行政后勤成本控制管理规定综合部

'行政/后勤成本控制管理规定一、用电成本控制1、控制照明用电①、正常工作时间天气晴好的情况下，各办公区域、走廊尽量采用自然光照明（如前台接待处、会议室、生产/品质部等）办公室不得打开照明灯具；②、人员较少时，只开必要位置的灯具；③、人员离开后，要及时关闭电源，做到人走灯灭（在各区域张贴“人走灯灭”相关标识）。2、减少办公设备用电①、复印机、电脑等办公电器用完后及时开启“节能”或“待机”模式。②、如果长时间不用电脑，责任人应及时关机，下班后，应关闭电脑所有连接电源。③、打印机、饮水机、风扇等在下班时应及时关闭电源。④、各区域落实责任人，下班后由综合管理部负责检查电源关闭情况，对未及时关闭电源的区域责任人给予相应惩处。二、用水成本控制1、节约用水。水龙头用完后随手关闭，避免“长流水”，经常检查供水设备，避免漏水2、将水、电管控纳入保安日常巡逻、检查的一部份。如果发现水笼头、水管有漏水或渗水现象，要及时反应给水电工进行维修处理。3、饮用水应按需要量接应，杜绝用桶装水洗杯子的现象。职员宿舍桶装水目前已定量供应。4、宿舍用水每月用水量不超过50元的额度，超出部分由住宿者平均分摊。三、办公用品成本控制1、公司内部推行无纸化办公，利用电子邮箱传输文件，减少文件打印。2、所有文件直接在电脑上起草、拷贝、审阅、修改，最后一次性打印成稿。3、打印文件时，适当将字体缩小、页边的空白处缩窄。4、在确保安全、保密的前提下，复印纸要双面使用。5、学会复印机的使用，杜绝因错误使用造成的纸张浪费。6、节约使用稿纸、信封、笔记本、签字笔，签字笔尽量更换笔芯，一次性水杯仅限会议室和接待使用。7、保证复印机、打印机、传真机等设备良好率，避免使用不当而引起的损耗。四、人工成本控制1、定岗定编、明确岗位职责并建立合理高效的组织架构（对组织架构作彻底的调整，该精简的必须精简，该调换的必须调换，该分权的必须分权）。2、在内部开展业务培训，培养员工一专多能。3、严格执行、落实考勤制度，以确保员工精神良好，工作饱满。4、为充分调动员工主动参与成本节约的积极性，可逐渐建立成本成约机制，设定生产效率、良品率、材料损耗率的目标，将员工的达成率与奖金直接挂钩。五、电话使用成本控制 1、不得用办公室电话聊天，不得打私人长途，不得从事娱乐性话务。2、尽量缩短通话时间。可发文字短信的尽量不用通话3、行政部每月对异常电话号码（拨打时间过长、冷门长途电话号码）进行抽查，一经发现存在拨打私人电话的现象，将对当事人严惩。4、综合管理部6月初会开通所有电话长途功能，同时根据公司规定对违反公司电话使用规定的员工保留取消长途通话功能的权利。六、节约压缩会议费用。1、严格执行《中国油气会议管理规定》。2、严格把关，可开可不开的会议不开，可分可合的会议合并开，提倡开电话会、开办公会、开督查会、开短会。七、节约压缩应酬接待费用可高标准可低标准的以低标准接待，可自己承担可分流的尽量分流，接待客人一律采用地方特色菜肴，不得超标准接待，同时控制陪客人数1.应酬应事先申请并得到主管领导批准。应酬接待费用超过1000必须经执行总裁同意。2.原则上不允许“先斩后奏”，因特殊原因无法事先办理的，时候须报告有关领导。3.应酬接待一般在定点酒店、宾馆进行。一般在签单卡签字后按月结算，不得擅自在他处或用现金结算。4.接待所送礼品，必须提前申请，并得到执行总裁同意。八、节约压缩车辆费用。1、严格执行《车辆管理规定》。2、车辆使用包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费、驾驶员补贴。3、综合管理部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，由后勤主管制定当月车辆费用开支计划。报公司审批。4、油费报销需由驾驶员驾驶员在发票背面注明行车起始里程，由后勤主管根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录进行复核，并签字确认。5、路桥费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由后勤主管根据派车记录复核并签字确认。6、车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，经公司审批同意后进行维修。7、公司各部门用车，司机费用、车辆费用一律计入用车部门费用之中。8、为节约公司成本，公司车辆，尽量不跑长途，如必须长途出勤，那么长途中所发生的一切费用（司机补贴、油耗、车辆维修等），由用车部门或个人承担，不计入综合管理部车辆月度预算中。九、设立成本控制小组1、由综合管理部分管副总担任组长，各部门牵头负责人为组员，组成成本控制小组，负责监督、检查各职能部门工作并推动成本控制计划、方案、措施的执行2、各部门制定预算，并交成本小组讨论，必要时应适当压缩费用开支。3、由成本控制小组举办“成本节约月活动” 并不定期地举行成本知识普及教育培训和有奖竞赛活动，将成本概念深植职员工心中，形成人人讲成本，人人会算帐，全员参与的氛围，营造节约光荣，浪费可耻的企业文化。十、设备采购设备采购参照《中国油气办公用品集中招标采购管理办法（试行）进行》总之，全体员工要从节约每一滴水、每一滴油、每一度电、每一张纸、每一支笔、每一秒钟做起，真正做到节约每一分钱，以切实的行动降低开支。综合管理部要对能够考核的事项进行考核，全体员工应当积极提出合理化建议，对于实现全年节支目标和节支成效显著的同志，年终将由公司给予奖励，对于因个人原因控制不严、超标使用支出的费用，则由个人承担。中国油气办公用品集中招标采购管理办法（试行）第一章总则第一条为进一步中国油气办公用品采购行为，提高工作效率，降低采购成本，实现规模效益，依据国家有关法律法规和公司有关规定，制定本办法。第二条本办法适用于公司本部及所属各单位，项目公司参照本办法执行。 第三条办公用品管理应遵照“厉行节约、合理配置、预算控制、集中采购、精益管理”的原则；办公用品招标采购活动必须遵循公开、公平、公正和诚实信用原则，严格遵守各项保密制度。第二章公司各部门在办公用品采购商的职责第四条综合管理部公司综合管理部具体实施公司办公用品集中招标采购工作，决定办公用品集中招标采购工作中的重大事项。待公司物资公司成立后，根据公司要求，采购工作可交由物资公司实施办理。（一）负责收集公司办公用品年度（月度）需求计划，组织相关部门（单位）、有关领导审查需求计划，编制招标建议计划，参与评标工作；（三）负责确定办公用品档次类别，贯彻办公用品标识要求。（四）编制并发布《办公用品集中招标采购目录》；（五）根据发布的办公用品采购目录和公司总经理审定的需求计划组织编制招标文件并实施招标；（六）负责签订供货合同；（七）开展市场调研，收集并掌握各类办公用品的价格；（八）组织对办公用品管理工作进行督查考核，督查的主要内容：核查需求单位上报计划的合理性及执行情况；检查集中招标结果的执行情况；督查采购合同的执行情况。第五条其他部门公司财务部负责公司办公用品财务管理，负责根据年度管理费用预算以及上年度办公用品实际使用情况参与审核办公用品需求计划；并对办公用品资金使用情况进行监督。负责按照合同规定付款。公司各领导负责对办公用品集中招标采购全过程进行监督； 第三章招标范围及采购方式第六条办公用品集中招标采购范围（一）办公自动化设备计算机、打印机、多功能一体机、电话机、传真机、复印机、碎纸机、投影仪、扫描仪、照相机、摄像机、保险柜等。（二）一般办公用品中性笔、铅笔、刀片、胶水、胶棒、回形针、软皮本、信纸、夹子、订书针、文件夹、招待用纸杯、茶叶、保洁用垃圾袋、垃圾桶等。各种硒鼓、碳粉、墨盒等。复印纸、传真纸、打印纸（三）办公家具办公桌椅、会议桌椅、沙发、茶几、档案柜、文件柜。（四）大额办公设备、设施车辆、办公楼租购、超过５万元以上的办公设备等第七条采购方式为公开招标方式。第八条办公自动化设备、一般办公用品每年进行一次框架招标，选择入围供应商，确定各招标品种的最高限价并签订框架采购协议；办公家具根据实际需求，采用批次招标的方式进行采购。大额办公设备、设施采用单次公开招标方式，由公司主管副总裁牵头办理。第四章招标计划 第九条各部门根据公司办公用品费用指标，编制本月办公用品需求计划，报部门经理审批。第十条公司综合管理部按照各需求单位报送量和报送目录进行整理汇总。提出总体的办公用品需求计划，报总裁审批。第十一条公司综合管理部根据总裁审批的采购目录，负责组织实施招标工作。第五章招标采购第十二条　按照办公自动化、一般办公用品、办公家具三个类别选择供应商，每个类别选择３～５家供应商进行投标。第十三条评标原则上采用经评审的最低投标价法，分商务和报价两部分，主要是针对企业实力、供货渠道、销售网点、财务状况、售后服务、代理产品的外观和品牌质量及有效报价等方面进行评价。最终确定入围供应商推荐名单。第十四条　综合管理部与入围供应商签订年度框架采购协议和各月度供货合同，同时将合格协议供应商名单以及协议供货的办公用品品牌、型号、价格等有关情况通知公司有关部门和上报公司总裁审批，并下发年度入围供应商名单和办公用品价格上限目录清册。第十五条公开招标确定的协议供货中标价格为年度采购办公用品的最高上限价格，需求单位实际发生的月度需求采购价格不能超过公司公开招标确定的协议供货中标价格。第六章合同管理第十六条公司综合管理部负责公司办公用品采购合同签订。综合管理部根据公司的月度采购计划，向发布的入围协议供应商发出询价邀请，由各入围协议供应商进行报价，最终与报价最低的入围协议供应商进行合同签订，且合同价格不能超过公司公开招标确定的协议供货中标价格。 第十七条公司相关职能管理部门及时协调合同签订和履行过程中出现的重大问题。第十八条公司各项目公司负责本单位办公用品采购合同的签订、履约等工作。第七章结算管理第十九条综合管理部收集、审核办公用品交货验收清单、发票等凭据，与买卖合同进行核对，建立办公用品台帐，编制办公用品结算费用表，报公司财务部审核。第二十条公司财务部按照合同规定、经审核的办公用品结算费用表，支付办公用品采购货款。第八章附则第二十一条本办法未尽事宜按照国家有关招投标法规和公司有关规定执行。第二十二条本办法招标范围发布后，因特殊情况需要修改、补充的，由公司综合管理部另行公布。第二十三条本办法由公司综合管理部负责解释。第二十四条本办法自发布之日起执行。第九章采购流程图公司办公用品采购流程：办公自动化设备、办公家具采购流程：综合管理部对所需设备列清单采购失败综合管理部采用“一事一报”报公司审批公司审批综合管理部向入围供应商发询价和价格低的供应商签订供货合同验收，并负责协调付款各部门汇总部门办公用品需求部门经理审批交综合管理部汇总、列清单报总裁审批综合管理部向入围供应商发询价和价格低的供应商签订供货合同下发办公用品到各部门，并协调付款同意不同意同意不同意不同意同意'