烟机设备集成企业的项目成本控制

'　　烟机设备集成企业的项目成本控制　　2014年7月，国务院明确提出放开自然垄断行业的竞争性业务，立足于促进企业自主经营、公平竞争的目标，通过消费者自由选择、自主消费，实现商品和要素的自由流动、平等交换，真正建设统一开放、竞争有序、诚信守法、监管有力的现代市场体系。由于通过指定市场准入、实施负面清单等多种措施对市场准入制度进行了改革，烟草行业内企业面临的市场环境发生了翻天覆地的变化，如不进行改革，未来很有可能会被市场淘汰。近几年，烟机设备集成企业的利润空间越来越小。实际上即使企业项目中标也面临着一道无法回避的难题：如何以最低的成本达到合同要求，在使甲方单位满意的前提下，实现企业自身利润的最大化，赢得并保持良好的社会效益。在上述背景下，烟机设备集成企业对项目进行有效的成本控制，充分挖掘企业的利润，已经成为提升企业竞争力，维系企业生存发展的重要方法。　　一、烟机设备集成项目的成本构成　　烟机设备集成主要包括主机段设备、制备丝段设备、膨胀烟丝出料段设备及相关的配套公用设备。烟机设备集成具有技术含量高、专业性强、规模与投资额巨大、分系统多、涉及范围广、集成周期长、施工量大等特点。　　目前，在烟机设备集成过程中主要增值性作业可划分为以下几个部分：项目前期投标、设备采购、设备集成、安装调试和尾保服务。因此，烟机设备集成项目成本主要为投标费用、设备成本、现场施工费用和尾保费用。基本情况如下： 　　第一，投标费用。主要包括人员差旅费、招待费、标书费及投标保证金的资金占用成本。　　第二，尾保费用。主要包括人员差旅费、备件费用等。对于人员差旅费、招待费等费用性支出，可以通过预算定额管理、加强费用考核等方式对费用进行有效控制。对于尾保服务更换备件及修理支出，可以在采购合同中约定，在质保期内由于备件质量等引发的机器故障等问题，由供应商负责，从而将成本支出进行转移。投标费用、尾保费用支出在项目成本中所占的比重并不大，不作为本文分析的重点。　　第三，设备成本。主要是指烟机设备集成企业为采购烟机设备而产生的成本。该部分的成本占整个项目成本的80%左右，是项目成本控制工作的重中之重。　　第四，现场施工费用。主要是指为完成设备安装、调试而产生的人工费用、二次搬运费、现场临时采购等费用，有效地施工筹划及施工管理能够将现场施工费用降到最低，现场施工水平能够充分彰显企业的集成水平与专业化程度，项目施工费用控制是烟机设备集成企业成本控制的关键。　　二、设备采购成本控制的主要思路　　设备采购成本控制主要包括两个方面：一是投标阶段设备选型成本控制；二是设备采购成本控制。　　（一）设备选型成本控制方面 　　在招标文件中，甲方单位往往会规定关键设备的品牌范围，而关键设备品牌范围一旦圈定，采购成本的控制空间将极为有限。因此，投标阶段的设备选型工作极为重要，既要考虑满足招标文件的所有要求，又要整体平衡项目采购成本。鉴于甲方的厂房特点及特殊要求，烟机成套设备90%是通用设备，10%是个性化定制设备，烟机设备集成企业应推行“标准化配置+个性化配置”相结合的销售模式。针对通用配置进行精心研究、科学论证，最终确定标准化配置方案，同时对个性化配置的设计、选型予以高度重视，对客户需求进行合理引导，兼顾项目整体成本。在设备选型阶段，投标小组要与采购部门联动，获取设备精准的报价，同时注意设备综合成本的比较。　　设备综合成本=设备的采购成本+质保期以后的维修服务成本-厂家可以提供的账期的资金成本节约-厂家可以提供安装服务的资金成本节约。　　在实践中，质保期以后的维修服务成本及资金成本往往容易被忽略。该部分成本在预计方面也存在一定的难度，需要企业在实践中不断的积累与摸索，逐步建立、完善供应商内部评级系统，对供应商实行分类、分级管理。　　烟机设备集成企业在设备选型方面应优先选择新工艺、新技术，加强研发投入，持续提升研发能力，努力提高设备的国产化率，坚定不移地走技术降本之路。在研发方面应做到两个协同：一是内部研发部门与市场部门协同，充分了解、预测客户的需求，有的放矢地进行研发；二是整合供应商与企业的研发资源，技术共享，协同研制新产品，实现双方共赢。　　（二）设备采购成本控制方面 　　1.加强设备成本预算与控制。设备成本预算是进行设备采购成本控制的有效工具。通过设备成本预算，对设备成本支出过程及设备总成本进行有效控制。设备成本预算与控制应注意以下几个方面：（1）设备预算编制。设备成本预算应依据主合同设备清单并结合供应商报价单进行编制，须经项目部、工程部、采购部和价格办的联合评审。由于此时一般还未与供应商进行合同谈判，所以供应商报价只能作为参考，还需综合考虑设备的历史售价、市场行情等因素，从而对该设备的采购价格做出合理的预计，保证设备成本预算编制的准确性。同时必须注意，对于与主合同设备清单设备品牌、规格型号、数量不符的内容，项目部必须详细说明原因，并经联合评审小组审核批准。（2）设备预算控制。设备采购应严格控制在设备预算之内并严格按照采购计划进行。如果出现设备采购单价、采购数量超出预算的情况，则必须说明原因并经过联合评审小组的严格审核。　　2.实行“招标采购为主体、全员采购为补充”的采购模式。烟机设备应全面采用招标方式采购，实现采购“应招尽招、真招实招”。公开招标有利于控制采购成本，有利于对供应商进行综合评定从而保证工程质量，有利于预防职务犯罪和商业犯罪。实践中，烟机部分关键件需要从国外进口，进口件价格长期居高不下，根本原因是国内没有同类替代产品，直接原因是国外厂商出厂价格高以及国内代理商的垄断加价。例如，浸渍器为干冰膨胀烟丝生产线的必要组件，A公司长期垄断某品牌浸渍器的国内市场并进行大肆加价。通过公开招标，B公司进入招标名录并设法取得了该品牌浸渍器代理权，从而打破了A公司的垄断地位，浸渍器采购成本大幅降低。在招标方式上，集中打包方式能够节省时间和资金，但如果尺度把握不好，反而会增加招标的采购成本，也违反了公平竞争的招标原则。烟机设备集成企业应对设备打包的方式（特别是重点设备）进行充分研究，兼顾成本效益原则，分阶段、分批次的集中招标，降低投标门槛，保障投标单位公平竞争。 　　对招标采购方式不满足成本效益原则的设备采购应采用全员采购的方式。即放开采购权限，建立全员采购制度，将年度采购计划在企业内部进行公示，鼓励全体员工进行广泛询价。若非采购人员取得的供应商报价更低，应按照一定比例对非采购人员进行适当奖励，相应的采购工作仍由采购部门完成。全员询价、采购的方式能够对采购部门的采购权利形成“软制约”，避免采购人员渎职与职务犯罪。　　3.建立设备价格跟踪与监督机制。烟机设备集成企业应成立价格管理办公室，强化价格办对采购价格的跟踪、预测、监督的职能。在实践中，此项工作一般由采购部门负责，而采购部门往往疲于进行合同谈判及采购工作，不能充分发挥主观能动性对采购价格进行全面的跟踪和科学的预测，不能形成完整的价格评价及价格变动预测体系。单独成立价格管理办公室，行使全面跟踪、预测、监督设备价格的职能，能够更好地开展此项工作，从而使企业在采购谈判过程中掌握更大的主动权，提高对项目设备采购成本支出的控制能力，同时也削减了采购部门权利，对采购部门工作形成监督。　　4.降低采购资金成本。烟机设备集成企业应做好采购计划，合理安排设备到货流程，减少设备厂内二次搬运，降低设备占用资金周期，从而保证项目顺利实施。在实践中，10%左右的工期延误是由设备无法及时到货导致的。在安排设备进场，降低设备占用资金周期方面应注意以下几个方面：一是采购部门对合同谈判周期、设备供应商的备货时间、设备运输时间做出科学预判，保证设备的到货时间；二是项目部及时向采购部门反馈施工进度，采购部门根据施工进度，结合施工计划，对设备进场时间做出合理安排；三是利用信息系统对合同谈判、发货等重要时间点做出自动提醒，防止出现因采购人员疏漏造成设备无法及时到货、延误施工的现象。 　　5.加强现场临时采购控制。现场临时采购是对项目执行情况考虑不充分造成的，不利于项目整体成本的控制。但基于烟机设备集成项目的特点，杜绝现场临时采购现象的可能性很小。烟机设备集成企业应对单体项目现场临时采购设定定额比例，从而对现场临时采购总量进行控制，同时对预算外现场临时采购执行更加严格的审批标准，将现场临时采购情况纳入项目经理的年底考核，促进节约现场临时采购的成本。　　三、现场施工成本控制的主要思路　　（一）进行科学的施工组织设计，优化施工方案　　工程方案的制定主要包括：确定技术方案、安排工程进度、工程施工组织管理。工程方案的最终确定需经专家组反复论证；工程进度安排应根据工程特点，将整个工程进行分解，找出分段点，合理、有序地安排各个分段点的施工进度；工程施工组织应按工程进度，有序组织施工，责任到人，保证施工按计划顺利进行。优秀的施工方案能够帮助企业缩短工期、提高工程质量、降低工程成本，是企业现场施工成本控制的基础。　　（二）合理分配资源，实行对工、料、机等资源的动态管理　　1.挖掘人力资源，合理使用劳力资源。烟机设备集成企业应持续加强人才队伍建设，推动企业文化建设，在选用人才、培养人才、使用人才方面不拘一格，充分调动员工的积极性，向“人尽其才、才尽其用” 的方向努力。同时也要通过建立工作制度，规范工作程序、工作标准等方式，保障员工工作有序开展，提高工作质量。项目部应制定岗位责任书与分段烟机设备安装调试作业指导书。岗位责任书对每个岗位工作责权进行明确，分工负责，避免职责交叉，推诿扯皮。分段烟机设备安装调试作业指导书对安装调试工作进行有效指导，促进施工人员作业标准化，使项目施工有序进行，保证施工管理实现低成本高产出的目标。　　2.严格物资管理，合理制定材料使用计划。项目现场人员鱼龙混杂，现场物料种类繁多，容易出现物料丢失的现象。项目部应建立项目现场物资管理制度，规范现场物资的收、发、存等环节，并严格实行出入库管理制度，同时对各项作业领用的消耗性物料制定领用标准，避免物料浪费。　　3.合理使用机械，最大限度的发挥机械效能。烟机设备企业对机械设备要进行宏观的安排调度，保证各个项目的顺利实施，充分发挥机械设备的使用效率。项目部在选择机械方面应避免求大、求新、求洋的心理，在满足施工要求的前提下，尽量选择价格低的机械设备，根据施工方案、施工环境对项目需使用的机械设备的种类和数量做出合理估算，合理安排机械设备进场时间，避免机械闲置。　　四、项目成本控制评审评估　　项目结束后，企业应对项目成本控制工作进行审计评估，及时发现项目成本控制方面的短板，促进企业改进项目成本控制的方式、方法，从而进一步提升项目管理水平，持续降低项目成本。项目审计评估应从以下几方面入手：　　（一）现场管理程序的审计 　　一是比照主合同设备清单对设备采购、报验、入库、出库等流程进行审计，对数量进行核对，及时发现各个环节中可能存在的问题，并提出完善建议；二是对现场库房管理情况进行审计，现场多余的库存备件应及时发回企业，企业对发回备件进行统一集中管理，防止备件丢失；三是对项目现场备件领用、使用情况进行分析，一旦发现备件损耗出现不合理的情况，应及时查明原因，并监督项目部进行整改。　　（二）设备采购价格的审计　　根据企业历史采购数据对设备采购单价进行纵向比较分析，通过统计市场公开信息、向供应商发函等多种方式取得设备报价，对设备采购单价进行横向比较分析。设备采购价格的审计应注意以下几方面：一是审计中发现采购价格上涨，采购部门和价格办应逐项说明原因；二是应将主合同设备清单与采购合同清单逐项进行对比，对单项设备亏损情况进行重点审计，分析亏损原因；三是分析大额采购合同的采购程序，重点审查采购价格。　　（三）外包施工合同的审计　　由于外包施工合同工程量测定不具备统一的标准，所以应对外包施工合同进行重点审计。对项目所有外包施工合同逐一进行分析，对外包施工的真实性、合理性进行分析，必要时对外包施工合同的工程量进行现场评估，同类型项目外包施工合同的金额、工程量进行对比分析，防范出现虚设合同，虚增工程量套取资金的风险。　　（四）项目部资金审计　　烟机设备集成企业的项目款项收付直接由企业本部划转，费用报销实行“拨备制”，项目部资金的审计应侧重以下几个方面：一是对项目临时用工的真实性、合理性、工作量进行审计；二是对项目部节余物料处置情况进行审计；三是对项目部资产进行清查审计。 　　综上所述，烟机设备集成企业只有通过持续推动项目管理工作，以项目管理为核心提升企业管理水平，才能最终实现经济效益，拓展生存发展空间，真正实现立足烟草领域、走出烟草领域、保障企业的可持续性发展。　　（单位为北京达特集成技术有限责任公司）'