文件编制规范.doc

'文件编制规范文件编号HL/ZY-GL-00-01页码第7页共7页修订日期2017-05-20四川什邡市三高生化实业有限公司SICHUANSHIFANGSANGAOBIOCHEMICALINDUSTRIALCO.,LTD文件编制规范受控状态：文件编号：SG/ZL-GL-00-01修订状态：00分发号：2017-06-01发布2017-07-01实施编制：廖邦君审核：批准：日期：2017.05.20日期：日期： 文件编制规范文件编号HL/ZY-GL-00-01页码第7页共7页修订日期2017-05-20会签与修订页：会签页:部门签名日期备注会签行政部会签质量部会签研发部会签生产部会签采购部会签财务部会签市场部会签设动部会签环安办会签修订记录:修订状态修订日期生效日期更改内容修订人 文件编制规范文件编号HL/ZY-GL-00-01页码第7页共7页修订日期2017-05-201目的对公司质量管理体系文件的编号（除技术性文件）及编写格式加以规定，使其规范化。2适用范围编号适用于除了技术性文件外的其他文件的编写，文件格式适用于所有文件的编写。3职责3.1管理部负责除技术性文件外其他文件的编号管理及所有文件格式的审核。3.2各文件编制部门的负责人负责对本部门所编制文件的内容进行审核或批准。4工作程序4.1文件编号管理4.1.1部门代码及分发号说明(部门代码是部门名称两个汉字拼音的简写)部门名称代码分发号总经理GM01行政部XZ02生产部SC03供应部GY04质量部ZL05财务部CW06研发部YF07市场部YX08设动部SD09环安办HA10以上部门代码只适用于常州恒立流体技术有限公司。4.1.2文件类别代号说明层级文件类型文件代码层级文件类型文件代码一级质量手册QMS三级外来文件WL公文内部公文GW二级程序文件CX传真文件CZ三级管理性作业文件ZY会议纪要HY岗位职责说明书GZ四级记录JL注：公文是指公司正式印发的各类请示、通知、通报、决定、函、传真、会议纪要等文件，请示、通知、通报统一用内部公文格式，决定和函不作要求。 文件编制规范文件编号HL/ZY-GL-00-01页码第7页共7页修订日期2017-05-204.1.3文件编号规则4.1.3.1文件编号禁止使用字母O和I，以免造成辨识上的困难。4.1.3.2QMS管理手册编号：SG/QMS-AA-YYYY发布年号修订状态（即版本号和修订次数，如A0）质量手册代码四川什邡三高代码如：HL/QMS–A0-2016表示2016年发布的质量手册。4.1.3.3程序文件编号：SG/CX-AA-BB-YYYY发布年号修订状态（即版本号和修订次数，如A0）文件号，用两位数字表示，从“01”开始四川什邡三高程序文件代码如：SG/CX-01-A0-2016表示2016年发布的01号程序文件，版本号为A0。4.1.3.4管理性作业文件、岗位职责说明书及外来文件编号：SG/AA-BB-YY-ZZ文件号，用两位数字表示，从“01”开始修订状态（即版本号和修订次数，如A0）部门代码文件类型代码（ZY：管理作业文件；GZ：岗位职责说明书；WL：外来文件）如：SG/ZY-GL-A0-01表示管理部编写的A0版作业文件，顺序号为01。4.1.3.5公文编号SG/AA-BB-YYYYMMDDXX当日发布的文件流水号，用两位数字表示，从“01”开始表示年月日，如20160623表示2016年6月23日部门代码文件类型代码（GW：内部公文；CZ：传真；HY：会议纪要） 文件编制规范文件编号HL/ZY-GL-00-01页码第7页共7页修订日期2017-05-20如：SG/GW-GY-2016051002表示供应部2016年5月10日发布的第2个公文文件。SG/CZ-YX-2016061201表示市场部2016年6月12日发出的第1个传真文件。会议纪要统一编号为HL/HY-GM-001；会议签到表统一编号为HL/HY-GM-002。4.1.3.6记录编号：HL/AA-BB-YY-JLZZZ记录顺序号，用三位数字表示，从“001”开始对应三级文件序号部门代码文件类型代码（ZY：管理作业文件；GZ：岗位职责说明书；WL：外来文件）说明：记录表单用于支持某个文件，因此记录表单从属于这个文件，编号时前面为文件标识（此处省略修订状态和发布年号，即为支持这个文件的有效版本，避免因文件的变动而导致的诸多记录编号的变更），后面为支持这个文件的记录顺序号，程序文件下的记录省略部门代码。如：SG/ZY-ZL-01-JL001表示质量部编写的01号作业文件下的记录，顺序号为001；SG/CX-01-JL002表示01号程序文件下的记录，顺序号为002。4.1.3.7记录流水号（当同一编号的记录表格数≥2时，部门可使用流水号加以控制）：AA-YYYYMMDDBB每日记录流水号，用两位数字表示，从“01”开始年月日，如20100506表示2010年5月6日部门代码4.1.3.8技术性作业文件编号按《技术标准的编号规则》执行。4.1.3.9产品图纸编号按《产品图纸图号编制管理规定》执行。4.1.3.10物料编号按《ERP系统编码规则》执行。4.2文件编写规定4.2.1程序文件和管理性文件正文中须有目的、适用范围、职责、工作程序、相关文件、相关记录、附录等项目。4.2.2文件格式 文件编制规范文件编号HL/ZY-GL-00-01页码第7页共7页修订日期2017-05-204.2.2.1文件主要中文字号、字体：页眉文件名称：三号黑体；页眉右上角部分：五号宋体；封面文件名称：小初号宋体加粗；封面中心：小二号宋体；公司名称：三号宋体加粗；正文：小四号宋体；章节名称小四号宋体加粗；其他见范本。4.2.2.2英文：公司名称：四号TimesNewRoman；正文内容：TimesNewRoman。4.2.2.3字符间距：标准。4.2.2.4段落行距：1.5倍行距。4.2.2.5页边距：上下边距1.8厘米，左边距2.2厘米，右边距2厘米。4.2.2.6纸张大小：A4。4.2.2.7公司Logo按照正比例缩放，以防变形。4.2.3各类文件编制格式公司所有文件格式均按照以下格式执行：a)程序文件和一般管理性文件格式见《通用文件格式》；b)内部公文格式见《内部公文格式》；c)传真文件格式见《传真格式》；d)记录格式见《记录格式（Word、Excel）》；e)会议纪要格式见《会议纪要》；f)会议签到表格式见《会议签到表》；g)报告/汇报格式见《报告/汇报格式》；h)红头文件格式见《红头文件格式》4.3文件管理文件管理规定按《文件控制程序》和《记录控制程序》执行，内部公文及传真文件务必存档，以作为编制、修改文件的依据。5相关文件5.1文件控制程序5.2记录控制程序6相关记录无7附录 文件编制规范文件编号HL/ZY-GL-00-01页码第7页共7页修订日期2017-05-207.1通用文件格式7.2内部公文格式7.3传真格式7.4记录格式7.5会议纪要7.6会议签到表7.7报告/汇报格式7.8红头文件格式'