企业内部控制规范手册13.3.2--合同档案管理规定.doc

'13．3合同订立管控规范13．3．2合同档案管理规定内控制度名称合同档案管理规定执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1章总则第1条目的1．为加强合同文档的管理工作，提高档案管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本规定。2．为文档使用过程中便于对文档进行移交、保留、发放和借阅，特制定本规定。第2条适用范围1．本规定主要是用来规范合同档案的接收、保管、使用流程。2．本规定所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和。第2章合同档案管理的原则第3条合同档案的管理实行信息化管理，由公司合同管理主管部门集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。第4条合同管理主管部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。第5条各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。第3章合同档案管理的分类和归档第6条合同档案管理的分类1．普通合同档案合同标的在万元资金支出或万元资金收入以下的合同。2．重要合同档案合同标的超出万元资金支出或万元资金收入以下的合同。第7条合同的归档 1．凡是有法律效用的文件材料，合同履行完毕后，合同主管部门经办人应向兼职管理员对自己审查的合同办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。2．凡是有机密性的文件，由专职合同管理员审核合同，应由兼职合同管理员提交专职合同管理员办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。3．合同一般性附件、合同签收记录、履行情况记录等在合同履行完毕后一个月内归档，并将上年度的合同报表上报法律事务部。4．合同主管部门及法律部门均应按照《公司合同管理办法》要求建立管理台账。5．对于重大合同的签订，合同主管部门应按照《公司合同实施管理实施细则》报公司主管部门按规定程序办理。第8条合同档案归档的主要工具1．“合同存档登记台账”：用于各单位登录所接收的文档，作为文档立卷的记录，是核查案卷管理情况的汇总凭据和索引。2．“合同文档使用登记台账”：作为文档借阅、复印、发送、移交等使用过程的记录，是原始凭证。3．“合同文档清单”：主要用来对成套文档或种类、页数较多的文档进行详细列明。4．“合同文档管理评审表”作为文档管理的监督工具，是管理评审工作的原始凭证，也是考核文档管理工作的依据。第4章合同档案管理的过程管理第9条合同档案的存档管理1．合同档案管理员获得新文档后，应及时登记“合同文档存档登记台账”，确定合同编号、规范管理，分年度整理归档，显著标明合同的简要内容，并逐个建立档案，与合同有关的是文书要附在合同卷内归档，履行完毕后，按档案保管期限保管。2．合同档案管理员可根据档案的重要程度，建立不同的“合同文档存档登记台账”。3．合同档案密级按“绝密”、“机密”和“秘密”三种进行，合同档案管理单位只能提升送交单位预定的密级。 4．合同档案的复印发送、原件转移需要核定使用单位是否有权保留；原件借阅和复印借阅两种形式都要求到期归还；复印借阅的文档归还后，可由文档管理单位视情况销毁或保留复印件。5．合同保密文档应加盖密级印章，可起到保密提示作用。6．合同档案管理员应及时清理合同文档产生和使用过程中，产生的一些中间文档或暂时性文档。7．合同文档的保存条件要采取防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。8．合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。第10条合同档案的移交和查阅1．各分公司在正式签署合同后需将合同正本原件移交合同管理组。2．合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料向合同管理组移交。3．合同项目终止后各分公司需将该项目的所有技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。4．移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。5．合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。6．各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确实因工作需要需借出查阅，需经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。第11条合同档案管理违规管理的惩罚办法1．保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。2．借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。3．合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。 第4章附则第12条本规定由公司行政部会同法务部制定并负责解释。第13条本规定自年月日起实施。第14条相关文件表单1．“合同文档存档登记台账”和“合同文档使用登记台账”。2．“合同文档清单”和“合同文档管理评审表”。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期'