如何做好项目报告2014-05-24

'如何做好项目报告做项目报告，是项目经理的一项很重要的工作内容，报告对象从直接主管到最高层管理者。项目报告做得好不好，不仅关乎项目本身，而且会影响到你个人的成绩和职业发展。“酒香也怕巷子深”的道理咱就不多说了。在做项目报告时（包括准备过程），你有没有遇到过以下困扰：l不知该报告什么。感觉一肚子话想给领导说，又不知道领导爱不爱听，或者不知道领导对什么话题感兴趣。l自己讲得津津乐道，领导一点兴趣没有，甚至被领导打断，尴尬不已；l时间不够用，故事/背景刚讲完，还没有切入主题，已经没有时间了；l领导问了一堆问题，自己不知所措。要么没有准备，要么不知道该如何回答；l在做报告时，收到其它部门人的驳斥甚至攻击，下不了台；l报告完后，自己感觉良好，回来后被自己的领导猛批。在给出一些建议之前，我们要先了解一个事实：领导的级别越高，你就越难知道他/她的喜好；级别越高，对项目的细节就越不了解；级别越高，和你的关注点差异就越大；级别越高，听报告的时间就越短。那么如何才能做好项目报告呢？我们向领导报告的内容，可以分为两类：正面的内容和负面内容。报告时应该以负面的内容为主，领导没有时间在那里听你大谈功绩，点到为止即可。具体来说，包括：问题（负面）1、问题描述（变差+趋势）。描述问题一定要说明你期望的结果是什么，而实际情况又是什么，二者之间的变差是什么。另外要说明，这个变差的发展趋势是怎样的，也就是说，如果不采取任何措施，变差会继续扩大，还是会缩小。这会影响到领导对问题严重程度或者紧急程度的判断。2、影响。也就是这个问题对项目或公司的负面影响，可以从下面几个方向描述：时间、成本、质量、客户满意度。3、临时措施。问题出现了，你或者你的团队已经采取了什么临时措施，以避免损失的扩大或者问题的蔓延。4、原因。初步判断产生问题的原因，不一定是最终的原因，甚至只是一些猜想。5、最终解决方案。已经找到根本原因，并且制定了最终的解决方案。如果你需要领导做决策，那么就要拟定几种备选方案。6、行动计划。行动计划必须要包含责任人和完成时间。 以上这6点不是每次报告都是必要的，这要看处于哪个阶段。比如问题刚出来时，可能只要汇报第1、2点就够了。重大进展（正面）1、内容描述（过去Vs今天）。进展是指以前的问题、行动计划，已经发生了积极的改变（如果是消极的改变，以“问题”对待）。所以就要说明，过去是什么情况，现在是什么状态。比如，上次报告产能不足，需要推动供应商紧急增加产能。这次就可以报告和供应商谈的结果，也许产能没有完全满足，但是供应商已经制定了切实可行的措施，而不至于导致给客户断供的风险。2、对组织的意义。取得的进展对公司的积极意义，可以从时间、成本、质量和客户满意度去说。比如上面的例子，消除了断供的风险。重要成果（正面）1、内容描述。重要成果和重大进展的区别是：进展的参照是你汇报对象已经知道的状态（上次报告过的或者他/她从其它渠道获知的）；而成果的参照是项目的过去（领导未必知道）或者其它的项目，它可以是计划之内的，也可以是计划之外的意外收获。比如，DV试验顺利完成并通过，意味着设计任务的完成，这对项目来说是个重要的成果，具有里程碑的意义。这是项目自身计划之内的事件。再说一个以其它项目做参照的例子，以前的项目在更新软件时，必须派工程师去客户现场刷软件，费时费力。而在你的项目上，通过与客户沟通，成功地说服了他们购买刷软件的设备，并提供了相关的培训。这样在需要更新软件时，只要把软件直接发给客户就行了，客户也很满意。2、对组织的意义。可以从时间、成本、质量和客户满意度、内部流程的改善方面去说。重要变更（可能正面、也可能负面）1、内容（今天Vs明天）。对变更的描述，和进展有点类似，要说明今天是什么状态，明天将是什么状态。或者说到底要改什么。2、影响。变更的影响可能是正面的，也可能是负面的。如果是正面的就重点说明对组织的意义；如果是负面的，那么就重点说不力的影响。 2、变更计划。在分析影响的基础上，如果决定要变，那么就要有详细的计划，包括实施方案、时间进度、责任人等。对汇报的内容清楚了，就知道该准备什么了，在汇报时也应该知道什么是重点了。除此之外，在做报告的过程中还应该注意下面这些要点：l领导的脑子容量有限，报告的时间也有限，不要一次报告很多，而且要抓大放小；l级别越高的领导，对项目的背景和细节就越不了解，所以在切入主题钱，最好先简要介绍一下背景，让领导们回过神来，尤其是在很多项目一起回报时，他们需要一个“切换”的过程；l在报告负面的内容时，一定要和相关方提前达成一致，至少要打个招呼，以免别人当面驳斥你，让你下不了台；l准备什么就报告什么。否则就会跑题，而且容易引出自己没有准备的问题，自讨苦吃；l如果有当场回答不了的问题，就老老实实地记下来，不要挖空心思去想，更不能去猜；l给领导提问的时间。不要自己从头讲到尾，甚至中间领导连插话的机会都没有。通常来说，领导需要通过提问来厘清你报告的内容；l报告时要察言观色。如果领导没有耐心听了，赶快调整内容，你准备的内容不一定非要和盘托出。另外，要仔细听弦外之音，大多数领导在表达不满意时都是比较委婉的。l报告时一定要自信，严谨中带点幽默，让别人听起来不会感觉沉闷。'