浅析材料采购成本控制方法

'　　浅析材料采购成本控制方法摘要在材料采购物流的各个环节中都蕴涵着大量节约成本的机会，本文从内部控制和外部控制两个方面入手，就材料采购成本的节约控制方法进行分析，以期为企业切实降低采购成本。　　关键词采购物流战略高度长期成本　　：F274：A　　材料采购物流包括收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款等多个环节，每个环节中都蕴涵着大量节约采购成本的机会。从企业材料采购成本构成上看，企业采购成本一般包括：购入商品买价、运输费、包装费、装卸费、保险费、相关税费以及后续的原料调配、维护、调换，乃至长期产品的更新换代。　　一、从企业内部控制方面加以控制　　（一）建立健全材料采购内部会计控制制度。 　　严格、完善的材料采购内部会计控制制度，不仅能规范企业的材料采购活动，保证企业生产经营所需物资的正常、及时供应，提高企业经营管理效率、杜绝部门之间扯皮、推诿，而且能从制度上规范采购人员的日常行为，预防在采购过程中违法、违纪等不良行为。采购内部会计控制制度应规定材料采购的预算、请购、授权人的批准权限、材料采购的流程、财务部门的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。对进入企业的供应商要建立档案进行管理，及时掌握各供应商的声誉、资信等情况。供应商档案除有对供应商的编号、详细地址和联系方式外，还应有交易记录、现行设备与技术力量、财务状况、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行选择，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。　　（二）编制材料采购预算。　　材料采购预算是从事生产活动的预算执行企业在预算期内为完成生产预算而发生的各种材料采购成本的预算。主要是在生产预算的基础上，根据各种材料的消耗定额和市场价格，结合期初库存材料的数量和其他材料采购成本费用编制。通过预算考评，建立预算激励制度，从而使采购人员自觉地调整、约束自己的行为，激励采购人员努力工作，提高工作效率，降低材料采购成本。　　事先制定合理的采购计划事关重要。市场的瞬息万变、采购过程的繁杂，使得采购部门要制定一份合理、完善、有效指导采购管理工作的采购计划变得并不容易。采购计划好比采购管理这盘棋的一颗重要的棋子，采购计划做好了，采购管理就十有八九会成功，但是如果这一颗棋子走错了，可能导致满盘皆输。如果没有贯彻、落实企业的发展战略，可能导致采购管理与企业的发展战略不协调甚至相冲突，造成企业发展的“南辕北辙”，脱离企业发展战略的采购计划，就如同无根的浮萍，既缺乏科学根据，又可能使采购部门丧失方向感。因此，只有充分了解了企业自身的情况，制定出的采购计划才是切实可行的。　　二、从外部采购市场上加以控制　　（一）广泛收集材料信息。 　　作为采购人员要由不同的途径收集物料的采购信息，比如说X络。现今的社会正处在一个电子化的时代，在现在来说，采购被人们谈起的时候更多是B2C，B2B。企业利用互联X可充分了解全球范围内的供求信息，将所需商品信息进行整合，消除信息不畅与人为因素的干扰，结合自身生产计划随时开展电子商务采购，选定质优价廉服务佳的供应商，减少库存与资金占用，节省人力与管理费用，提高采购效率，从而最大限度降低采购成本。目前大多企业已经普及在线采购方式，当然对未能实现在线采购的公司，可以适当的去了解这些原材料行业的一些相关的质量标准，而后根据当时当地的加工成本和加工费用作一些大概的统筹。这样，当供应商报价时，就可以大概算出供应商的报价是否合理；如果涉及到的工艺超过采购的专业范畴，一般就需要公司的工程技术人员从旁协助，以其达到最好的谈判效果。　　（二）在产品设计时多加考虑使用市场普及的工业标准原料或零件。　　利用协办厂的标准与技术，为不同的产品项目或零件使用共通的设计、规格或使用工业标准零件，可增加原材料取得的便利性，大大减少自制所需的技术支援，降低制造成本，从而降低生产成本，以获得更大的效益。　　（三）选择适合自已公司发展的供应商。　　选择合适的供应商是采购管理的重要工作，供应商的好坏摘要在材料采购物流的各个环节中都蕴涵着大量节约成本的机会，本文从内部控制和外部控制两个方面入手，就材料采购成本的节约控制方法进行分析，以期为企业切实降低采购成本。　　关键词采购物流战略高度长期成本　　：F274：A 　　材料采购物流包括收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款等多个环节，每个环节中都蕴涵着大量节约采购成本的机会。从企业材料采购成本构成上看，企业采购成本一般包括：购入商品买价、运输费、包装费、装卸费、保险费、相关税费以及后续的原料调配、维护、调换，乃至长期产品的更新换代。　　一、从企业内部控制方面加以控制　　（一）建立健全材料采购内部会计控制制度。　　严格、完善的材料采购内部会计控制制度，不仅能规范企业的材料采购活动，保证企业生产经营所需物资的正常、及时供应，提高企业经营管理效率、杜绝部门之间扯皮、推诿，而且能从制度上规范采购人员的日常行为，预防在采购过程中违法、违纪等不良行为。采购内部会计控制制度应规定材料采购的预算、请购、授权人的批准权限、材料采购的流程、财务部门的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。对进入企业的供应商要建立档案进行管理，及时掌握各供应商的声誉、资信等情况。供应商档案除有对供应商的编号、详细地址和联系方式外，还应有交易记录、现行设备与技术力量、财务状况、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行选择，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。　　（二）编制材料采购预算。 　　材料采购预算是从事生产活动的预算执行企业在预算期内为完成生产预算而发生的各种材料采购成本的预算。主要是在生产预算的基础上，根据各种材料的消耗定额和市场价格，结合期初库存材料的数量和其他材料采购成本费用编制。通过预算考评，建立预算激励制度，从而使采购人员自觉地调整、约束自己的行为，激励采购人员努力工作，提高工作效率，降低材料采购成本。　　事先制定合理的采购计划事关重要。市场的瞬息万变、采购过程的繁杂，使得采购部门要制定一份合理、完善、有效指导采购管理工作的采购计划变得并不容易。采购计划好比采购管理这盘棋的一颗重要的棋子，采购计划做好了，采购管理就十有八九会成功，但是如果这一颗棋子走错了，可能导致满盘皆输。如果没有贯彻、落实企业的发展战略，可能导致采购管理与企业的发展战略不协调甚至相冲突，造成企业发展的“南辕北辙”，脱离企业发展战略的采购计划，就如同无根的浮萍，既缺乏科学根据，又可能使采购部门丧失方向感。因此，只有充分了解了企业自身的情况，制定出的采购计划才是切实可行的。　　二、从外部采购市场上加以控制　　（一）广泛收集材料信息。　　作为采购人员要由不同的途径收集物料的采购信息，比如说X络。现今的社会正处在一个电子化的时代，在现在来说，采购被人们谈起的时候更多是 B2C，B2B。企业利用互联X可充分了解全球范围内的供求信息，将所需商品信息进行整合，消除信息不畅与人为因素的干扰，结合自身生产计划随时开展电子商务采购，选定质优价廉服务佳的供应商，减少库存与资金占用，节省人力与管理费用，提高采购效率，从而最大限度降低采购成本。目前大多企业已经普及在线采购方式，当然对未能实现在线采购的公司，可以适当的去了解这些原材料行业的一些相关的质量标准，而后根据当时当地的加工成本和加工费用作一些大概的统筹。这样，当供应商报价时，就可以大概算出供应商的报价是否合理；如果涉及到的工艺超过采购的专业范畴，一般就需要公司的工程技术人员从旁协助，以其达到最好的谈判效果。　　（二）在产品设计时多加考虑使用市场普及的工业标准原料或零件。　　利用协办厂的标准与技术，为不同的产品项目或零件使用共通的设计、规格或使用工业标准零件，可增加原材料取得的便利性，大大减少自制所需的技术支援，降低制造成本，从而降低生产成本，以获得更大的效益。　　（三）选择适合自已公司发展的供应商。　　选择合适的供应商是采购管理的重要工作，供应商的好坏接决定企业的采购工作是否有效、采购成本能否得到控制。一个好的供应商能跟随着企业共同发展，能为企业的发展出谋划策，能为企业节约成本，并和企业充分进行优势互补。具体而言，好的供应商能够能提供差异化的产品、有一定的价格优势、资金保障、品牌推广实力，能够理解市场和消费者得需求。只有这样的供应商，才能让企业没有售后顾虑，让合作愉快并持久。　　（四）熟悉所采购材料的价格组成。　　了解成本结构的基本要素组成才能为企业的准确核价打下基础，以此为前提的有目的的谈判，才能够做到知已知彼，百战百胜。如果采购者不了解所买物品的成本结构，就不能算是了解所支付的价钱是否为公平合理的价钱，同时也会失去许多降低采购成本的机会。　　（五）提高谈判技巧。 　　谈判是买卖双方为了各自目标，达成彼此认同的协议过程。谈判并不只限于价格方面，也适用于某些特定需求。采购谈判需要派有专业知识，有一定的谈判经验与技巧并且对市场有一定的了解的工作人员，并实行买卖双方高层及经办人一季度一会晤，解决前期存在的不良现象，提出往后的发展目标及战略目标，让供货商建立一个明确思想，全力配合合作伙伴的开发过程。　　（六）集中采购和联合采购。　　任何人都懂的道理，批量愈大，所摊销的费用愈低，议价的空间也会越大。采购计划人员需把好此关，避免企业内部各自采购，造成组织内不同单位以不同的价格向同一个供应商采购相同零件，但彼此并不知的情形，无故丧失节省采购成本的机会。　　（七）从运输环节上加以控制。　　原材料运输成本上涨很容易被忽视。在这一环节中，有非常多不必要的隐性成本可以节约。例如：通过收取过高的运输费用，供应商可能将运输成本作为其业务利润的另一个，这些较高的成本被转嫁给毫无防备的客户。如果没有控制流程，这些费用就可能对原材料的运输成本产生巨大影响。由于专注于以合适的价格获得数量适当的产品，采购经理人并不会太考虑运输成本。在某些情况下，采购人员可能并不负责其采购产品的运输费用，而只是对单位产品的成本负责。因此，采购人员可能选择效率低的运输模式或者运输服务商，从而导致不必要的运输成本。一些时候，采购部门可能会选择错误的运输模式。例如，有些没有经验的采购专员在规定的交货期一味强调“尽可能快”的运输方式，这使得供应商在选择运输提供商时并没有综合考虑其它方面的因素，导致成本增加。基于以上问题的考虑，对原材料运输环节中的节约问题提出以下几点意见： 　　1、确定谁为原材料运输掏钱。有些供应商喜欢将原材料运输成本包括在产品的价格之中。需要特别小心这种做法，因为供应商可能会提出最小订单数量要求，并可能导致成本的增加。　　2、利用运输规模获得成本的降低。将进货、出货和退货运输合计在一起，这样能够提高企业谈判力量，从而可以获得更高的总体运输成本折扣。保证运输商能提供原材料运输的折扣，并将在原材料采购端节约的运输成本纳入整个公司的奖励体系。考虑建立一个专门的平台来记录每一家物流服务商的服务数量，以使采购总额折扣最大化。　　3、制订全面的供应商管理计划。该计划不仅需要定义供应商期望，还需要提供评估和反馈供应商绩效的方法，这是保证原材料运输流程具备一致性和可靠性的最有效方法之一。除此以外，该计划还需包括路线指南，涉及的内容有包装箱标签、装箱单、提单指南、指定运输商和不遵守条例的惩罚制定等。　　4、发展牢固的供应商关系。在原材料物流管理中最容易被忽视的因素是与原材料供应商和运输商之间的关系。一些厂商试图通过书面合同和业绩指标来管理这种关系。虽然这些很重要，但与供应商和运输商的紧密合作关系，经常可以在你遇到问题时，简化解决流程。许多改善流程的想法来自于合作，而不是严格执行协议。□　　（单位：中国石化齐鲁石化分公司财务部）'