企业内部控制规范手册3.1.2--存货业务授权批准制度

'3．1．2存货业务授权批准制度内控制度名称存货业务授权批准制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1章总则第1条为了明确公司各部门和相关岗位在存货管理中的职责和权限，确定授权审批的流程、责任、权限、方式及相关控制措施，特制定本制度。第2条本制度适用于公司各类原材料、在产品、半成品、产成品以及周转材料等存货管理的授权审批事项。第2章存货采购的授权审批第3条采购计划审批1．周采购计划审批（1）周采购计划的对象为低值易耗品和零星物品。（2）由使用部门或仓库提出申请，填写“申购单”，经财务部审核同意后，由采购部组织人员实施采购。（3）周采购计划申报的时间为每周一下午3点以前。2．月采购计划审批（1）月采购计划的对象为生产中所需的原材料、配件等。（2）由使用部门提出申请，填写“申购单”，经财务部审核同意后，报财务总监审核，总经理签字确认，由采购部组织人员实施采购。（3）月采购计划的申报时间为每月26日之前。3．年采购计划（1）年采购计划是公司对所有需购物资的综合控制。除了周采购计划和月采购计划包含的内容外，还包括了设备的购置、工程的采购及其他物资的采购。（2）年采购计划的审批程序如下。①由使用部门编制本部门采购计划，报财务部审核。②财务部根据本年度采购预算和总体预算的要求，对存货采购申请报告进行审核，提出审核意见，将申请报告报财务总监复核。③ 财务总监复核财务部的意见，并在申请报告上附上自己的意见，将申请报告报总经理审批。④总经理根据财务部和财务总监的意见，对申请报告做出审批，并签字确认。4．根据国家相关规定或公司规定需要进行招标采购的存货，无论金额大小，一律由总经理进行审批，由采购部组织成立招投标小组实施招标采购。第4条采购货款支付审批流程1．采购货款支付先由采购部经办人员认真填制“付款申请表”，对收款单位、付款金额、用途及合同号码（附合同原件）均要详细填列，并对经济业务内容的真实性及有效性负完全责任。2．采购部经办人员将“付款申请表”交由采购部负责人审核业务的合理性、真实性并签署意见后交财务部会计审核。3．财务部会计负责审核付款申请表的经济内容，包括合同、发票等，签署意见后交财务部经理复核，财务部经理复核无误后签字报具有相应审批权限的人审批，最后交由出纳办理付款手续。第5条货款支付按照相应的审批权限由相应审批权人审批。1．付款金额大于15万元，由董事长审批。2．付款金额在10万元（含）～15万元（含），由总经理审批。3．付款金额少于10万元，由财务总监进行审批。第3章存货保管授权审批第6条存货保管的授权审批适用范围为存货业务开展所涉及的各授权审批事项。第7条存货在库期间，原则上不允许非仓库人员进入，其他部门和人员在下列情况下可进入仓库。1．开展存货的年度盘点、月度盘点和不定期盘点。2．公司总监级以上管理人员对仓库工作进行检查。3．仓储部经理对仓库工作的开展进行指导。4．财务部工作人员根据账实核对工作要求，需进库核对。第8条除上一条款的规定以外，其他所有人员进入仓库均需要特别授权。1．拟进入仓库现场的单位、部门或人员填写公司统一的“进库申请单”，对进库时间、人员、主要事项等进行说明，并由申请单位、部门或人员予以盖章或签字。2．仓储部审核“进库申请单” ，根据不同仓库保管环境要求分析进库的合理性和在库时间的长短，提出审核意见，由仓储部经理签字确认。3．公司总经理对非本单位人员进入仓库进行最终审批。在下列情况下，总经理对本单位内部人员进入仓库进行审批。（1）普通仓库一次进入仓库人数超过8个人的。（2）进入危险品、保密物品以及贵重物品存放仓库的。第9条仓库管理员对经特别授权批准或其他允许进入存货保管现场的人员进入仓库的证明进行审核，确保无违规审批情况。第10条仓库管理员对入仓人员应说明入库需注意的事项，并检查入库人员所携带的物品是否在仓库所允许的范围内。第11条仓库管理员对入仓人员进入时间、人数、出仓时间进行记录，并定期汇总向仓储部经理汇报。第4章存货报废授权审批第12条存货报废的授权审批适用于存货在保管、使用等过程中由于正常原因或非正常原因失去原有价值，需要进行报废处理的事项。第13条存货授权审批分为常规授权审批和特别授权审批。第14条以下存货报废事项需要进行特别审批。1．单次报废金额超过5000元以上的。2．单件报废金额超过3000元以上的。3．非正常原因导致的报废金额在2000元以上的。第15条常规授权审批流程1．拟报废存货的使用部门或仓储部填写“报废申请单”，“报废申请单”的内容包括报废存货的名称、已用年限、是否为正常报废等。部门负责人在申请单上签字确认。2．仓储部对拟报废存货进行检测、检查，提出报废意见，并将报废意见填写进“报废申请单”相应项目中。3．公司财务部对报废申请单进行审核，主要是计算报废成本，确定报废成本的合理性，并将计算的报废成本填写在“报废申请单”的相应项目中。4．主管存货管理的副总或总监在“报废申请单”上签字确认。第16条特别授权审批流程 特别授权审批流程基本上按照上一条款的流程进行，但在以下两个方面存在不同。1．在对拟报废存货进行检测审查时，根据需要可以外聘专业的检测机构或人员参与。2．主管副总审核并附上相关意见后，需报总经理进行最终审批。第5章附则第17条存货授权审批应当在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。第18条违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究相关责任人的责任，进行经济处罚和行政处罚。第19条本制度由仓储部主持制定，经总经理审批签字后，自年月日起执行。第20条相关文件表单1．“申购单”、“付款申请表”。2．“进库申请单”、“报废申请单”。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期'