易助客户实施手册-附件

'易助客户实施帮助手册易助客户实施帮助手册附件神州数码管理系统有限公司SMB事业部编-1- 易助客户实施帮助手册附件附录一：易助安装硬件及软件环境配置说明4附录二：易助系统标准流程71.销售管理系统72.采购管理系统113.库存管理系统164.应收应付管理系统195.生产管理26附录三：编码原则规范31第一节物料编码的意义31第二节物料编码的原则32第三节物料编码的方法36第四节系统物料编码的处理特点43附录四：编码方案示例46例一：某企业冰箱材料分类与编码46例二：某机械加工厂的物料编码原则47例三：某柴油机生产厂的物料编码原则48例四：某自行车厂的编码原则方案51附录五：ＢＯＭ结构示例58例一：某锅炉产品的BOM结构图58例二：某手机键盘的BOM结构图59附录六：Excel文件数据转入使用帮助60附录七：主要阶段基础数据准备进度表65附录八：主要阶段基础数据检核表68附录九：仿真演练表格731.易助ERP流程调整确认通知单732.仿真演练流程签到及检查表74附录十：期初余额导入进度表75附录十一：月结会议纪要示例76附录十二：月结及定期报表检核表77附-107- 易助客户实施帮助手册附录十三：ERP系统运行管理制度范例80一总则80二职责80三数据81四系统管理81五检查与考核82六奖励与处罚82附录十四：内部ERP推行定期会议纪要83附录十五：数据库即时备份操作84附录十六：数据库备份计划设置86附录十七：易助更新相关设置及工具使用89附录十八：易助客户端安装设置说明102附-107- 易助客户实施帮助手册附录一：易助安装硬件及软件环境配置说明1.网络版需求：1-1.网络主机服务器(Server)端：m操作系统：lMicrosoftWindowsNTServerServicePack3以上或Windows2000Server以上。lMicroSoftSQLServer2000。 m硬件需求：设备需求CPUPentiumⅢ700内存256MB以上硬件空间3GBHardDisk(视您的数据量而定，建议至少保留10GB以上)屏幕分辨率800×600以上光驱一台1-2.工作站(client)端:m操作系统:lMicrosoftWindows98中文第二版(不建议使用)lMicrosoftWindowsNTWorkStationServicePack3以上lMicrosoftWindows2000Professional以上 m硬件需求：设备需求CPUPentiumⅢ700以上内存256MB以上硬件空间1.0GBHardDisk光驱一台※网络版须安装TCP/IP,并指定IP地址.2.单机版需求:m操作系统:附-107- 易助客户实施帮助手册lMicrosoftWindows98中文第二版(不建议使用)lMicrosoftWindowsNTWorkStationServicePack3以上lMicrosoftWindows2000Professional以上 m硬件需求：设备需求CPUPentiumⅢ700内存256MB以上硬件空间3.0GBHardDisk(视您的数据量而定，建议至少保留10GB以上)光驱一台2．仅仅了解安装和环境是不够的，要稍微知道在安装后目录的情况和其他一些基本功能2-1．目录解析易助系统的文件都是放在你所安装的目录下面的tpa文件夹下面：目录名称说明bin存放DLL文档database供存放标准数据库lastcdn报表上次条件保存目录log记录文件，命名规则请参阅。logprog程序记录文件logconfirm审核记录文件logother其它非上述二者modify用户自订程序rptformat报表格式保存目录sound存放声音文档user用户设置档注意：1、＼bin文件夹下面是程序，以后在运行系统中，发现了异常情况，顾问可能给你发一个最新的程序文件，到时候你就放在这个文件夹下面；附-107- 易助客户实施帮助手册2、modify文件夹下面是自定义的格式文件,在实施项目过程中，我们要经常自定义很多的单据格式,如果需要删除或者其他的修改工作,就找到这个文件夹3、tpa文件夹下面有个tax文件夹，下面有几个word格式的文件，在那里面可以查看到一些自定义的文件说明。2-2．重点程序说明1、tpa文件夹下面.exe程序（1）tpabak:自动备份程序，适用于在运行系统过程中数据库的自动备份；（2）tpatask:在打开系统的方式之一是在任务栏里边，如果你在某一天发现任务栏里边没有相对应的程序时，可以找到这个程序双击就OK了；（3）TPAMAIN：易助启动程序；（4）plusupdate：系统更新程序。2、在以后工作中系统维护的注意事项，学习系统备份和升级的办法（升级方法见实施步骤中的最后一项即第十项）Ⅲ、如果公司除了在局域网以外，还有远程操作的作业。这个就需要通过其他的软件或者工具进行操作。首要的工作是Internet网络的建立，然后是服务器IP地址的固定。IP地址固定的方法一般情况下是到当地的电信、网通等网络部门申请固定的IP，如果因为费用问题，那也可以用网络上的域名解析等第三方软件来实现，例如花生壳（可以参考网站www.oray.net）等网络工具；IP地址固定下来后，可以通过TerminalServer程序来体现远程访问服务器的效果，但是易助系统有一个很好的工具就是工作站联机程序只在这里录入固定好的IP地址就OK!附-107- 易助客户实施帮助手册附录二：易助系统标准流程1.销售管理系统销售报价流程作业说明客户业务研发/财务报价单建立NN报价单Y修改报价要求报价单确认FAX客户确认报价单Y计价表商品估价核准报价单历史报价新商品新商品报价时应由研发单位之BOM参考工资率及制造费用估出销货成本并建议报价旧商品报价时参考现行核和价单及过去历史交易记录重新报价输入报价单打印报价单主管核准(文件签核)客户同意报价于报价单生效日期当日进行报价单确认附-107- 易助客户实施帮助手册业务接单流程作业说明客户业务生管成品仓库库存销货流程N订单凭证NYY回复订单凭证接单否客户订单客户订单判断是否可接单条件如；单价,交期,数量..等订单资料输入打印订单凭证判断是否有库存，有库存者直接销货,无库存者发工单生产订单建立订单凭证工单开立及发放流程附-107- 易助客户实施帮助手册销售出货流程作业说明业务生管成品仓/资材会计客户销货单建立NY销货单销货单销货单销货单单修改VU.进度追踪销货单销货单备货销货单核准N签回销货单出货南可出货预计出货表确定可出货预计出货表：即订单未出明细表依订单输入销货单资料打印销货单凭证销货单交成品仓库单位备货确定销货数量成品出货销货单签回Y附-107- 易助客户实施帮助手册销售退货流程作业说明客户业务品管单位成品仓库销退单建立销退通知销退通知修改VU.YN销退单销退单销退单确认点收销退单确定入库别FM,4QC销退单审查GP3销退单判断销退原因可接受性接受销退品者输入销退单资料打印销退单主管审查品管针对销退品检验,良品及不良品应区分库别存放仓库点收数量销退品入库销退单确认附-107- 易助客户实施帮助手册2.采购管理系统采购询价流程作业说明供应商业务研发/仓库询价单建立询价单历史价格询价单修改核准询价单由研发或仓库提出相应采购需求后，业务进行询价供应商报价旧商品询价时参考及过去历史交易记录比较录入生效的询价单打印询价单主管核准(文件签核)发出新的价格信息商品报价询价要求采购需求附-107- 易助客户实施帮助手册请购作业流程作业说明请购单位物管采购请购单建立采购流程请购单更新采购底稿单或采购单请购单询价（询价单）退回YN请购单请购单修改Y核准审查请购单签核请购单请购单请购单请购单位依需求输入请购资料,请购资料必须载明品号,数量及需求日期打印请购单主管核准请购单交物管物管审查需求是否有其它方法替代及其合理性,应以避免产生库存存货为最高原则请购单签核（凭证上）采购单位依请购单需求进行采购询,比,议价作业,决定采购厂商,单价及数量并锁定请购资料将请购资料拋转成采购单下接采购流程附-107- 易助客户实施帮助手册采购下单流程作业说明供货商采购会计采购单采购单采购单建立采购来源检视进入采购预交追踪管理NFAX采购单审核采购单采购联络作业采购来源计有以下几种1.请购单2.询价单3.采购底稿更新4.采购计划发放5.独立采购需求输入采购单资料,以下字段请确实输入；收料库别,预交日,数量及单价采购单位主管审查及核准,审查之要项为单价及对象打印采购单采购单审核采购单FAX厂商追踪表计有1.采购未进明细表核准Y采购单修改采购单附-107- 易助客户实施帮助手册采购进货收料流程作业说明供货商资材品管会计收料单建立验收单N验收YN退回送货单送货单收料单收料单核对资料厂商到货厂商交货时应于交货单上注明采购单号及品号输入收料单时即为到货登记,厂商如未标示采购单号者,请以厂商预计进料表查询之请检视收料单上之料品规格,交货数量及交货日期是否正确打印收料单可依据情况设置是否做来料检验。验收退回单验收单验收退回单验收单验收进货单输入验收数量验退单输入Y附-107- 易助客户实施帮助手册采购退货流程作业说明供货商采购资材会计退货单建立良品退回不良不良品货物点交退货事宜联络退货单确认品管确认资材备货退货单退货单厂商退货通知资材单位应将退货之资料PASS采购单位：如交货厂商采购单号﹑退货数量..等退货单建立时应注意单价,如果退货不再交货时应确定要指定结案处理打印退货单退货料件品质再次确认退货单退货单退货单退货单附-107- 易助客户实施帮助手册3.库存管理系统调拨流程作业说明转出仓库转入仓库会计调拨单调拨单N调拨单建立Y调拨单调拨单修改资料仓库备料作业调拨单审核调拨单确定转出库之库存量并作转入及转出资料建立打印调拨单转出及转入单据及实物核对库存资料异动资料审核-核对签收附-107- 易助客户实施帮助手册非工单领用流程作业说明需求领料单位仓管会计输入调整领料单领料单领料单领料单确认仓库备料领料单领料料件点收领料单领料单领用需求修改NY非工单之领用可使用本流程进行领料作业,本作业适用管理费用及制造费用所属之材料领用,以及低值易耗品办公用品等领用请由库存系统之异动单据建立作业中输入领料单数据,请注意单别及部门数据之选择打印领料单主管核准核准附-107- 易助客户实施帮助手册盘点流程作业说明资材物管会计N盘点清单盘点向导信息产生盘点调整单审核N盘点单盘点单原因追踪与调整盘点卡盘点更新盘点资料建立核对盘盈亏报表账面量重计入出库解冻实盘与复盘冻结库存进出依库别或循环盘点码进行盘点计划拟定打印盘点数据清单核对盘点品号资料打印盘点卡设置好关帐年月通知盘点当日进出库全部暂停复盘后回复库存进出将实盘数据输入计算机确定盘点前所有单据正确并确认打印盘盈亏报表审查及核对盘盈亏信息的正确性及合理性执行盘点资料更新盘点单确认实盘资料输入核对盘点单YY附-107- 易助客户实施帮助手册4.应收应付管理系统预收货款作业流程作业说明客户业务单位出纳/会计预收发票建立退回修改修改核准收款单收款单审核核对现金或支票收款单收款单凭证支票或现金支票或现金客户缴交支票或现金输入收款单资料时,冲销应收账款时取单打印收款单凭证收款单建立附-107- 易助客户实施帮助手册应收账款作业流程作业说明业务单位会计客户N应收账款管理发票寄出发票销售发票单确认退件核对销售发票单NY修改核准销售发票单凭证销退单销货单已审核的销货单及销退单由销售发票建立作业逐笔挑选单据结账，成立应收账款。打印销售发票单主管核准会计核对销售发票建立附-107- 易助客户实施帮助手册收款作业流程作业说明业务出纳人员会计收款单建立现金或支票缴款单缴款单N退回Y支票或现金收款单修改NY收款单确认收款单收款单核准收款单核对缴款单现金,支票现金,支票业务单位收到客户的现金或应收票据或有价证券等凭证由业务人员填写缴款单,缴款单应经过业务单位主管核准凭证由出纳人员进行核对及审查输入收款单资料,如果收款资料乃根据订单有预收货款者,收款单必须输入订单号码,并于缴款单上注明收款单单号打印收款单凭证,亦可不打印收款单以缴款单为凭证出纳主管核准（并盖印）收款单交会计单位审查收款单审核附-107- 易助客户实施帮助手册预付款作业流程作业说明厂商采购出纳会计修改NY支票请款单YN请款单退回退回修改YN核准付款单请款单预付货款事宜协商付款单审核支票支票寄出核对付款单请款单核准采购填写请款单采购单位主管核准请款单交出纳单位出纳开立支票或以现金或其它有价证券付款并依预付货款输入付款单建立打印付款单凭证,亦可以直接以请款单为凭,付款单资料不印出出纳主管核准盖印会计单位核对付款单建立预付发票建立附-107- 易助客户实施帮助手册应付账款作业流程作业说明出纳会计发票采购发票凭证采购发票审核退货单YN收料单N核准收料单退件核对修改修改采购发票Y退货单已确认之收料单及退货单由采购发票建立作业逐笔挑选单据检查与修改打印采购发票凭证主管核准会计核对应付账款单建立应付账款管理附-107- 易助客户实施帮助手册付款作业流程作业说明采购/外包单位出纳会计付款单建立付款单审核N付款单修改退回Y支票或现金采购发票发票现金,支票采购发票NY付款单核准付款单付款单核对开票或现金核对采购发票及票据及金额之正确性出纳主管核准并盖印付款单资料输入打印付款单凭证亦可直接于采购发票上注明,如此付款单即不再打印付款单资料核准附-107- 易助客户实施帮助手册委外业务结账流程作业说明委外单位会计应付账款管理委外退货单委外进货单修改修改加工明细建立已确认的委外进货单,委外退货单及工艺之移转单主管核准会计核对YN核准对帐委外明细表厂商对账单发票委外明细表厂商对账单附-107- 易助客户实施帮助手册5.生产管理生产计划作业流程作业说明业务生管物管采购客户订单客户订单业务接到客户订单编制内部订单生管依内部订单展开批次生产计划,是用于采购物料需求展开及订单交期和生产计划数据的设定执行批次需求计划,当对库存物料数量有疑问时,须选择净需求维护由批次生产计划产生多阶料件之生产计划,调整项目主要是开工日期,完工日期及生产线。并检视物料需求是否正确生产计划有修改时若非尾阶产品应该再执行一次LRP,来源为计划来源如果采购计划无法满足者,应与生管进行协商,修改生产计划,重算采购计划直到计划可执行为止确定批次生产计划无误再办理锁定及发放将生产计划发放为工单将采购计划发放为采购单物料需求计划产生物料需求计划维护冲突计划之协商与调整生产计划调整与发放工单建立采购计划调整与发放采购流程附-107- 易助客户实施帮助手册工单作业流程作业说明生管物管生产/厂商备注生产制造需求：1.依订单或计划库存的需求开立成品工单2.物控根据成品工单运行MRP生成的半成品工单3.列印工单凭证：生产制造需求工单输入审核工单工单凭证2工单凭证工单凭证生管单位可于生管系统打印『生产进度表』及『订单生产进度表』供预计工单后续跟催数据查询参考附-107- 易助客户实施帮助手册生产领料作业流程作业说明生产仓库会计备注1.工单领料需求：生产依工单排出货排程表，仓库参照工单，按照生产的出货排程表所需求的物料来发料2.仓库输入领料单：3.打印领料单凭证：由仓库打印领料单凭证，送生产制成审核，一份4.核准否Y/N：由生产单位审查是否核准此领料单(如审核有差异需重新修正领料单数据或作废此单据)5.生产部门确认所收物料与凭证相符合，生产部门审核领料单6.领料单凭证打印：仓库打印审核以后的领料单，分别送到各部门工单领料需求领料单输入领料单凭证核准否Y/NY审核领料单领料单凭证2N领料单凭证领料单凭证追踪欠料：工单欠料明细表附-107- 易助客户实施帮助手册生产退料作业流程作业说明生产品管仓库会计备注1.厂内工单退料需求：厂内工单所发材料不良换料或因工程问题REWORK材料替换或其它作业疏失材料溢发等多余材料退回需求退料单输入2.退料单输入：由生产部门于制令系统『退料单』输入退料单数据3.打印退料单凭证：由生产单位打印退料单凭证：分别交由品管，吴经理签名审核4.核准否Y/N：由生产单位审查是否核准此退料单(如审核有差异需重新修正退料单数据或作废此单据)仓库根据凭证审核退料单打印凭证交由各部门留底工单退料需求退料单凭证核准否Y/NY退料单凭证2N审核退料单凭证退料单凭证附-107- 易助客户实施帮助手册生产入库作业流程作业说明生产仓库会计备注1.厂内工单入库需求：厂内工单生产完成后，产成品完工入库需求2.产成品交由品管检验3.生产部门参照入库实际输入“生产入库单”：4.仓库根据实际入库数量核对“生产入库单”，进行审核5.入库单凭证存查：入库单凭证共两联，由仓库、会计单位存查生产入库需求核准否Y/NY入库单输入2生产进度表审核入库单凭证入库单凭证附-107- 易助客户实施帮助手册附录三：编码原则规范编码原则详述说明：以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码原则同样适用于系统的客户编码、供货商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其它需要编码的任何项目等。第一节物料编码的意义  物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而借着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下：Ø       增强物料资料的正确性物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不至于发生。Ø       提高物料管理的工作效率物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。Ø       利于电脑的管理物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。Ø       降低物料库存、降低成本附-107- 易助客户实施帮助手册物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。Ø       防止物料舞弊事件之发生物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。Ø       便于物料之领用库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。Ø       便于压缩物料的品种、规格对物料进行编码时，可以对某些性能相近或者相同的物料进行统一、合并和简化，压缩物料的品种、规格。 第二节物料编码的原则物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则：l        简单性l        分类展开性l        完整性l        单一性l        一贯性l        可伸缩性l        组织性l        适应电脑管理l        充足性l        易记性延续性附-107- 易助客户实施帮助手册一、简单性编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。二、分类展开性物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进制，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进制，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。需要分类的项目第一种分类方法第二类分类方法第三类分类方法1111001012120202313030341411045152210561622067221230782233089234410910244210112543111226551213331661131432621415336315附-107- 易助客户实施帮助手册163477161735881718369918（表一）三、完整性在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。 四、单一性物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。 五、一贯性附-107- 易助客户实施帮助手册物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。 六、伸缩性物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。 七、组织性物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或数据。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。 八、适应电脑管理电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其它符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。 九、充足性物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。十、易记性附-107- 易助客户实施帮助手册在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。十一、延续性参照企业原有的编码体系，在原有编码体系能满足企业现在以及将来需求的前提下，应尽量考虑企业的习惯。这样便于企业生产活动的延续性，也有利于数据的整理工作。第三节物料编码的方法目前工商企业所采用的物科编码方法，主要有下列几种：1.阿拉伯数字法2.英文字母法3.暗示法4.混合法一、阿拉伯数字法阿拉伯数字法，是以阿拉伯数字作为物料编码的工具，采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解，只是需另外准备物料项目与数字的对照表，又要记忆对照项目，因此有关人员必须经过一段时间的训练与适应才能运用自如。以阿拉伯数字做物料编码的，较常见的有下列几种：ü       连续数字编码法ü       分级式数字编码法ü       区段数字编码法ü       国际十进制分类法附-107- 易助客户实施帮助手册1．连续数字编码法连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列，然后自1号起依顺序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号，只是顺序编码除显示编码时间的先后，往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内，例如：1078为3/8“×3/4”之六角铁制带帽螺栓，而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8“×1”,其物料编码无法插入（因过去没有库存或采用这种物料，故无编码），故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一起，现在物料编码相距如此遥远，在物料管理、仓储管理上很不方便。 2．分级式数字编码法分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如此已继续进行下去。在分级式数字编码法中，任一物料项目只有一个物料编码。表二为三种属性的阶级式数字编码法，共可组成36个（3×4×3）编码，这种方法的优点一方面显示编码的规律性，一方面达到一物料项目仅有一编码的目标，其缺点是无用空号太多，一方面显得浪费累赘，另一方面常导致物料编码位数不够用。来源（大类）材料（中类）用途（小类）1=自制1=非铁金属1=零部件2=外购2=钢铁2=包装用料3=委外加工3=木材3=办公用品 4=化学品 （表二）3．区段数字编码法区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少，而仍能达到物料编码的目的。例如有附-107- 易助客户实施帮助手册64项，分为5大类，其情形如下： A类12项B类10项C类17项D类15项E类10项合计64项（表三）上述情形，如用阶级式数字编码法必须3位数，但如改为区段数字编码则仅需二位数即可，其情形如下：类别分配编码剩余备用编码A类12项（01-20）8项B类10项（21-37）7项C类17项（38-61）7项D类15项（62-83）7项E类10项（84-99）6项（表四） 4．国际十进分类（U.D.C.）这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创，其方法新颖而独到，可以无限制展开，颇受欧洲大陆各国的重视。1895年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础，作更进一步发展，其后经众多数学专家的确究与发展，最后完成所谓国际十进制分类法（UniversalDecimalClassification），目前已有许多国家采用为国家规格。附-107- 易助客户实施帮助手册所谓国际十进制分类法是将所有物料分类为十大类，分别以0至9之数字代表之，然后每大类物料再划分为十个中类，再以0至9之数字为代表，如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。其情形如下：6应用科学62．工业技术621．机械的工业技术621．8动力传动621．88挟具621．882．螺丝、螺帽621．882．2各种小螺丝621．882．21金属用小螺丝621．882．215丸螺丝621．682．215.3平螺丝 采用国际十进分类的物料编码，如编码编至三位数字之后仍须继续延长时时，即应加以“.”符号以表示划分，国际十进分类法可无限展开，任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统，国际十进分类法所能运用之符号只有十个（0-9），故使编码趋长而又无暗示作用，实在美中不足。 二、英文字母法是以英文字母作为物料编码工具的物料编码法。英文字母中附-107- 易助客户实施帮助手册I、O、Q、Z等字与阿拉伯数字1、0、9、2等容易混淆，故多废弃不用，除此之外，尚有23个字母可利用。如以A代表金属材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表铁金属，以AB代表铜金属......，英文字母在我国已经相当普遍，是可用的物料编码方法。三、暗示法暗示编码法是指物料编码代表物料的意义，可自编码本身联想出来。暗示编码法又可分为：l        字母暗示法l        数字暗示法1.英文字母暗示法：从物料的英文字母当中，择取重要且有代表性的一个或数个英文字母（通常取主要文字的第一个字母）做为编码的号码，使阅读物料编码者可以从中想象到英文字文字，进而从暗示中得知该物料为何物。例如：VC=VariableCapaciter(可变电容器)IC=IntegratedCircuit(集成电路)SW=Switch(开关)ST=SteelTube(钢管)BT=BRASSTuber(黄钢管)EP=EarPhone(耳机)2.数字暗示法：附-107- 易助客户实施帮助手册直接以物料的数字为物料编码的号码，或将物料的数字依一固定规则而转换成物料编码的号码，物料编码的阅读者可从物料编码数字的暗示中得悉该物料为何物。物料编码代表的意义：例1：××××××××××——————————类小类形式长度厚度例2：电阻值的编码编码电阻值0050.5Ω0505Ω10010Ω101100Ω1021000Ω10310,000Ω104100,000Ω1051,000,000Ω（表五）例3：钢筋直径的编码编号钢筋直径1212mm1616mm1919mm2525mm（表六）附-107- 易助客户实施帮助手册例4：钢球轴承轴径之编码，其编码为轴经（限于轴经20mm至200mm）mm数的五分之一。 编码轴径0525mm0630mm0735mm（表七）四、混合法混合法物料编码系联合使用英文字母与阿拉伯数字来作物料编码，而多以英文字母代表物料之类别或名称，其后再用十进制元或其它方式编阿拉伯数字号码。这种物料编码方法较十进制，采用符号较多，故有不少企业乐于采用此种方法。例如：M=金属物料MB=螺栓、螺丝及帽MBI=带帽螺栓MBI-100=六角铁制螺栓带帽MBI-106-6=3/8"x3/4"六角铁制螺栓带帽MBI-106-8=3/8"x1"六角铁制螺栓带帽MBI-106-9=1/2"x1"六角铁制螺栓带帽 附-107- 易助客户实施帮助手册第四节系统物料编码的处理特点一、灵活地解决物料编码的修改问题物料的编码原则上不允许修改，但由于各种原因，如：制定物料编码原则时预留范围不够，需要扩充；新物料编码时物料的类别分配错误；随着企业的发展，使用物料类型的变化，原来的编码原则需要更改或细分等。当这些事情发生时都需要对现有的物料编码进行修改，否则物料的编码原则将失效。综上所述，物料编码的修改在很多情况下是因为物料的类别变化引起的，物料编码中所携带的物料类别信息越多，则物料编码越需要频繁地修改，以下举例说明。例：某企业的零件编码由5位数字组成，第一位是产品类型码，用“1”表示“单面台秤”，用“2”表示“双面台秤”，第二位表示“组件”，用“1”表示“齿轮组件”，用“2”表示外壳组件，后三位为顺序号，起初企业只有一个类型的产品叫“单面台秤”，用“01”表示“单面台秤齿轮组件”，“02”表示“单面台秤外壳组件”，单面台秤齿轮组件中的零件“大齿轮”的编码是“11006”。后来企业又陆续开发了一系列新产品，如“双面台秤”、“健康称”、“厨房称”……，其中都用到了“单面台秤”中的一些部件，企业希望将这些组件重新分类，用第一位“0”表示通用件，将“大齿轮”（编码11006）归类到通用组件中，则其编码需改为“01006”。允许用户简化物料的编码方案，尽可能减少物料编码中过多的类别信息，代之以顺序号，这样物料编码将比较简短，容易实现电脑录入、存储，有关类别信息将另外存储，不在编码中携带，这样，当物料的类别改变时，只需更改其类别，而原有的代码不变。这样会大大减少物料编码的改变频率。同时，还允许用户可在任何时候修改物料编码，且不会影响以前的资料。 附-107- 易助客户实施帮助手册二、物料分类更加灵活、细致物料类别管理采用分级管理，用户可根据需要设置物料类别及细分类别，原则上对级次不限制。用户可以根据需要随时调整物料的类别，达到统计、分析的目的。 三、使用技巧如果完全按照顺序号进行物料编码，虽然编码简短，但不容易记忆，如果编码中携带了物料的类别信息，则不易修改。一般地，根据企业的具体情况，采用二者结合的方法。有以下原则可参考：当物料种类比较少时，如1000种以下，可较多地携带类别信息如：600型扫描仪，编码为SCAN6001200型扫描仪，编码为SCAN1200PⅡ300Mhz处理器，编码为P2CPU300PHILIPS显示器，编码为CP001（CP表示电脑部件）IBM显示器，编码为CP002（CP表示电脑部件）当物料的种类较多时，如5000种以上，可不携带或少携带类别信息如：3/8"x3/4"六角铁制螺栓带帽，编码为：58723/8"x1"六角铁制螺栓带帽，编码为：58731/2"x1"六角铁制螺栓带帽，编码为：5874毛衣（红色）：3002R(用R表示红色)毛衣（黄色）：3002Y(用Y表示红色)附-107- 易助客户实施帮助手册记住毛衣为3002，可联想出红色3002R，绿色3002G……将来可能会变动的物料类别信息或物料属性最好不要将其作为物料编码的一部分，而将其放在物料的类别信息中。如果用户目前已经存在旧的物料编码，而且所有人员已经熟悉，不到万不得已，最好不要修改，继续沿用以前的代码，便于企业生产活动的延续性，也有利于数据的整理工作，可减少许多工作量。附-107- 易助客户实施帮助手册附录四：编码方案示例例一：某企业冰箱材料分类与编码1.     代码基本形式××××××××××12345678910大分类中分类小分类整个代码由十位数字组成，同样规格和材质的物料编码相同。2.     大分类是由前两位数字代表，31表示冰箱3.     中分类由第3、4、5位三位数字表示 1板金类2金属类3塑料橡胶类01外箱组件01铁01挤压弄（射出）02内箱组件02铜02成型（真空与冲床成型）03门组件03铝03吹气盛开04蒸发器组件04锌合金04剪型05底座组件05其它金属05模内加热加压成型屑06凝结器组件 06橡胶07其它零件 07管棒类  08其它4电工器材5绝热材料6杂类01电装品部分01玻璃纤维01纸类02电线02保利龙02胶带类附-107- 易助客户实施帮助手册03其它 03玻璃类  04海绵类  05木类（表八） 4.     小分类为5位数（6、7、8、9、10），前4位是流水号码，最后一位表板金类表面处理编码。0表示未电镀、未喷漆、及表面不需要处理之零件1表示喷漆2表示电镀3表示研磨 5．分类编码实例3110700012表示板装饰条用夹板 例二：某机械加工厂的物料编码原则该企业考虑目前物料的总数有4000种左右，考虑到将来的发展，制定以下物料编码原则：××××××123456附-107- 易助客户实施帮助手册前5位为顺序号，以分段的方式将物料分为20大类，最后一位表示零件的特征码,A表示冲压工序已完成，B表示零件加工车间已完成、C表示电镀车间已完成、D表示喷漆车间以完成。如：00012A十字架上托（已冲压成型）00012B十字架上托（已钻孔）00012C十字架上托（已电镀） 例三：某柴油机生产厂的物料编码原则所有物料编码分四段，先后顺序为“物料类别、物料特征码、顺序号、后缀”××××……××……×物料类别物料特征码顺序号后缀(可选)1.物料类别物料类别用一位数字或字母表示，用来区分产品、零部件、原材料、辅助材料……2.物料特征码物料特征码用3-8位数字或字母表示，用来表示识别该类物料的特征代码。每一类物料可取不同宽度的特征代码，如：产品的特征码可取3位，用来表示产品的系列号及其它特征，而零部件的特征码可取8位，用来表示零部件所属的产品号及其图号。一旦确定了某类特征代码使用的位数，则所有该类物料的特征码必须按照指定的位数编码。代码不足指定位数的可用其它字母或数字补充（用字母补充时一般用字母“N”，），代码超过指定位数的可进行简写。对特征码，也可进行细分，如特征码总长度为6位，则可用前两位表示一种信息，中间两位表示一种信息，后两位表示一种信息。附-107- 易助客户实施帮助手册3.顺序号顺序号用来表示某一物料在该类物料中的编码顺序，是为了区别同一类物料中的不同物料而设计的。顺序号的长度可根据该类物料的多少确定，但要考虑编码将来的扩展，保留一定的余地。不同类别的物料可以取不同长度的顺序号，如：用三位就可表示从‘000’到‘999’共1000种物料。顺序号的长度一旦指定，则该类物料的所有顺序号位必须按指定的长度编写，不足长度的前面用’0’补充。如：001,002,003,090,445等是正确的，不能用’10’表示第10种物料，而应用‘010’来表示。4.后缀后缀用一位字母表示，可以用来区分相同名称、规格或图号而材质、加工工序或颜色不同的零部件或产品、原材料。这样，可以用相同的特征代码和顺序号表示出同一图号的零部件或产品的不同状态。如：C325002R,表示产品325002红色C325002G,表示产品325002绿色L3421007A,表示零部件3421007已冲压成型L3421007B,表示零部件3421007已零件加工L3421007C,表示零部件3421007已电镀后缀是可以选择的，可以使用，也可以不用，根据具体情况而定。5.举例：如：产品的编码原则定为：×××××××一位字母‘C’四位特征码两位顺序号附-107- 易助客户实施帮助手册则产品内销机-S195-S195长单机的代码可编为： CS19501内销机-S195-S195方单机的代码可编为： CS19502内销机-S195-S19545W的代码可编为： CS19503零部件的编码原则为：×××××××××××××一位字母‘L’八位特征码三位顺序号一位后缀用特征码表示产品及图号的缩写，后缀表示零部件加工的状态。例，专用件或借用件的编码：内销机-S195-S19545W缸套的图号为0101，零件顺序号为03则其代码为可编为：LS195010103[LS195010103]，后缀不用。通用件的产品编码：通用件因为不专于任何一个产品序号，其产品特征码可定义为：TTTT或其它有代表性的字符。如果上例中的内销机-S195-S19545W缸套属于通用件，则其编码为：LTTTT010103。 注意事项：1.如果使用字母和数字混和编码时，应避免使用字母O、I、Z等字母，以免书写时与0、1、2相混淆；2.编码中尽可能不用-、#、*等这些无意义的符号（只是为了区分编码的段，而没有任何含义），因为这些符号不便于电脑输入，而且会使编码太长；附-107- 易助客户实施帮助手册3.确定编码方案时一定要保留足够的空间以方便以后的扩充；为了使编码便于书写和录入电脑，编码在满足一定的要求下应尽可能简短；4.凡是库存中可能出现的物料都必须予以编码；5.每种物料只能有一个编码，同样，一个编码只能在库存中找到一种物料，一一对应。例四：某自行车厂的编码原则方案一、成品类**********表1表2表3表4流水号表1：1成　品2原材料3半成品表2：(车种)1内销自行车2内销电动车3出口自行车4出口电动车表3：（架型）1轻便车2山地车3跑　车4异型车5童　车6轻摩化7简易助力8普通电动表4：（品牌）01新天地02奔马03黄浦04欧灵05康赛06阿魔尼……99其他附-107- 易助客户实施帮助手册举例：成车为轻便自行车、品牌新天地：1110100000二、原材料类1.毛坏类****　　******表1表2表3表4流水号表1：1成品2原材料3半成品表2：1毛坯2零件3油漆4间接材料表3：1自行车2电动车表4：1车架2前叉3泥板4链罩5塑件例：1）2111100001巨新26女捷车架（13/8胎、395双片、加长叉立）2）2122700008威利克24电动车减震前叉（中拉、带水壶孔）3）2113100001大通26*48公主4孔轻便车泥板4）2124600001富阳助动车链罩（眼距400）2.零部件类附-107- 易助客户实施帮助手册**********表1表2表3流水号表1：1成品2原材料3半成品表2：1毛坯2零件3油漆4间接材料表3：01前轴皮02后轴皮03辐条04内胎05外胎06垫带07车锁08闸线09车闸10抱闸11筐叉12八件碗13中轴14链条15脚蹬16飞轮17把横18把立19把套20闸把……75电池盒例:2001XXXXXX闸把前轴皮山地附-107- 易助客户实施帮助手册3油漆类*****　　*****表1表2表3表4　流水号表1：1成品2原材料3半成品表2：1毛坯2零件3油漆4间接材料表3：01A级系列02马赫系列03晶莹系列04阿魔尼系列05巨风系列06美利系列07美亮系列08金属系列09珠光系列10太系列11阳极系列12普通系列表4：1亮光2消光例:23011XXXXX油漆A级亮光4．间接材料类**********表1表2表3流水号表1：附-107- 易助客户实施帮助手册1成品2原材料3半成品表2：1毛坯2零件3油漆4间接材料表3：01淋化液02稀料03液化气04底漆05金油06包装三、半成品类1.色坯类例：320100010001表示：26女仿捷带扣395双片太白银********表1表2表3流水号表1：1成品2原材料3半成品表2：1轮辋2色坯表3：1轻便车2山地车3跑　车4异型车5童　车6轻摩化附-107- 易助客户实施帮助手册7简易助力8普通电动2.轮网类****　****表1表2表3表4　　　流水号表1：1成品2原材料3半成品表2：1轮辋2色坯表3：1单丝单速2双丝单速3山地4内三速表4：1铝圈2钢圈3刀圈4双层圈5塑圈例：31110000126山地钢圈客户号代码表示******客户国内/外流水号一、“1”固定为客户总称代码；二、国内/外项表示为：“1”国内、“2”国外；三、流水号4位，分别表示的客户为：0001石家庄0002衡水0003邢台0004保定0005沧州附-107- 易助客户实施帮助手册0006秦皇岛北戴河0007邯郸新0008邯郸峰峰0009张家口0010大同0011运城0012临汾……例如：国内客户石家庄：110001供应商编码原则2*****表1表2表3流水号表1：2供应商表2：1采购2委外表3：1毛坯2零件3油漆例：211001毛坯供应厂商“巨人”附-107- 易助客户实施帮助手册附录五：ＢＯＭ结构示例例一：某锅炉产品的BOM结构图锅体组磨光焊接ST感温管ST感温管锅体后盖锅体焊接ST3/8"×1"锅底杆接头2.5后盖外六角螺丝磨光冲孔车床加工材料附-107- 易助客户实施帮助手册例二：某手机键盘的BOM结构图手机键盘(P键+R硅胶)硅胶品塑料功能键塑料数字键黑片（片）胶料油墨1油墨2硅胶调剂塑胶料色粉塑胶料色粉油墨IMD薄膜（卷）油墨油墨1油墨2附-107- 易助客户实施帮助手册附录六：Excel文件数据转入使用帮助为方便公司上线时部分资料的移植，易助提供了对商品、客户、供应商的EXCEL导入，具体转入步骤如下：（以商品信息为例）1、开启‘Excel档转入-商品’作业，并选择需转入的Excel档；2、打开Excel文件所在目录，并选择相对应的Excel档；附-107- 易助客户实施帮助手册3、如需覆盖数据库中已存在的资料，点选‘已存在的资料要覆盖’按钮’;4、在点选‘下一步’之前，请确认商品资料的表结构信息(TPADEA.xml)是否存在于易助的安装目录中,否则会报以下的错误提示信息；附-107- 易助客户实施帮助手册确认之后，点选‘下一步’，画面中列出Excel档中所有商品资料的信息；5、点选‘下一步’，进入‘资料转入’页，并点选‘开始转入’；附-107- 易助客户实施帮助手册6、开始向数据库转入资料；7、资料转入完毕，并列出执行结果，点击‘转文字档’可以查看详细情况：附-107- 易助客户实施帮助手册资料转入的详细信息如下：8、打开‘商品信息’作业，查询可以发现资料已转入数据库；９、对导入的信息进行检查，有问题需修改ＥＸＣＥＬ文件，再次导入。附-107- 易助客户实施帮助手册附录七：主要阶段基础数据准备进度表主要阶段系(I)客户简称：系统别基础数据项目讨论日期编码人数据建立责任者(部门)预计完成实际完成备注□公用设置/基本信息1.用户：2.用户权限：4.公司信息数据：5.表尾签核数据：6.表尾页脚数据：7.共享参数设定：8.部门数据：9.币别汇率：10.项目数据：11.自动打印设置数据：12.每日汇率数据：13.性质类型数据：14.仓库数据：15.核算项目：□CRM1.CRM辅助项目2.客户联系人3.客户产品需求4.客户原用产品5.竞争对手6.客户问题分类7.服务知识库□订单1.进销存参数：2.客户基本数据：3.客户品号数据：4.客户商品价格：5.潜在客户基本数据：□采购1.供应商基本数据：附-107- 易助客户实施帮助手册2.供应商品号数据：3.供应商商品价格：□存货1.进销存参数：2.商品分类：3.会计分类：4.商品基本数据5.批号信息6.单据类别□生管1.生管参数：2.BOM基本数据3.工厂假日表4.人工制费科目：□工艺1.工艺信息2.工艺路线□应收应付1.账款参数2.结算方式□票据1.票据参数2.开户账号数据□会计1.自动分录参数2.客户抛转科目3.供应商抛转科目4.商品会计分类抛转科目5.工资分摊科目6.自动分录科目模板7.库存成本调整抛转科目设定8.会计参数9.会计期间设定10.会计科目11.凭证类别12.费用分摊比率设定13.常用凭证附-107- 易助客户实施帮助手册14.多栏帐格式设定15.汇兑损益结转设定16.会计报表模板□工资1.辅助项目人员类别学历2.人员信息3.基本工资项目4.工资类别5.工资项目6.计件工资模板设置7.银行信息8.银行参数□固定资产1.固资资产参数2.资产类别3.使用状况4.增减方式5.部门对应折旧科目6.资产增加单备注：附-107- 易助客户实施帮助手册附录八：主要阶段基础数据检核表正式上线日：//客户简称：检核日期：//系统别作业检核项目作业者确认备注□公用设置/基本信息1.用户：　　　　笔数（）2.用户权限：□正常□需调整4.公司信息数据：□正常□需调整5.表尾签核数据：□正常□需调整笔数（）6.表尾页脚数据：□正常□需调整笔数（）7.共享参数设定：□正常□需调整8.部门数据：□正常□需调整笔数（）9.币别汇率：□正常□需调整笔数（）10.项目数据：□正常□需调整笔数（）11.自动打印设置数据：□正常□需调整自动打印单据笔数（）*自动审核单据笔数（）12.每日汇率数据：□正常□需调整笔数（）13.性质类型数据：□正常□需调整笔数（）14.仓库数据：□正常□需调整笔数（）15.核算项目：□正常□需调整笔数（）□CRM1.CRM辅助项目□正常□需调整笔数（）2.客户联系人□正常□需调整笔数（）3.客户产品需求□正常□需调整笔数（）4.客户原用产品□正常□需调整笔数（）5.竞争对手□正常□需调整笔数（）6.客户问题分类□正常□需调整笔数（）7.服务知识库□正常□需调整笔数（）□订单1.进销存参数：单据编码方式:□正常□需调整2.客户基本数据：□正常□需调整笔数（）业务员：□正常□需调整需调整笔数（）发票种类：□正常□需调整需调整笔数（）常用币种：□正常□需调整需调整笔数（）[30笔资料内全检，多于30抽检10笔]3.客户品号数据：□正常□需调整笔数（）4.客户商品价格：□正常□需调整笔数（）附-107- 易助客户实施帮助手册5.潜在客户基本数据：□正常□需调整笔数（）发票种类：□正常□需调整需调整笔数（）常用币种：□正常□需调整需调整笔数（）[30笔资料内全检，多于30抽检10笔]□采购1.供应商基本数据：□正常□需调整笔数（）采购人员：□正常□需调整需调整笔数（）发票种类：□正常□需调整需调整笔数（）常用币种：□正常□需调整需调整笔数（）[30笔资料内全检，多于30抽检10笔]2.供应商品号数据：□正常□需调整笔数（）3.供应商商品价格：□正常□需调整笔数（）□存货1.进销存参数：□正常□需调整成本计价方式:□正常□需调整单据编码方式:□正常□需调整2.商品分类：□正常□不正常笔数（）3.会计分类：□正常□不正常笔数（）附-107- 易助客户实施帮助手册4.商品基本数据笔数（）品名为空笔数（）规格为空笔数（）库存单位为空笔数（）无主要仓库笔数（）商品分类为空笔数（）会计分类为空笔数（）主要来源为空笔数（）采购件主供应商为空笔数（）低阶码为空笔数（）补货倍量为0笔数（）最低补量为0笔数（）安全存量为0笔数（）抽检10个品号，检测结果：品号1：品号2：品号3：品号4：品号5：品号6：品号7：品号8：品号9：品号10：5.批号信息□正常□需调整笔数（）6.单据类别□正常□需调整笔数（）□生管1.生管参数：□正常□需调整工单展料方式:□正常□需调整委外单展料方式:□正常□需调整现场仓为空:□正常□需调整单据编码方式:□正常□需调整附-107- 易助客户实施帮助手册2.BOM基本数据笔数（）自制件、委外件无BOM笔数（）采购件存在BOM单头笔数（）BOM单头批量为0笔数（）BOM单身底数为0笔数（）3.工厂假日表：□正常□需调整笔数（）4.人工制费科目：□正常□需调整人工成本会计科目：□正常□需调整制造费用会计科目：□正常□需调整□工艺1.工艺信息□正常□需调整笔数（）2.工艺路线□正常□需调整笔数（）□应收应付1.账款参数：□正常□需调整单据编码方式:□正常□需调整2.结算方式：□正常□需调整□票据1.票据参数：□正常□需调整2.开户账号数据:笔数（）开户银行为空笔数（）币种为空笔数（）存款科目为空笔数（）开户日期为空笔数（）□会计1.自动分录参数：□正常□需调整2.客户抛转科目：□正常□需调整3.供应商抛转科目：□正常□需调整4.商品会计分类抛转科目：□正常□需调整5.工资分摊科目：□正常□需调整6.自动分录科目模板：□正常□需调整7.库存成本调整抛转科目设定：□正常□需调整8.会计参数：□正常□需调整9.会计期间设定：□正常□需调整10.会计科目□正常□需调整笔数（）11.凭证类别□正常□需调整笔数（）12.费用分摊比率设定：□正常□需调整13.常用凭证：□正常□需调整笔数（）14.多栏帐格式设定□正常□需调整笔数（）15.汇兑损益结转设定□正常□需调整笔数（）16.会计报表模板□正常□需调整笔数（）附-107- 易助客户实施帮助手册□工资1.辅助项目人员类别□正常□需调整笔数（）学历2.人员信息□正常□需调整笔数（）3.基本工资项目□正常□需调整笔数（）4.工资类别□正常□需调整笔数（）5.工资项目□正常□需调整笔数（）6.计件工资模板设置□正常□需调整笔数（）7.银行信息□正常□需调整笔数（）8.银行参数□正常□需调整笔数（）□固定资产1.固资资产参数基本参数□正常□需调整折旧控制□正常□需调整编码方式□正常□需调整2.资产类别□正常□需调整笔数（）3.使用状况□正常□需调整笔数（）4.增减方式□正常□需调整笔数（）5.部门对应折旧科目□正常□需调整笔数（）6.资产增加单正常□需调整笔数（）备注：每个TABLE若下拉式选单为空,打勾为?号,不可空白为空,有代号无名称者[如果资料为导入的，为常规需检测项目]附-107- 易助客户实施帮助手册附录九：仿真演练表格1.易助ERP流程调整确认通知单日期：单号：模块名称作业流程参与讨论人员信息姓名部门联系方式建议内容需调整流程的原始说明需调整流程的原因调整确认后的流程说明ERP项目负责人(签字)：最终核准人(签字)：附-107- 易助客户实施帮助手册2.仿真演练流程签到及检查表附-107- 易助客户实施帮助手册附录十：期初余额导入进度表期初余额导入进度表客户简称：填表日期：//余额项目导入资料搜集资料录入备注责任者/部门预计完成实际完成责任者/部门预计完成实际完成库存数量余额库存成本余额订单未结余额采购未结余额工单未结余额加工计价期初资料应收凭证款未结余额应付凭证款未结余额会计总账未结余额进销项发票期初资料银行存款余额应收票据未兑余额应付票据未兑余额融资资料余额借贷款资料余额附-107- 易助客户实施帮助手册附录十一：月结会议纪要示例月结会议纪要会议主题：ERP月结会议时间：2007年3月20日地点：×××公司大会议室记录人：张××顾问参与人员：会议参与人员：公司领导：[]部门[]部门[]部门其他[]会议内容记录负责人签字签字日期附-107- 易助客户实施帮助手册附录十二：月结及定期报表检核表月结及定期报表检核表正式上线日：//客户简称：检核日期：//系统别作业检核项目作业者确认备注□基本资料1.检核报表(单据缺号检查表)：□正常□不正常()2.检核报表(单据异常检视表)：□正常□不正常()3.基本资料：□正常□需调整()□库存系统1.检核报表(库存明细表)：□正常□不正常()2.检核报表(进耗存统计表)：□正常□不正常()3.检核报表(基本数据异常检视表)：□正常□不正常()4.单据性质：□正常□需调整()5.作业程序：□正常□需调整()6.账务及时性：□及时□不及时(落后日)7.料件单位成本：□正常□需调整()8.月结程序：□正常(每月日)□不正常()□产品结构1.检核报表(产品结构明细表)：□正常□需调整()2.检核报表(子件用途明细表)：□正常□需调整()3.检核报表(材料产品成本表)：□正常□需调整()4.作业程序：□正常□需调整()5.作业及时性：□及时□不及时(落后日)□销售系统1.检核报表(订单末出明细表)：□正常□需调整()2.检核报表(销退统计表)：□正常□需调整()3.检核报表(销项暂估收入表)：□正常□需调整()4.作业程序：□正常□需调整()5.作业及时性：□及时□不及时(落后日)6.订单预计量：□正常□需调整()□采购系统1.检核报表(采购末进明细表)：□正常□需调整()2.检核报表(采购超交明细表)：□正常□需调整()3.检核报表(已收末验明细表)：□正常□需调整()4.检核报表(进项暂估成本明细表)：□正常□需调整()5.单据性质：□正常□需调整()附-107- 易助客户实施帮助手册正式上线日：//客户简称：检核日期：//系统别作业检核项目作业者确认备注采购系统6.作业程序：□正常□需调整()7.作业及时性：□及时□不及时(落后日)8.预计进货量：□正常□需调整()□应收/应付系统1.检核报表(应收账款分户帐)：□正常□需调整()2.检核报表(销货发票明细表)：□正常□需调整()3.检核报表(应收账款超期跟催表)：□正常□需调整()4.检核报表(增值税抵扣清单)：□正常□需调整()5.检核报表（应付对账明细表）：□正常□需调整()6.单据性质：□正常□需调整()7.作业程序：□正常□需调整()8.账务及时性：□及时□不及时(落后日)9.应收/应付账款：□正常□需调整()□生产管理1.检核报表(预计生产明细表)：□正常□需调整()2.检核报表(超期末完工跟催表)：□正常□需调整()3.检核报表(委外进货明细表)：□正常□需调整()4.检核报表(生产进度表)：□正常□需调整()5.检核报表(料件缺料状况表)：□正常□需调整()6.检核报表(工单欠料表)：□正常□需调整()7.作业程序：□正常□需调整()8.作业及时性：□及时□不及时(落后日)9.预计生产：□正常□需调整()□会计总账1.检核报表(凭证明细表)：□正常□需调整()2.检核报表(资产负债表)：□正常□需调整()3.检核报表(损益表)：□正常□需调整()4.单据性质：□正常□需调整()5.作业程序：□正常□需调整()6.账务及时性：□及时□不及时(落后日)7.总账余额：□正常□需调整()8.月结程序：□正常(每月日)□不正常()□票据管理1.检核报表(应收票据票况表)：□正常□需调整()2.检核报表(应付票据票况表)：□正常□需调整()附-107- 易助客户实施帮助手册3.检核报表(银行存款明细表)：□正常□需调整()正式上线日：//客户简称：检核日期：//系统别作业检核项目作业者确认备注□票据管理4.检核报表(营运资金预估表)：□正常□需调整()5.检核报表(银行资金预估表)：□正常□需调整()6.单据性质：□正常□需调整()7.作业程序：□正常□需调整()8.账务及时性：□及时□不及时(落后日)9.银行余额：□正常□需调整()10.月结程序：□正常(每月日)□不正常()备注：附-107- 易助客户实施帮助手册附录十三：ERP系统运行管理制度范例ERP系统运行管理制度（试行）一总则第一条为保证ERP系统的正常运行，规范系统的使用和维护，确保数据及时、准确、规范、完整，根据ERP系统的运行特点，结合×××公司应用的实际，特制定本办法。第二条本办法适用范围：×××公司的市场部、生产部、资材部、财务部、信息中心及相关ERP系统的终端用户。二职责第三条信息中心是ERP系统的业务管理部门。其职责：1.负责ERP系统的业务管理工作2.负责组织制定各项管理制度并监督检查执行情况3.负责平衡、协调解决系统运行中存在的问题4.负责对用户授权和数据修改的审批5.定期组织召开系统运行情况的总结、分析会第四条信息中心是ERP系统软件、硬件网络维护管理单位。其职责：1.负责系统硬件设备和软件的安装、维护;2.负责系统数据修改、维护和备份工作;3.负责系统故障记录和处理;4.批量数据的系统导入、导出工作；5.负责报表的开发和修改等工作;第五条技术工程部TS/TMS是ERP系统中物料数据（品号、BOM、工艺路线）的维护管理部门。其职责是：1.负责对目前所有物料信息的收集整理、规范和编码；2.负责对新增物料的编码在ERP系统中进行维护；3.负责对目前所有物料的进行BOM分阶和规范；4.负责对新增物料的bom表在ERP系统中进行维护；5.负责对目前所有成品的工艺路线进行收集整理和规范；6.负责对新增成品的工艺路线进行维护。第六条市场部是ERP系统中销售子系统的使用和维护部门。其主要职责：1.所有产品的销售活动，都以订单的方式在ERP系统中完成；2.市场部业务员负责对客户编码及客户信息数据进行及时完整和准确的维护；3.市场部业务员应及时对销售报价单、销售订单等数据完整准确的在ERP系统进行录入和维护；4.市场部业务员就订单内容的变更做好与客户/生产部信息交流沟通，做好计录，并及时在ERP系统中准确体现信息的变更；第七条生产部是ERP系统中生产管理子系统的使用和维护部门。其主要职责：1.根据销售订单和预测在ERP系统中进行生产计划的安排和生产过程的实施；附-107- 易助客户实施帮助手册1.负责在ERP系统中对外包供应商的信息进行维护，对生产过程中的工作中心、工艺路线、产能等基础数据进行维护；2.负责开立工单、委外工单、工单工艺，并下发给制造课/委外供应商；3.负责运行批次需求计划并且维护生产计划；4.负责将变更后的订单交期及时回复市场部；5.负责对生产过程中的领料单、投料单、转移单、转移入库单、生产入库单等生产过程的数据在ERP系统中进行维护；6.在ERP系统中，负责半成品仓/成品仓的日常仓储管理，根据生产需要办理半成品出入库手续和退库手续；第二条资材部负责在ERP系统中对采购和存货系统的使用和维护。其职责：1.负责对供应商（包括委外供应商）的信息在ERP系统进行维护；2.负责对仓库、采购提前期、安全存量、领用倍量、采购价格、库存成本等基础数据在ERP系统中进行维护和更新；3.负责对采购活动的过程数据（询价、核价、请购、采购及其变更）在ERP系统进行维护；4.负责对原材料仓库进行管理，所有物料出入库数据、盘点、借入借出等数据在ERP系统中进行维护。第三条财务部负责在ERP系统中对财务的一些参数和子系统进行使用和维护。其职责：1.负责在基本信息子系统中对科目信息、币别信息、金融机构、汇率、税籍信息等基本参数进行维护；2.负责在应收应付系统内，处理相关应收应付账务的处理，包括应付凭单、付款单，应收凭单、收款单等业务数据；3.负责在自动分录系统中，对自动抛转的凭证进行设定；4.负责在总账系统中对财务凭证、会计总账等财务数据进行处理和维护；5.对财务的分析、统计的报表进行设置和维护。第四条人力资源部负责在ERP系统对部门信息，员工信息，职务信息进行维护。第五条其他相关部门根据自己的实际需要，在相应的子系统中完成诸如采购和库存数据的维护。一数据第六条各部门必须按职责根据授权和工作程序录入、检查、修改、完善相关数据，并保证数据的及时性、准确性、完整性。第七条相关部门对于新增编码要按工作程序进行，并定期报TMS进行审核，由TMS定期更新编码目录。第八条数据采集、录入、修改、审核等工作，要严格执行签字认可制度。第九条各部门终端用户不能越权修改、删除数据。二系统管理第十条ERP系统软件、硬件安装工作由信息中心负责具体执行。第十一条各部门不得擅自使用ERP系统硬件设备开展其它无关业务。第十二条用户端不得私自修改ERP软件系统配置参数或相关计算机程序；第十三条附-107- 易助客户实施帮助手册各用户不得使用安装有ERP软件系统的计算机终端安装其它与业务办公无关的软件。第一条信息中心设立专人负责按照系统安全规定定期对ERP系统数据库和系统应用程序进行备份，并对系统和数据库运行的全过程进行监控，保证系统安全运行和数据传递通畅。第二条ERP软、硬件系统管理员须遵守保密制度，严禁把自己的密码转告他人；不得泄露其他用户的密码，不得在网上操作超越自己权限的信息；不得用不正当手段、方法对模块进行修改。数据修改必须按规定程序执行并及时对数据库进行备份。第三条系统管理员和信息中心有关工作人员要定期对服务器及各终端设备进行防毒、杀毒处理。第四条ERP系统各相关部门都应指定专人对本单位的数据工作进行检查和维护。第五条系统用户在休假或因公外出时，必须将相关的工作内容授权其他用户负责完成，不得延误工作。五检查与考核第六条ERP系统运行检查采用日常检查与月度考评相结合的方式。日常检查采用网上检查和现场数据检查相结合的方式。第七条信息中心现场运行检查人员每日对ERP用户进行当日系统运行检查；依据检查结果进行相应处理。第八条对于当日检查存在问题及时下发整改通知单，并将整改通知单以电子邮件的形式下发到各部门主管，次日对整改的问题进行复查；要求整改的问题没有及时处理的一次处罚责任部门100—500元、处罚系统相关操作人员20—50元；每周对各单位实际发生业务情况与进入系统业务的差异等进行小结。第九条信息中心每月30日组织召开ERP系统各部门运行检查月度总结会，对各部门日常检查情况进行汇总，对一些常见问题进行分析，并提出解决方案，以保障系统正常运行。六奖励与处罚第十条对违反上述条款的部门和个人根据情节轻重，分别给予部门100—500元、个人20—100元不等的罚款。根据ERP系统运行月度考核结果分别给予部门100-500元奖励附-107- 易助客户实施帮助手册附录十四：内部ERP推行定期会议纪要内部ERP推行定期会议纪要会议主题：会议时间：会议地点：会议记录人：会议参与人员主持人：会议内容记录会议决议及负责执行人会议决议负责人附-107- 易助客户实施帮助手册附录十五：数据库即时备份操作数据库的即时备份操作一定要在安装易助服务器端的数据库服务器上设置并使用数据库的即时备份操作也可以在SQL-Server的企业管理器中找到，但是对于IT技术不是非常在行的使用者，可以使用易助提供的数据库备份工具来设置：在易助的安装目录下可以找到一支可执行程序TPABACK.EXE此路径应为易助服务器端的实际安装路径；默认为C:ProgramfilesTPA运行后输入管理员账号密码后登录到管理界面点选“备份”功能附-107- 易助客户实施帮助手册录入备份后的数据库名称及备份的路径点选确定，再次确认备份路径是否正确后，既已保存备份完毕、附-107- 易助客户实施帮助手册附录十六：数据库备份计划设置数据库备份计划一定要在安装易助服务器端的数据库服务器上设置并使用。数据库备份计划可以在SQL-Server的企业管理器中找到，但是对于IT技术不是非常在行的使用者，可以使用易助提供的数据库备份工具来设置：在易助的安装目录下可以找到一支可执行程序TPABACK.EXE此路径应为易助服务器端的实际安装路径；默认为C:ProgramfilesTPA运行后输入管理员账号密码后登录到管理界面如果要备份数据，则点选“备份”功能；附-107- 易助客户实施帮助手册录入备份后的数据库名称及备份的路径TIPS:如果发现数据库有问题，我们就要将原来备份的数据库通过“恢复”功能进行相应的数据库的恢复。另外，易助ERP系统还有定期备份的备份计划设定功能,进行一次性的设置,就可以实现数据库定时,定期的自动备份点击调度，就可以进入数据库备份计划，如果之前做了数据库备份计划，则在这里就可以看到，同时可以进行修改，如果没有做相应的计划，我们可以新增该数据库的自动备份计划点击确定开启定时调度备份服务若没有启动数据库代理服务，请选择确定设定计划名称,和需要备份的数据库.以及备份路径，且系统会自动产生备份的文件名称。TIPS：备份文件名的规则是固定的附-107- 易助客户实施帮助手册设定计划备份原则：备份周期,具体时间等完成后,系统将根据你的计划备份原则的设定定时进行数据库的备份附-107- 易助客户实施帮助手册附录十七：易助更新相关设置及工具使用1、联机向导（StartUpWizard）1.1、设置易助主程序的运行位置，请正确设置。1.2、设置易助系统数据库服务器位置附-107- 易助客户实施帮助手册易助更新工具能自动判断当前的软件环境是客户端还是服务器端。1.3、易助FTP更新站点信息及更新目录信息，及客户端更新路径信息。附-107- 易助客户实施帮助手册当本机是客户端时，出于更新逻辑及网络开销等原因，我们应该到服务端去下载更新信息，这里就是指向服务端易助主程序所在的文件夹。如果为服务端，则指向本机的易助安装目录。1.4、设置完成页面附-107- 易助客户实施帮助手册易助更新工具的使用易助更新根据版本切换的不同可以分为大版更新及小版更新。在做易助更新动作之前，应先做好备份工作。小版更新之前应该备份好数据库，而大版更新之前应该将易助的运行环境（安装目录）及数据库都备份下来。因为在做大版更新的时候，将会对您的易助运行环境做整理的动作。1、欢迎界面、更新注意事项及更新前检查1、选择更新方式此步骤只有在更新服务端时才会出现。客户端因为只会从服务取得更新信息，所以不会执行此步骤。附-107- 易助客户实施帮助手册光盘更新提示选择光盘驱动器附-107- 易助客户实施帮助手册文件更新提示选择补丁文件包易助补丁包文件以后可以到易助FTP服务器上下载。1、易助使用状况检查，如果有人正在使用易助数据库，则不能执行下一步因为只有服务端才会更新数据库，所以只有服务才会做数据库检查。所以不会执行此步骤。5、提示联机取得更新文件列表，确定是否需要更新附-107- 易助客户实施帮助手册已经是最新状态，提示无需更新6、如果需要更新，则列出需更新文件的列表附-107- 易助客户实施帮助手册7、开始下载文件，如果本地有同文件名、同文件大小、同修改时间的文件，则跳过8、文件全部下载完成后，按下一步开始更新。如果是大版更新，会弹出一个对话框，提醒做好易助环境与数据库的备份，并列出当前版本和更新后的版本。附-107- 易助客户实施帮助手册9、易助3.0版以后，将易助库更新与程序更新拆离成两步，数据库更新：“F”和“C”端是不会做数据库更新的。如果是大版更新，将会对当前的易助安装环境做一个整理的动作。这个步骤可能需要较长的时间等待。附-107- 易助客户实施帮助手册程序更新动作如果在更新程序的过程中，检测到更新工具本身有新版本时，将弹出对话，并启动工具UpdateSelf。附-107- 易助客户实施帮助手册10、更新成功附-107- 易助客户实施帮助手册易助更新的LOG文件生成的LOG信息：易助安装目录Log文件夹下PlusUpdate.Log。如果更新失败，可以从LOG信息中找到相关描述。注意1、客户端在启动易助主程序时，会去服务端检查是否做了更新，如果服务端做了更新，主程序将提示做更新。附-107- 易助客户实施帮助手册选择“是”，则启动易助在线更新工具2、大版更新的时候，会同时当前的易助系统环境做一个整理的动作。所以在大版更新前要对原有易助系统环境做备份，同时不要在易助安装目录中放置其他的无关文件。附-107- 易助客户实施帮助手册附录十八：易助客户端安装设置说明一.客户端的安装请将安装光盘存入主机可读取的网络光驱中，系统将出现以下画面，请按画面所示及说明进行安装。1.点选「易助ERP工作站端」2.系统提供了两种安装模式，第一种为File/Server模式，客户端只安装必要的环境文件；第二种为Client/Server模式,将安装全部的程序文件※两者的区别在于运行的主程序在本地还是在远端服务器3.系统正在准备安装，请稍等。※点选按钮，结束安装程序。附-107- 易助客户实施帮助手册4.系统将在您的电脑中安装客户端程序。※要继续安装请按。否则，请按，退出客户端安装。5.系统将请求确认是否同意相关条款。※要继续安装请按。否则，请按，退出客户端安装。6按，修改安装路径。附-107- 易助客户实施帮助手册7.按，确定安装路径。8.按，开始安装。9.点选结束安装程序。13.自动附加数据库。10.安装完，请按下先重新开机，如此易助ERP系统的设定值才会生效。附-107- 易助客户实施帮助手册二．客户端设置1.安装完成后，在桌面或者在程序组里上找到《易助ERP工作站联机向导》并打开如果客户端选择的是File/Server（简易）安装模式安装的，在这里要选择数据库服务器的共享目录下的主程序，一般为：\数据主机名或IP地址TPATpaMain.exe;如果选择的是Client/Server（完全）安装模式，这里为本机安装目录下的主程序，一般为：本机安装路径TpaMain.exe2.按进入第二步设置附-107- 易助客户实施帮助手册c.其他设置可按默认设置不用修改，设置完后可以测试下与数据库服务器的连接是否通畅b.这里使用登录数据库的用户名及密码，一般用户名称为sa而密码为安装SQL-Server数据库时设置的密码a.这里填写数据库服务器的机器名称或是IP地址3.测试成功后按确定，继续更新设置附-107- 易助客户实施帮助手册a.这些设置主要是能够通过internet连接下载更新程序，一般不需要修改，默认即可b.客户端的更新会与数据库服务器的更新同步，所以这里要设置为数据库服务器共享的目录，一般为：\主机名或IP地址TPA4.按完成设置附-107-'