财务制度与成本控制

'《财务制度与成本控制》主讲：李春盛二0一一年二月二十五日 第2页一、收入和成本管理（一）监理费收取管理（二）成本/费用控制 第3页（一）监理费收取中海监理收入主要是来源各项目收取的监理费，因此各项目总监务必高度重视监理费工作。收取监理费应注意事项：1、项目总监务必了解合约中关于监理费相关条款。重点关注：首先是合约总价及合约总价的组成；其次，关注是否有预付款；然后是监理费收取条件，是按照形象节点还是按照工期进度收取，以及收取监理费如何取费的。2、项目进场时，及时收取合约中约定的预付款；3、项目过程中，及时按照合约中规定收款节点收取监理费；4、特别关注项目竣工、验收及保修期期满时点的监理费收取；5、每次收取监理费时向业主提供发票时，及时取得对方发票签收记录，防止发票遗失，提交发票后要及时催业主付款；6、核实每次监理费收取的金额，付款单位名称（发票抬头），按照公司财务管理制度规定填写《开具发票申请表》报财务资金部；7、项目总监要做好每次收款记录；8、存在违约扣款及代扣其他费用时，要及时通知财务资金部，并提交相关扣款文件及依据。 项目负责人是监理款收入的第一责任人。项目部每季度要对项目监理费总价、工期进行测试，如有变更的要及时通知财务资金部。财务资金部收到相关文件及时与工程管理部、经营管理部进行沟通，并将相关结果反馈给项目部。财务资金部对监理监理费收取情况定期检讨，并将相关信息报公司领导及反馈给项目部。第4页 第5页*总结1、细读合约条款，明确监理费收款条款；2、确定是按照时间进度还是按照工程时间进度收款；3、确定监理费计算方式和收款程序；4、提交给业主发票，务必取得业主签收记录，防止发票遗失；5、及时跟进款项到账情况，到账后公司财务资金部将在第一时间通知项目。 第6页（二）成本/费用控制管理本着“开源节流”的原则，做好成本/费用支出控制；中海监理主要成本费用支出：1、人工费用支出：包括工资及三项费用，人工费用支出按照公司现有规定执行。2、日常办公费用支出：包括办公用品、因公交通费、邮寄费用、电脑耗材、办公水电费用等，这些费用支出必须遵守公司财务管理费制度相关条款，履行相应审批程序。3、交际费用支出：项目部必须先有计划，然后报公司审批，获得审批后才得支出。如果涉及金额较大交际费用，还需报集团审批。4、房租费用支出，严格执行行政部管理制度和财务管理制度，分清办公租房和过度租房。租赁合约必须报行政管理部备案以便财务资金部查阅。5、通信项目巡检交通费、住宿费，项目负责人务必严格把关；不得与考勤、出差、培训、行车记录发生冲突。一旦财务资金部发现有冲突情况，将对该员工巡检费费用直接扣减。项目负责人应严格控制项目费用的支出，对项目费用支出进行严格把关； 第7页财务资金部项目成本费用支出进行总量控制，定期对项目成本费用支出进行定期检讨，及时报公司领导并将相关信息反馈给项目负责人；各项费用支出时，必须取得发票。取得发票时，应检查发票日期、填写金额、单位名称、盖章等是否完备。 第8页二、费用报销审批管理（一）费用报销审核管理（二）备用金借款流程（三）交际费审批流程（四）项目费用报销流程（五）固定资产购置流程（六）费用报销联签、合作项目粮单支付管理 第9页费用报销审核管理就是对费用报销审核程序化、制度化、规范化，确保各项费用支出符合公司规定；费用报销审核是公司对各部门、各项目项目费用支出的监控，通过审核减少不必要和不合理的费用开支，做到“开源节流”，确保公司整体目标的实现；费用支出部门，首先对费用支出是否合理、真实进行审核。财务资金部审核主要是针对报销手续是否完整、审批权限是否合理以及原始票据内容是否合法、真实、有效；办公用品须由公司行政管理部统一采购、管理和控制，其它部门不得自行采购办公用品；行政部须将定期进行的采购报价报财务部备案，各业务及管理部门领用办公用品需到行政部办理手续，行政部门应定期将办公用品费用划转各部门。外地项目由项目自身采购，由行政管理部审批。公司助理总经理及以上人员，可根据业务需要宴请客人，但必须事先征得公司总经理同意；公司其他人员需逐级经部门经理、分管领导、财务总监、总经理事先批准方可宴请。（一）费用报销审核管理 财务资金部根据项目收支情况及总量控制各部门和项目交际费支出，按审批权限经公司领导批准后方可报销，否则不予受理。在控制指标范围内的日常交际费，由项目部经理先报交际费审批表逐级审批后方可发生：（1）交际应酬费在500元（不含500元）以内的报主管部门经理、财务总监审批；（2）500元以上5000元（不含5000元）以内的，由主管部门经理审核，财务总监、总经理审批；（3）5000元以上的交际费须经董事长批准；（4）节日特别重大交际费，按照特殊事项处理，统一报集团审批；（5）所有交际费严禁拆整为零，一经发现，严肃处理；（6）严禁未经批准，进行交际应酬活动。交际应酬费应如实反映在公司的账面上，不得超过当年承建集团公司批准的交际费预算数，严禁通过其他方式变相处理交际费。第10页 第11页因工作特别需要，经公司总经理同意后，可本着经济、大方、得体的原则馈赠客人礼物，需报公司董事长（或承建集团分管领导）及承建集团公司批准；在没有获得报批前，不得对外馈赠任何形式礼物。员工到省外出差，每人每天可报销出差津贴30元，但不包括项目人员工作调动和项目人员到公司办理工作事宜。到国外出差（含香港、澳门）不予报销出差津贴，只报销因实际工作需要产生的交通费用；计发津贴补助的天数，计头不计尾。对明确已属派驻人员并已领工资者，不得计发本项补贴。因参加各项会议或各类学习班、培训班而出差，已有住宿饮食安排者，不再报销出差补助。津贴补助已包括正常餐饮费用，不再另行报销就餐费用。因公交际费用按交际费规定执行。员工在市内与其他单位联系工作，应以公共交通工具（大巴、地铁）为主，如携带大量现金等贵重物品或沉重物品（超过二十公斤），经公司分管领导批准，可乘坐出租车。不得以私车费用报销办公交通费。新开工项的办公设备采购，必须报行政公关部审批，确定采购地点、数量、金额以及付款方式。 第12页公司领导因工作需要出差可以乘坐飞机，须乘坐经济舱,并由行政公关部统一安排机场接送。部门经理及以下员工因工作出差一般情况只能乘坐硬卧火车（乘车5小时以上），5小时以内到达乘坐硬座,特殊情况需乘坐飞机的必须报总经理审批，行政公关部不安排接送机场及车站；其他员工原则上一律不允许乘坐飞机。员工赴已有派驻机构的地区出差，其当地的交通安排由派驻机构统一安排，未获统一安排的情况下，交通费用实报实销；员工赴未有派驻机构的地区出差，交通费用实报实销。公司领导出差外地，住宿标准原则上不超过三星级标准双人间（会议统一安排住宿除外，公司总经理因业务需要可在四星级标准以上；部门助理经理及以下员工出差外省，一线城市住宿原则上不超过150元/间/天;二线城市原则上不超过100元/间/天； 第13页通信项目因日常巡检需住宿的另行规定；外地项目员工出差深圳的，一律由行政公关部统一安排住宿，不得私自住宿；出差期间，多员工同行的不应单人单间，尽量使用标间或三人间。原则上所有的费用开支，需取得正式的税务发票或行政事业单位收据，以及电脑小票，但对于50元以下的零星开支且无法取得税务发票的，可用正规的盖有财务专用章的收据予以代替。对于不真实、不符合规定的票据，财务资金部有权不予受理，必要时向管理层报告；取得的发票、收据等外来原始票据需填写规范、完整，大小写金额要一致、完整，公司名称要注明清楚，发票专用章或财务专用章要加盖清晰。对于获得费用报销的票据填写不完整的或不符合规定的，财务资金部有权予以退回，要求补充完整；费用开支报销经过必要的审核后，财务资金部方可办理费用报销账务处理。 第14页注意事项（成本费用）1、因公发生费用时，应向对方索取正规发票；2、收到对方发票时应注意核实开票日期、发票抬头、金额；3、妥善保管因发生费用支出而取得的票据；4、遗失票据的，不给予报销，一律不得用其他票据替代；5、不得涂改发票内容，需要说明事项可以写在发票背面。 第15页（二）备用金借款流程图经办人填制借款单部门/项目负责人签字主管部门经理审批会计凭证财务部经理审核总经理与财务总监联签付款（登记日记账） 第16页（三）交际费审批流程图经办人填制《交际费审批单》主管部门负责人审核助总及助总以上人员交际费大于500元小于500元财务总监审核/审批分管领导审核大于500元总经理审核/审批董事长审批大于2000元际经费办审人批凭单审办批理同报意销后手的续交大于2000元小于2000元小于500元 （四）项目费用报销流程图 第18页（五）固定资产购置流程图购置申请审核、审批、联签程序登记固定资产台账、填写《固定资产验收单》办理移交手续，将新置资产交申请人使用凭购置发票、审批单、验收单、移交单填写报销单按“费用报销流程”完成相关报销审核、审批手续财务部经理稽核会计审核、制单出纳稽核付款冲减个人备用金报销金额大于备用金需求单位填单申请（申请人）行政部或信息化部审核行政部或信息化部市场询价主管副总经理审批总经理与财务总监（或财务负责人）联签行政部或信息化部购置固定资产移交、财务报销程序一般固定资产购置直接进入以下程序房产、汽车等大额固定资产购置需集团批准后，进入以下程序 第19页（六）费用报销联签、合作项目粮单支付管理费用报销联签是规范公司管理的重要环节之一，目的是对费用支出进行有效控制；费用报销联签由主管副总经理或总经理和财务总监共同对费用支出进行审批；按照费用支出金额履行相关的联签制度，是公司控制费用支出的有效手段；按照集团公司规定建立联签制度并报集团公司备案；对合作项目粮款的支付，由合作方提出申请，经营管理部主管审核，送交公司财务资金部核准；（按照《合作项目付款申请书》统一格式填写）经营管理部在审核过程中按签订的合约、协议准确计算本期应扣的保固金及其他应扣款项； 第20页财务资金部二次核准后，由主管副总经理、财务总监和总经理对《合作项目付款申请书》进行联签；合作方凭联签后的《合作项目付款申请书》和收款凭据（发票或收据）到财务资金部办理收款业务，财务资金部对付款粮单数字进行复核无误后办理相关的账务处理进行付款；成本会计在审核制单时应进行相关的税费扣缴；项目应准确、及时地对工程进度进行监测，合理控制分判工程的成本支出；各项目负责人对其本项目发生的费用的真实、合理、合法负审核责任；公司写字楼各部门负责人对其本部门发生的费用负审核责任；各项目、部门应严格按照公司颁布的费用开支报销制度进行审核把关。 第21页三、合约风险管理合同、协议等具有法律效率文书是经济事项的重要依据，公司必须注重合同风险管理的控制。公司在进行经济合同事项前，都必须经过相关业务部门、人力资源部门、财务资金部门、公司主管领导、公司总经理、董事长对合同进行评审。经流程评审通过后的正式合同及协议，由公司法定代表人或授权总经理签署。不对以项目部及个人名义代表公司对外签订任何协议。财务部门应积极参与公司经济活动之中，对各类合同、协议提出财务专业意见。未经合同评审的对外经济事项合同、协议等，行政部拒绝盖章，财务部门可拒绝付款或向上级主管部门汇报处理。对外聘请中介、咨询等机构的协议必须履行必要评审程序，并报公司董事长批准后方可签订；支付中介、咨询费时，须逐级上报公司董事长审批后方可支付。严禁不经过评审就擅自签订协议，否则财务资金部有权拒绝支付相关款项或向上级主管部门汇报处理。项目部无权对外签订经济协议。对于合作的监理项目，其净利润率必须不低于8%方为合理，合作双方的分成比例应本着平等互利、以公司利益最大化的原则。 第22页四、项目总监工作移交注意事项1、做好项目备用金交接，由新任项目总监（负责人）填写借款单，将原项目总监（负责人）备用金转至新项目总监（负责人）名下；2、新任项目总监（负责人）及时填写《关于项目更换总监及账号模板》传真至财务资金部出纳；3、办理好项目资产交接，新旧项目总监（负责人）签字确认；4、项目监理费收款情况交接。 www.szcob.com'