协同管理系统实施手册 - 软件服务社：saa的倡导 …

'软件服务社：《协同管理系统基础》系列软件服务社——《协同管理系统基础》系列（2）本篇介绍了协同管理系统是什么、它包括了哪些关联系统、它们的用途是什么、彼此间如何关联互动。通过本篇，您可以快速把握系统全貌。协同管理系统是什么软件服务社www.fuwushe.org2016年5月5日11/11 软件服务社：《协同管理系统基础》系列目录1概述31.1协同管理系统是什么31.2什么样的企业需要使用协同管理系统32系统架构42.1系统的构成42.2各个关联系统的作用42.2.1主控系统（CC）42.2.2协同办公系统（OA）52.2.3培训系统（TC）52.2.4付款审批及预算系统（PB）62.2.5人力资源管理系统（HR）62.2.6财务系统（FM）72.2.7客户关系管理系统（CRM）72.2.8分销与物流管理系统（DL）72.3各个关联系统间的关系83建议使用顺序93.1主控系统（CC）93.2培训系统（TC）93.3协同办公系统（OA）93.4付款审批及预算系统（PB）103.5人力资源管理系统（HR）103.6财务系统（FM）103.7客户关系管理系统（CRM）113.8分销与物流管理系统（DL）1111/11 软件服务社：《协同管理系统基础》系列1概述1.1协同管理系统是什么所谓协同，指的是相关人员按照一定的规则进行事务的处理。协同管理系统F-air是软件服务社（www.fuwushe.org）推出的永远免费的高端企业管理软件。它集成了主控系统（CC）、协同办公系统（OA）、培训系统（TC）、付款审批及预算系统（PB）、人力资源管理系统（HR）、财务系统（FM）、客户关系管理系统（CRM）、分销与物流管理系统（DL）等多个功能强大的管理软件，以全新的架构实现了企业各种业务间的协同管理。它永远免费而不是免费“试”用，没有用户数限制，没有功能上的限制，也没有另外的收费版本，它拥有卓越的性能而不是一个简化版。它以Saa为目标（Saa是什么？），持续推出新的产品，持续提升产品性能，并提供永远免费的升级。您只要安装好一台Windows服务器，协同管理系统的安装只需要点击几下鼠标就可以轻松完成，无需自己安装数据库等相关软件。在Linux上的安装也很简单。软件服务社还为用户提供免费的基础服务，包括在线答疑、免费的视频课件和全面的使用手册，确保用户有问题时能够得到我们的帮助。协同管理系统是一个全方位的优秀产品，包括了多个功能强大的专业系统。我们只有在能够确认我们的产品足以替代市场上最主流的商业软件时才会发布这个产品。我们关注的不是免费，而是系统性能。1.2什么样的企业需要使用协同管理系统协同管理系统是一个全方位的产品，可以为企业信息化提供全面的帮助。比如，OA是一个高效的办公平台，只要是具有下列条件的企业，都可以使用OA系统：采用电脑办公的人员在五个人以上；有自己的服务器。如果单位人员较少（采用电脑办公的人员少于20人），也可以用一台PC或云主机作为服务器；会安装WindowsServer操作系统，并能进行基本的网络设置（如搭建局域网）；对于规模较大的企业，可以根据需要，全面使用OA、培训系统，并启用付款审批及预算系统、人力资源管理系统、财务系统、客户关系管理系统等，充分体验它的强大和便利。11/11 软件服务社：《协同管理系统基础》系列1系统架构1.1系统的构成前面介绍过：【定义】：根据企业管理中内容、目标的不同，可以将企业管理系统划分为多个相对独立、但又彼此相关的系统，这些系统称为关联系统。F-air包括以下关联系统：1)主控系统（ControlCenter：简记为CC）2)协同办公系统（OfficeAutomation：简记为OA）3)培训管理系统（TrainingCenter：简记为TC）4)付款审批及预算系统（Pay&Budget：简记为PB）5)人力资源管理系统（HumanResource：简记为HR）6)财务系统（FinancialManagement：简记为FM）7)客户关系管理系统（CustomerRelationshipManagement：简记为CRM）8)分销与物流管理系统（Distribution&Logistics：简记为DL）目前，已经正式发布的产品包括了OA系统、TC系统、PB系统、HR系统、FM系统、CRM系统、DL系统，以及用于基础信息管理的主控系统，这些都是我们严谨设计并有大量用户正式使用的系统，您都可以放心使用。今后，我们还会持续发布更多新的产品和功能。1.2各个关联系统的作用1.2.1主控系统（CC）主控系统是实现基础信息集中管理和共享的基础，是各个关联系统的控制中心。用于对各个关联系统涉及的基础信息进行统一管理，并对各个关联系统进行初始设置。任何一个关联系统的使用，都要先在主控系统中进行相应的设置。本系统仅由系统管理员和负责基础信息设置的人员使用。主控系统中也可以设置多个用户（并不是只能有一个“主控系统管理员”），分别具有不同的权限：有的负责系统级的基础信息管理（如系统参数、权限控制），有的负责业务类的信息维护（如供应商信息、币种、结算方式等）。11/11 软件服务社：《协同管理系统基础》系列1.1.1协同办公系统（OA）OA是一个高效的通用办公工具，可以用于各种日常办公。对于企业来讲，OA是一个“必需”的办公工具。大家可能会想，我们有电话、传真、邮件、IM（如QQ或MSN等），为什么还要用OA？实际上，电话、传真、邮件、IM都是很灵活的“沟通工具”，但并不是一种有规则、有流程的“办公方式”。比如，您不可能在邮件或QQ中建立一个审批流程，而这对于企业办公却是必需的、非常重要的。OA的作用就是对工作中的各种事项进行抽象，在确保灵活性的同时，使工作变得规则、有序。很多企业平时都会感觉到，即使员工都在一起办公，电话、邮件、IM都很方便，但仍然经常感到工作似乎有些无序。对于一些分支机构比较多或日常审批、流转比较多的企业，这种感觉就更加明显。OA系统就可以完美地解决这些问题，利用这种规范化的工作方式，可以使企业内部的各种工作如通知、申请、审批、讨论、调查、文档管理变得规则、有序、高效。使用过OA这种工作方式的企业，都会体验到它带来的完全不同的便利。更重要的是，OA还是各个专业系统的搭载平台和消息中心，可以从OA直接登录其它关联系统，其它关联系统的提示消息也能集中体现在OA上（比如，一个人力资源主管如果没有登录HR系统，但是有其他人发来员工转正申请，那么就可以在OA中收到提示消息）。所以，OA是各个关联系统使用的基础和核心。1.1.2培训系统（TC）利用培训系统，可以规范培训工作，建立企业自己的培训中心。一个培训系统，就是一个强大的网络培训中心。它具有人工培训方式难以比拟的优点，比如：1）可以随时、随地培训，可以由员工自己安排学习的时间：企业可能随时有新员工加入、需要随时对员工进行培训，但是在人工培训的方式下，肯定不可能做到随时培训，但是员工未经全面培训就上岗是很有问题的。利用培训系统就可以很容易解决这个矛盾。有新员工入职可以立刻在培训系统中进行培训，彻底解决了未培训就上岗的问题。另外，对于日常的培训，员工可以根据自己的时间进行学习，而不必按照统一的培训时间。如果企业分支机构多，或员工较为分散，还可以直接在各个分支机构或在家上网学习，因此非常方便。2）员工可以根据自己的状况反复学习，以便深入了解或加深印象：人工培训方式下不可能满足这个要求。3）可以利用权限设置的方式对员工进行有针对性的培训：不同员工的培训要求可能是不一样的，培训系统中可以采用明确的角色权限管理方式，使不同的员工分别具有不同的课程表，从而对不同的员工进行有针对性的培训。4）可以根据员工的岗位变化，轻松调整员工的课程表：当某个员工的工作岗位发生变动时，系统会自动调整他的权限，自动变更为可以查看新的课程表。5）标准化11/11 软件服务社：《协同管理系统基础》系列：可以把培训内容做成标准的课件，可以保证培训的质量，而人工培训时即使是同一个培训讲师，也不可能保证每次都讲得很好。而且提问和回复的内容也成为系统中可以检查的数据，有利于工作的标准化。6）便于互动：员工可以在系统中随时提问，并得到答复。还可以参考其他人的提问。7）可以很容易实现大培训量的要求，同时成本最低：一台电脑按每天8课时、一年300天计算，每年可以进行2400课时的培训，足以满足240人每人每年10课时的培训量，10台电脑就可以满足上千人的企业的培训要求，10台电脑只要不足20平米的一个小教室就可以了。而每台电脑只要2000多元，所以这种方式培训量可以很大，但成本非常低。8）便于考评检查：系统中提供了各种监督管理功能、统计分析功能，便于企业管理者检查培训工作的效果。比如可以听一下课件就了解培训教师的讲课水平，还可以看一下学员的评价，以及学员的提问和回复是否及时、是否准确。这样培训工作就变得很容易检查。这一点很重要，因为一个工作如果不便于检查，就无法保证质量。9）形成知识积累、避免培训人员变化导致的问题：企业的培训主管人员有可能因为工作调整而不断变化，传统的人工培训方式对人的依赖性太强，人员的变化就会导致培训水平的变化。而采用培训系统，可以充分积累以前的培训资料，确保培训水平的稳定和提高。10）可以更好地发挥培训教师的创造力：传统的人工培训方式下，培训教师经常从事各种重复性的工作，同一个内容可能要给不同的员工讲很多遍，培训教师会很厌烦这种工作。采用培训系统后，一个培训内容只要做好一个课件，就不必再浪费时间。这样可以让培训教师做更多创新的工作而不是重复性工作，重复性工作对于培训教师和企业都是浪费。所以，应当把培训系统作为一种首选的培训方式，充分利用培训系统提升员工的工作能力。1.1.1付款审批及预算系统（PB）资金管理是企业管理中最重要的工作之一。资金管理可以分为收、付款管理两部分。“付款审批及预算系统”就是专门用于“付款管理”的企业管理软件。本系统用于采购合同、合同支出、直接支出、借款等各项工作的申请、审批和管理。可以高效处理很多日常工作，如：报销的申请与审批、借款的审批与管理、采购合同的管理、合同支出的审批、付款统计与预算。更重要的是：通过这个系统，可以实现付款的计划管理，使整个公司的各种付款不仅可以进行事后统计、而且可以进行事前预计和分析，从而确保企业的资金安全。1.1.2人力资源管理系统（HR）用于管理人力资源业务，如人员信息、入职、转正、调配、离职、休假（包括带薪假）、加班、出差、考勤、薪资、福利、劳动合同、招聘等各种业务的管理。HR系统的价值不仅在于人力资源本身的管理，更重要的是，只有通过HR系统的严格管理，才能保证各种基础信息如部门、职务、岗位、岗位等级、岗位序列的准确性，而这些信息也是其它关联系统如OA、TC、PB、FM、CRM、DL正常运行的基础。11/11 软件服务社：《协同管理系统基础》系列1.1.1财务系统（FM）财务工作是企业最重要的基础工作之一，这些工作可以在财务系统中完成。财务系统包括总账子系统（GL）和固定资产子系统（FA）。总账子系统（GL）：涵盖了凭证、账簿、报表等各种会计工作。固定资产子系统（FA）：用于管理企业的固定资产业务，包括资产入库、清理、各种变动、计提折旧等各个方面，并可以根据有关业务形成凭证传递给总账子系统（GL）。财务系统很好地体现了我们整体设计的思想，它与OA、HR、PB等系统一样，各种基础信息全部由主控系统统一管理，并在各个系统间共享，这就把整个系统建立在真正严谨的基础之上。这一点无论从产品设计角度还是用户使用角度都是极为重要的，为此有些软件商如用友还专门推出了All-in-one这样的假整合产品，而实际上，在服务社发布F12.2这个版本之前，没有一个产品可以实现财务、OA等系统在底层上的真正整合。而在F-air中，各种基础信息如用户信息、组织信息、权限管理都实现了以统一的思路来使用和管理，甚至无需谈整合——因为它们就是一个整体。同时，这种整体设计并不影响系统使用的灵活性，用户可以整体使用所有系统，也可以只单独使用某个系统。1.1.2客户关系管理系统（CRM）CRM是把有关市场和客户的信息进行统一管理、共享，并进行有效分析和处理的应用系统，它为企业的营销、客户服务等工作提供全面的支持。本系统可以用于管理企业客户信息、联系人信息、销售行动、销售机会、客户服务、销售合同、应收款项，并对销售过程中的各种信息进行统计分析，以便及时把握销售工作的动态。1.1.3分销与物流管理系统（DL）分销与物流管理系统（简称DL系统）用于管理企业中商品的进货、入库、库存、销售等业务。它远远不是那种所谓进销存软件，而是一个完整的解决方案，包括管理子系统（DLM）、分销子系统（DLS）子系统（M表示管理、S表示分销），以及一些专项应用（如手持终端应用、POS应用、配送中心扫码验货应用）。其中：DLM是专门用于分销与物流业务基础管理的子系统。包括基础信息、基础物流等方面的管理。当需要在系统中管理总部、分部、配送中心时，都是登录DLM。DLS是专门用于分销机构业务的子系统。包含了各种常用的功能，如：商品信息管理、进货管理、退货管理、会员管理、POS、盘点管理、服务管理、各种统计分析……提到DL时，均是对DLM、DLS子系统及各种专项应用的统称。此外，服务社还提供了CCB系统（客户协同商务系统），可以用于组织机构客户在线查看商品信息、发送订单、在线支付等，显然，CCB系统与DL系统是密切相关的。11/11 软件服务社：《协同管理系统基础》系列1.1各个关联系统间的关系各个关联系统间的关系非常清晰：以主控系统为基础信息的控制中心，以OA系统作为基本平台，其它各个系统（如TC、PB、HR、FM、CRM、DL等）作为各种专项业务的管理系统、分别负责不同类型的工作。各个关联系统可以完全整合为一个整体，也可以各自独立使用。各个关联系统可以集成在一台服务器上，也可以部署在不同的服务器上。在很多ERP产品中，各个系统各自应用、没有统一的设计架构，需要为各个系统分别维护各自的人员信息、组织信息及其它基础信息，各个系统间的数据是孤立的，这样不仅导致了工作量的增加，而且导致了很多数据无法同步、无法维护，出现很多难以解决的问题。现在，在主控系统的统一控制下，各个关联系统建立在一个统一的基础上，实现了基础信息的便捷维护和业务数据的共享，形成了各种系统、各种业务间的高效协同。11/11 软件服务社：《协同管理系统基础》系列1建议使用顺序虽然各个关联系统可以独立使用，但按照下列顺序使用会更加合理、高效：1.第一阶段：先使用主控系统（CC）、协同办公系统（OA）、培训系统（TC）。这些是最常用也最基础的系统。其中，OA是应用的重点。2.第二阶段：在OA系统使用一段时间后，再根据本单位的管理需要，启用付款审批及预算系统（PB）或人力资源管理系统（HR）。3.其它：财务系统（FM）、客户关系管理系统（CRM）、分销与物流管理系统（DL）具有一定的独立性，可以根据需要在第一阶段使用，也可以在第二阶段使用。比如，有的企业如果只想使用财务系统或分销与物流管理系统，那么在第一阶段掌握了主控系统的基础设置方法后，就可以直接使用。建议采用下面的顺序，逐步使用各个系统：1.1主控系统（CC）必须先在主控系统中的设置好各种基础信息，为其它关联系统的使用作好准备。1.2培训系统（TC）在协同管理系统安装完毕后，可以由系统管理员把软件服务社网站上“培训答疑专区”中提供的课件下载后添加到内部的培训系统中，一方面系统管理员本人可以练习主控系统和培训系统的设置方法，同时也便于内部员工利用这些课件学习系统的使用方法，这样员工可以迅速学会OA系统、培训系统的使用方法。以后有新员工入职也可以根据课件快速学习系统的使用方法。很多企业以前在实施一个管理软件时，员工培训工作量很大，而采用培训系统，可以使这个工作量变得很低。因此建议在第一阶段就使用培训系统。此后，还可以根据本单位的培训需要自行制作课件、不断丰富课件内容。1.3协同办公系统（OA）OA是日常工作中最常用的系统，它是通用的办公平台和各个关联系统的消息中心，同时，各个关联系统有很多操作习惯与OA中类似，熟练使用OA有助于其它系统的使用。因此建议在第一阶段就使用OA系统，并作为重点。OA的使用非常容易，但是却可以很快给企业带来非常显著的变化。11/11 软件服务社：《协同管理系统基础》系列1.1付款审批及预算系统（PB）由于付款审批、预算、采购合同等都是企业管理中的重要工作，所以建议：最好在熟练使用OA系统一段时间（如二个月）后，再启用PB。PB中的基础信息（如部门、职务、岗位、用户等）是与OA共享的（都是在主控系统中统一维护），各种操作习惯也有类似之处。用户可以通过使用OA，更好地了解协同管理系统的基本概念、思路、工作方法，并且在OA使用过程中，可以不断调整、优化系统的基础设置（如部门、职务、岗位的设置）。所以，熟练使用OA对于使用PB是非常有帮助的。OA可以作为PB的消息中心和搭载平台：PB的使用频率显然没有OA高，而且由于PB中涉及付款、合同等重要信息，所以不使用时应当及时退出系统。当用户没有登录PB时，如果在PB中有业务通知的消息，可以在OA中立刻看到提示（会在OA最下面的链接上红色闪烁，如下所示。点击并登录PB后，OA中就不再提示），这一点对于PB的使用非常方便。另外，从OA上可以很方便地登录PB，因此先熟练使用OA、再使用PB会更加便捷。1.2人力资源管理系统（HR）人力资源管理不仅本身是一项重要的业务，而且可以使各种基础信息（如组织结构、人员信息）规范、准确，这也是其它关联系统运行的基础。当HR系统启用后，员工信息必须在HR系统中维护（而不能在主控系统中维护），对部门、职务、岗位等各种组织信息的管理也会有更严格的约束。因此在执行HR系统启用前，必须先对HR系统有充分的了解，并在业务上做认真的准备（如需要确定好规范的组织结构）。如果本单位的员工人数少于100，建议不要启用HR系统（或者虽然启用HR系统、但只使用HR系统中的人员信息管理部分，包括入职、转正、调配、离职的管理，但可以不必使用考勤、薪资、福利、招聘等功能）。因为HR系统中各种流程要求比较严格，对于较小的企业是没有必要的——企业的目标是把企业管理好，而不是学习软件。300人以上的单位比较适合使用HR系统，100-300人的单位可以视情况决定是否使用。特别建议：如果需要使用HR系统，也最好在OA系统正常使用三个月以后，再开始使用HR系统。在此之前，先不要启用HR系统（因为启用后就必须改用人力资源管理的相关流程，而且启用后不能再停用）。这样有利于逐步了解系统、并把系统使用好。1.3财务系统（FM）财务系统（FM）的使用非常灵活，可以根据需要从下面两种方案中选择：1.11/11 软件服务社：《协同管理系统基础》系列您可以先使用其它系统（如OA、PB等），通过这些系统的使用，先对系统整体结构、基本概念和使用方法有更直观的了解，然后再使用财务系统。1.您也可以直接在主控系统中只管理与FM有关的基础信息，并直接使用财务系统。财务系统包括总账子系统和固定资产子系统，您可以同时启用这两个子系统，也可以先使用总账子系统、隔一段时间之后再启用固定资产子系统。1.1客户关系管理系统（CRM）在很多企业的营销管理中，需要使用CRM系统以便全面把握销售过程的动态。CRM中的很多基础信息（如部门、职务、岗位、用户等）是与OA共享的（都是在主控系统中统一维护），各种操作习惯也有类似之处。另外，CRM中的很多内容（如销售合同管理、数据权限管理）与PB很类似。所以建议在熟练使用OA和PB后，再根据本企业的管理需要使用CRM。1.2分销与物流管理系统（DL）对于涉及分销业务的企业（如零售商、批发商，或需要用DL系统管理分销业务的制造商），DL系统是核心业务系统，因此，可以在掌握了主控系统的基础设置方法后，就可以直接使用。当然，如果能先熟练使用OA系统，那么对于使用DL是非常有帮助的。11/11'