煤炭工程管理物资采购成本控制方法.doc

'学无止境煤炭工程管理物资采购成本控制方法摘要:论述了物资采购管理过程中的成本控制对整个煤炭工程项目管理体系影响的重要性以及传统的ABC分析法与实际相结合的两种采购模式，重点介绍了多年采购实践中总结并实施的有效采购模式和一些节约、控制成本的举措。关键词:煤炭工程;成本控制;ABC分析法;招标;竞争性谈判;采购模式工程项目是一种特殊的产品，业主购买的是一个过程，即工程实体的形成过程，而构成工程实体的工作中，最为重要的就是施工和货物采购。货物采购管理是工程项目管理体系中的重要组成部分，与施工管理居于同样重要的地位。随着煤炭市场的持续下行，为了保证自身的利益少受损害，在工程管理过程中成本控制尤为重要。1传统的ABC分析法与实际相结合的采购模式3学海无涯 学无止境目前，日常成本控制中广泛采用的一种方法是ABC分析法，它是由意大利经济学家维尔弗雷多•帕累托首创的。1879年，帕累托在研究个人收入的分布状态时，发现少数人的收入占全部人收入的大部分，而多数人的收入却只占一小部分，他将这一关系用图表示出来，就是著名的帕累托图。ABC分析法已经应用于社会管理的各个方面。而将ABC分析法带入实际采购情况中是怎样的呢?图1所示为利用ABC分析法总结的某设计院采购物资数量与合同额对比结果。某年采购合同总额为2.5352亿元，合同数量为289个。将这些合同及各自金额按帕累托的方式分析后，从图中能清晰地看出采购物资分为ABC三类，A类物资:占比小，金额大;B类物资占比与金额相当;C类物资:占比大，金额小。针对这种物资结构再结合公司的采购规定，图1ABC分析法总结的设计院采购物资数量与合同额对比三类物资可分为两种采购形式:招标和竞争性谈判。A类物资采取招标模式，C类物资采取竞争性谈判模式，B类物资根据具体情况选择采购模式。招标和竞争性谈判各有优缺点。类型一是招标。招标作为当今社会广泛应用的一种采购模式，其优点是不言而喻的。招标有利于开展真正意义上的竞争，最充分地展示公开、公正、公平竞争的原则，防止垄断;此外也利于展开心理战，让投标单位产生危机意识，为采购方争取最合理的利益回报。可是招标也存在准备时间长、组织耗费精力的缺点。从前期招标文件的准备、招标细节的落实、对投标人的资格进行预审和筛选，再到招标会场的布置、现场的组织等等都要较大的组织机构并消耗大量的人力、物力。除此之外，有时由于投标产品金额太小对厂家的吸引力不够，厂商不愿前来参加招标会，从而出现流标现象。所以这类采购形式往往应用于A类物资，比如金额较大的设备和年使用量超过一定数量的备件及材料。类型二是竞争性谈判，这种谈判操作简便、时间灵活，无需厂家亲临现场，降低了成本。不用耗费大量时间和人力，效率高，但是只能适用于一定金额以下的物资。另外由于合同金额小、时间宽松，可能导致厂商懈怠甚至不重视。因此，竞争性谈判适用于C类物资，比如种类繁多但单笔采购量小的一些备件和材料。2多年采购实践中总结并实施的有效方法2.1采购物资提前计划并集中上报。为了方便管理、降低成本，可将所需物资提前进行预估并将采购计划集中上报。合同管理部门将所需物资进行归类，对ABC三类物资实行不同的采购计划。C类物资提前集中采购，不仅保证了库存的充实，能为现场正常生产提供坚实后盾，而且采购量大时也利于压价，还能减少重复发货造成的物流成本增加。B类物资根据生产情况有序安排采购，适当进行备货，保证现场临时使用，又不用大量占用流动资金。A类物资原则上不用备货过多，根据使用情况提前做好采购准备，这样能在不耽误3学海无涯 学无止境现场生产的前提下减少资金积压。2.2切实做到货比三家。对于一些常规的通用配件，询价过程中需严格执行货比三家的程序，有的重要配件可在五六家供货商之间进行评审。评审时不仅仅看价格优势，还需在材质、业绩、售后服务情况、质保期和以往使用情况等多个角度进行权重评分，最后选出性价比高的产品。时一次和二次报价的柱状图。2.3新老供应商记录在案，根据现场使用情况。实时更替将合作过的供货商记录在供货商常用名单中，新增供货商时须认真考核实力、业绩及资质后再补充到常用名单。对于消耗大的配件及材料等做好使用情况记录，陆续淘汰使用效果差、寿命短和售后服务差的厂家，根据使用情况选用更好的厂家和性价比更高的产品。2.4随时掌握采购物资的最低价采购过的产品都要保留合同及原始报价，做到有据可查。配套库存商品的管理系统，同种规格的配件和材料进价都在入库时详细登记，便于管理。掌握每次采购的价格，实时对采购物资的价格进行更新。2.5利用付款方式节约成本。当采购价格谈好后，采购成本也就基本上固定了，此时还能再压缩成本吗?答案是:“还能”。通过不同的付款方式可以节约一定成本，比如避免预付、定期结算、延迟结算和承兑支付。(1)避免预付:企业通常采购的物资从生产到发货至少需要一两周，甚至几个月的时间。不支付预付款不仅减少了资金的占用，而且还能降低买到较差物资的风险。(2)定期结算:对于买方来说，定期结算主要是针对年供货量比较大的厂家，货到现场后不用每一笔都当时结算，而是按季度或者累计达到一定金额后一次性结算。(3)延迟结算:延迟结算是指货物运抵现场且开具发票挂账后当月不付款，而是次月或者隔月付款。(4)承兑支付:对于金额较大的产品货款，可以不用电汇的形式支付，而是通过办理承兑汇票的方式使付款时间变相推迟6个月。虽然办理承兑汇票手续繁杂，且节省的费用按利息算也较少，但却是积少成多。比如，某年本单位承兑汇票支付的总金额超过1.5亿，这些钱如果全部按照银行半年固定期的利息计算，有250万元之多，差不多占当年利润的5%。2.6采购管理者的责任心是降低成本的关键环节。对于采购管理来说，责任心最重要。采购不是照本宣科，现场提什么采购申请就直接采购什么，对采购计划需要认真审核。有些配件规格提交的不全不详细，有些配件名称不规范，有些配件重复，还有一些不易损坏或者尚在供货厂家质保期内的配件。对于这些物资计划，采购管理人员需要认真核对，对这些信息进行增补、修改或者删减，力求尽量做到既能满足现场需求，又不会因过度采购而增加成本。3总结企业管理的最终目的和最终体现是增加效益。在管理和成本控制过程中，除了将以往成熟的措施不断延续、深化外，还应该不断出新招、奇招，否则即使采购成本在下降，只可能是市场或外部因素自然形成的，业主也同样会用行业低迷等理由不断压榨承包商的利润。因此，在物资采购管理工作中还要不断采纳创新的想法或大胆试探新的方案，才能在降低成本、提高效率的路途上走得更宽、更远。3学海无涯'