SGS、ITS、CIT等）等证明文件，并与供应商签订<商品中不使用含有有害物质的保证书>等，但是现实操作中往往缺乏这些文件，导致来料的质量难以得到保证，出现客户投诉后不能及时有效追究供应商的责任维护公司及客户的正当利益。3.2.3采购流程不健全采购交期往往影响着整个订单的交期，而采购的第一步就会浪费很多时间，采购流程不健全，流程繁琐复杂，一个采购业务的完成需要由销售部、技术部、财务部、质检部等多个部门沟通确认，很大程度上浪费了采购时间。也将采购只能分割给各个部门，既缺乏统筹策划又导致手续繁琐，而各个部门本位主义严重都为各自考虑，影响了采购决策。并且销售订单采购需求单和生产部门零散的采购需求单往往要走相同的流程，效率低下。当技术部门给采购部门下达采购BOM表之后，采购员很多情况下不去归纳筛选过滤信息，直接发给供应商，导致出现错误的几率大大增加。在采购订单下达给供应商以后，双方盖章签字通常不会要求注明交期，从而加大了延误交期的风险。3.3采购控制力差3.3.1采购方式单一化我国多数中小制造企业都还在沿用传统采购方式，采购方式单一化，存在很多弊端。例如，采购目的简单，采购过程缺乏主动性，往往仅为了库存或者订单需求而进行采购业务，不会依据本行业市场供需变化而调整采购计划。采购部门大多只依靠现实的供应商，电话询价采购，亲赴厂家采购较为普遍，并不会利用网络信息进行采购业务，招标采购、对比价采购、电子商务采购运用极为少见。供需双方没有建立长期的合作关系，彼此信息不透明，采购部门既不能监控供应商的生产过程和质量也不能实现双方的供应。3.3.2所选供应商供应能力差作为中小制造企业，最重要的就是拥有合格并且质量过硬的供应商，而在我国中小制造企业当中大部分企业都在供应商问题上遇到麻烦。供应商的供应能力不足，供货交期长，产品质量不合格，服务态度差，沟通困难。作为照明行业的供应商出现一下问题就应该被淘汰。a.HSF材料出现有害物质超标的供应商；b.供应商绩效考评连续三次评为C级的供应商；c.生产能力或产品质量不满足公司要求的供应商；d.供应商连续出现二次重大质量事故的供应商等。3.4信息共享能力不足3.4.1采购员与供应商之间的信息反馈不及时在我国中小制造企业中由于现代化采购管理意识的缺失能力的不足，导致采购员与供9 应商之间的信息反馈不及时，信息不对称。供应商确认采购订单动作迟缓，对于采购员将审批过的采购订单传需要由其确认所采购材料的数量、交期、采购要求及环境、健康安全等方面要求的事宜处理时间长。反馈信息不及时。在确认无问题，不能及时回传采购订单。在采购业务都确定后，采购员对于供应商的生产进度跟进不及时，以及没有能力去鉴别供应商提供的信息的真伪。跟进不到位，导致内部生产出现脱节。3.4.2采购部与其他部门之间的信息反馈缺乏协调性采购部门作为企业的核心部门之一，是整个企业正常运转的中枢神经。内部需要的供应信息全部来自于采购部门。而采购部门与其他部门之间的信息反馈缺乏协调性，往往是其他部门不跟进，采购部门就不会及时反馈信息，其他部门跟进时采购部门反馈信息迟缓，信息不全面，信息可用性较低。3.5人员管理不规范3.5.1从业人员业务素质及能力普遍不高企业采购部门是企业较为敏感的部门，由于从业人员每天与金钱、物资打交道，企业管理者往往选择自己信得过的人从事采购工作，在用人问题上任人唯亲的现象较为普遍。由于中小制造企业采购从业人员业务素质及能力偏低，因而给采购工作带来了较大障碍：一方面，企业采购从业人员的专业知识不足，商务谈判能力及对采购产品的真实成本不熟悉，同时不具备质量验证的知识和背景，材料的资粮就难免会存在问题。另一方面企业采购从业人员使用现代化办公设备的能力较差，不能熟练使用ERP系统、办公软件等，造成了效率低下的问题。3.5.2员工奖惩措施不完善、员工晋升机制不健全我国中小制造企业中普遍存在的观念是采购工作比销售工作简单得多，凭什么拿高工资高待遇，从而导致了从事采购工作的员工工作积极性不高，责任感不强。而不完善的奖惩措施同时会导致员工同样的错误重复犯，推卸责任，互相扯皮的现象出现。不健全的员工晋升机制同样会导致员工工作缺乏热情。4河北蓝瑞照明科技有限公司采购管理及成本控制建议4.1更新经营理念，转变工作重心更新经营理念，转变工作重心要从改变采购观念开始。首先要引入供应链管理理念，供应链是围绕核心企业，通过对物流、信息流、资金流的控制，从采购原料开始，制成产成品，最后有销售网络把产品送到消费者手中的将供应商、制造商、分销商、零售商、直到最终用户炼成一个整体的功能网恋结构。供应商管理就是供应商运作达到最优化，以最少的成本，另供应商从采购开始，到满足客户的所有过9 程、包括工作流、实物流、资金流和信息流。这种管理理念就体现了采购的重要性。其次要建立供应的经营理念。企业业务最重要的就是买和卖，在20世纪末，企业开始利用客户关系管理思想更好的开拓市场、提高客户忠诚度，来争取长期合作客户。然而在买的方面，在与供应商的关系方面，却一直未能引起重视。当企业之间的竞争逐步被供应链之间的关系所替代时，供应链上的合作逐渐转向以价值为基础而不是以成本为基础。供应商的关系变得越来越复杂。所以企业之间建立共赢的理念就至关重要。4.2加强采购管理，提高采购管理水平4.2.1规范采购程序传统采购流程存在效率低下的问题，那么规范采购程序可以引进供应链管理下的采购流程。图2：供应链管理下的采购程序供应链管理下的采购程序有如下几点优点，第一是缩短采购周期，通过简化了各环节的手续，人员的适配，沟通的加强，以及对供应商的有效管理来缩短采购周期。第二是保证采购物料的品质，采购物料的品质好坏与产成品的质量息息相关，只有符合技术标准的物料才能制造出合格的产品。因此从物料的高品质开始，保证产品的高品质，对企业来说十分重要。第三是持续保证采购流程的低成本运行，在剧烈的市场竞争局面下，产品的售价日益透明，基本持平的售价需要较低的成本才能获得更多的利润，所以企业需要更多的开源节流，保证采购流程的持续低成本运行。第四是增强对市场的响应能力，及时准确的把握顾客需求变化的信息，对于企业的生存至关重要，企业通过迅速有效的信息传递系统，把顾客需求的变化传递给相关部门和供应商，以便及时的调整产品的性能结构，符合顾客的需求。根据市场变化的调整应该及时反映到采购流程的运作上。9 4.2.2开发并储备合格供应商、提高采购供应能力开发并贮备合格的供应商能够有效的提高采购供应能力，首先应该对供应商进行能力调查，包括以下几个方面A.管理人员水平；B.专业技术能力；C.机器设备情况；D.材料供应状况；E.质量控制能力；F.管理规范制度。然后进行供应商开发，主要步骤有：①物料分类A.按材料的成分或性能分类，如：塑料类，五金类，电子类，化工类，包装类等等。B.供货商资料：根据材料的分类，搜集生产各类物料的厂家，每类产品在2-3家左右，填写在《厂商数据表》上。②供货商调查：根据《供货商资料卡》名单，采购部门将<供货商调查表>传真至供货商填写。③成立供货商评估小组：由副总经理任组长，采购，质量技术部门经理，主管，工程师组成评估小组。④调查评估：A.根据反馈的调查表，按规模，生产能力等基本指标进行分类，由评估小组选派人员按《供货商调查表》所列标准进行实地调查。B.此调查项目如实填写在调查表上.然后由评估小组进行综合评估，将合格厂商分类按顺序统计记录。⑤送样或小批量试验：A.调查合格的厂商可通知送样或小批量采购，送样检验或试验合格者可正式列为《合格供货商名册》。未合格者可列为候补序列。B.之后采购只可从合格供货商中采购，付款时也应审核名单，非合格供货商者应报上级。⑥比价议价:对送样或小批量合格之材料评定质量等级，并进行比价和议价，确定一个最优的价格性能比。⑦供货商辅导：列入《合格供货商名册》的供货商，公司应给予管理，技术，质量上的辅导。⑧追踪考核A.每月对供货商的交期，交量，质量，售后服务等项目进行统计，并绘制成图表。B.每个季度或半年进行综合考核评分一次。C.按评分等分成优秀，良好，一般，较差几个等级。⑨供货商之筛选A.对于较差的供货商，应予以淘汰，将其列入候补名单，重新评估。B.对于一般的供货商，应予以减少采购量，并重点加以辅导。9 C.对于优秀之供货商，应加大采购量。4.2.3完善采购相关文件及其管理采购部应制定详细的各项相关文件和管理制度，详细的采购合同、询价及定价制度，采购计划管理制度，详细的供应商信息文件，调查表，不同的周期更新的合格供应商名录，供应商评估制度，详细的采购部的相关人员的职责。采购部负责人应不定期的检查各个文件的合格性，文件归类的完整性和实用性。4.3加强人员管理，完善晋升机制加强采购人员管理首先要从选聘采购人员开始，企业应当树立“品管用人”的观念，重视对采购人员的业务素质和职业操守的考核，慎重筛选，一旦录用，就能保证所选之人能够满足企业用人需要，给企业带来高效率运转，不会因为选人不当给企业带来资源损失和浪费。具体的考核方面包括以下几点，第一是态度与品德方面，结合企业实际，要求采购人员做到“志士不饮盗泉之水”、敬业精神、承受困难的毅力、虚心诚心耐心。第二是能力方面，包括应变能力、团队协作能力、表达能力、市场分析能力、成本分析和价值分析能力，前景预测能力。第三是知识方面，包括采购知识。商品学知识、物流知识、市场营销知识、商务谈判知识、税务财务知识，相关法律法规知识等。其次要建立采购培训制度，企业的生命力就在于创新和进步，只有通过不断的学习才能提升能力，而培训是提高学习能力的有效途径。采购人员应该接受专业的培训，培训内容应该包括采购的理论与技巧、谈判技巧、法律、货币和财务知识、产品知识和内部业务流程等。培训方式应该相对灵活，采购人员可以将自身在工作当中的一些问题作为实例，进行集体探讨，然后培训师进行总结和方法指导。还要建立合理的采购人员薪资和绩效考核方案，这是对员工进行有效激励的强有力手段。我们可以参照国外规范化的战略采购管理方式，适当的向采购人员倾斜或基本工资、岗位工资、奖金适当提高一个幅度，以便使采购人员体会到公司的关心，尽职尽责的为公司效力。采购管理是制造企业价值链中非常重要的一环，本文选择河北蓝瑞照明科技有限公司作为采购管理的研究对象，结合蓝瑞公司采购管理的现状，根据蓝瑞公司自身的业务特色和生产系统的管理要求，基于采购管理和供应商管理的相关理论以及实践经验，构建了蓝瑞公司的供应商开发流程和供应商管理体系。希望通过对蓝瑞公司采购管理的研究，提升蓝瑞公司采购管理的绩效，发挥采购管理在保证供应、降低成本、增加效益等方面的作用，增强企业综合竞争能力。9 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