协同办公系统建设可行性研究报告

'协同办公系统建设可研报告项目名称：项目类型：项目申报单位（盖章）：起止年限：年月至年月第23页 目录第一章项目概况5一、项目名称5二、项目建设单位及项目负责任5三、方案编制单位5四、方案编制依据5五、建设目标、规模、内容及建设周期5（一）项目总体建设目标5（二）项目建设规模5（三）项目建设内容5（四）项目建设周期5六、项目总投资及资金来源5七、经济与社会效益5八、主要结论5第二章项目建设单位概况6一、项目建设单位与职能6二、项目实施机构与职责6第三章项目背景与建设必要性7一、项目背景7二、项目建设必要性7第四章项目现状与需求分析8一、项目现状8二、存在问题8第23页 三、需求分析8第五章总体建设方案9一、建设原则9二、总体目标9三、建设任务与内容9四、总体设计方案9第六章项目建设方案10一、标准规范建设内容10二、协同办公系统建设方案10（一）桌面管理10（二）公文流转11（三）督查督办12（四）档案管理13（五）会议管理13（六）后勤管理14（七）人力资源15（八）内部论坛16（九）系统后台管理16三、安全系统建设方案17四、基础环境建设方案17第七章项目招标方案18一、项目管理办法18二、招标范围及依据18三、招标方式18第23页 四、招标组织形式18第八章项目组织机构与人员培训19一、领导和管理机构19二、项目实施机构19三、运行维护机构19四、技术力量与人员配备19五、人员培训方案19（一）培训原则19（二）培训方式19（三）培训组织19第九章项目实施进度20一、项目建设周期20二、实施进度计划20第十章投资估算与资金来源21一、投资估算说明21二、项目总投资估算21三、资金来源与落实情况21四、资金使用计划21五、运维经费计算21第十一章效益分析22一、社会效益分析22二、经济分析22第十二章项目风险与风险管理23一、项目风险规划23第23页 二、项目风险识别23三、风险控制与应对23第23页 第一章项目概况一、项目名称项目名称：二、项目建设单位及项目负责任建设单位：建设单位负责人：项目负责人：三、方案编制单位编制组织单位：编制单位：四、方案编制依据五、建设目标、规模、内容及建设周期（一）项目总体建设目标（二）项目建设规模（三）项目建设内容（四）项目建设周期六、项目总投资及资金来源七、经济与社会效益八、主要结论第23页 第一章项目建设单位概况一、项目建设单位与职能二、项目实施机构与职责第23页 第一章项目背景与建设必要性一、项目背景二、项目建设必要性第23页 第一章项目现状与需求分析一、项目现状二、存在问题三、需求分析第23页 第一章总体建设方案一、建设原则二、总体目标三、建设任务与内容四、总体设计方案第23页 第一章项目建设方案一、标准规范建设内容二、协同办公系统建设方案（一）桌面管理个人事务管理用于存放和处理个人相关的文件资料，其他人没有授权无法访问。该子系统主要包括日程管理、待办事宜、工作日志、邮件管理、即时通讯等模块。1、日程管理日程管理采用日历为操作界面，直观简洁，主要分为领导日程、部门日程和个人日程三类，用户可维护自己的日程，也可查看或修改权限允许范围内的他人的日程。2、待办事宜待办事宜块用于管理个人的当前事务，所有的待办事项均由系统根据工作事务逻辑和工作流程自动生成。3、工作日志工作日志用于记录每个人每天的工作情况及工作结果（文档）。4、邮件管理不仅提供各类信息（信件、文档、报表等）在系统内的各分支机构、各部门及员工间快速、高效的传递，而且支持部门成员协同工作。5、即时通讯第23页 即时通讯模块提供了用户进行点对点、点对多点等方式的沟通，沟通途径包括文字、语音视频等方式。通过该模块，用户可以直接发送文件，可以共享IE界面，可以用于内部员工之间在网上进行即时的信息交流。所有用户都被以组织结构的形式显示在所有联系人栏中，当用户状态发生变化时，其状态信息也随之相应变化，你可以随时查看你所要联系的用户在线状态，以方便你采取适当的沟通方式形式和他联系，并且可以通过Chat等功能互相交流。1、通讯录用于管理用户的联系人信息。个人通讯录和电子邮件管理中的地址本、办公助手中的联系人列表都是相互关联的，对其中任何一个的维护操作，系统会提示是否对其他产生影响。个人通讯录可导出成EXCEL、WORD、HTML以及TXT等格式的文件。（一）公文流转公文流转是东城区委办公室公室基础办公的核心业务，主要提供给区委办公室内部进行公文流转时使用，包括收文管理、发文管理、签报管理、公文查询等功能。1、收文管理收文管理是对外部送达本单位的公文和材料进行管理，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等文字材料，外部公文一般分为光盘格式和纸质公文两种。对于光盘格式的公文，可以直接导入到系统中，然后在相关部门进行流转。对于纸质公文，则通过扫描录入到系统中，然后在相关部门进行流转。2、发文管理发文管理用于进行单位内部发文的审批，签发过程的自动化，提高公文流转的效率，实现各部门无纸化办公、自动化办公。该模块主要包括起草、审核、批示、签发、送印、归档等步骤。第23页 Ø拟稿人员应该在拟稿时输入必要的行文要素；Ø核稿、批阅过程系统自动输入审核人、审核时间；Ø审核人通过电子签章或手写板等方式填写审核（会签）意见。系统可自动记录跟踪文件传阅过程，经手人可随时对公文状态进行监控，整个过程有严格的文档权限限制，只有当前审批人能对文件进行各种操作，经手人只可阅读文件，文件归档后任何人无权对其进行修改。Ø可以从用户的待办公文表中撤回尚未办理的公文，撤销整个公文的办理过程；Ø对尚未办理完毕的公文进行催办和督办。1、签报管理签报管理用于党委系统各部门内部文件（如：请示、报告等）的会签、批复。该系统功能与发文管理类似，这里就不再叙述。2、公文查询系统提供强大的公文查询功能，可以对公文进行检索，快速定位自己想要的文件。分类检索：将自己有权查阅的文件分类显示，系统提供按文种分类显示、按日期分类显示、按主办部门分类显示等多种方式。条件检索：提供提供组合条件检索，对系统中常用的关键科目，如：标题、主办部门、文号、关键字等信息进行组合，过滤出用户希望得到的文件。模糊查询：输入关键词，系统将包含关键词的所有记录都自动列出，用于用户对查找目标不很明确的时候定位文件。（一）督查督办督察督办主要是实现督查件的登记、审核、交办过程的自动流转，实现督办方及时查看承办方的办理情况、及时地督办、催办，并实现根据办理的情况起草、审核、分发督查报告的自动流转、网络化分发。第23页 （一）档案管理档案管理应按用于档案的归档、档案信息的维护、档案分类和档案借阅等。1、公文预档案公文流转结束后，相关人员进行归档操作，公文即进入预归档阶段。在这里可以描述公文的相关属性信息如：页数、类型等，然后将公文正式归档。档案管理员可以每隔一段时间使用此功能批量的将公文归档入库。2、正式档案将预归档公文正式归档、立卷。立卷库中存放已经归档的正式档案，档案人员将需要归档的文件送到立卷库中以后，并可对这些文件进行整理：Ø合并归档：可将选定的档案合并到一卷，并生成统一的卷号；Ø取消合并归档：可将合并归档的档案取消合并；Ø生成档号：生成档案号；Ø转为资料：可将档案送到资料库；Ø封存档案：可将档案转为历史档案封存。档案转为资料或封存后，可退回立卷库，对档案进行其他处理。3、档案类别、档案信息维护系统提供档案类别管理、档案信息维护模块，可维护系统内档案的所有类别，通过系统档号信息维护功能，实现对系统内目前所使用的某类档案的档号中的流水号修改功能。在系统中，档案号可以删除，删除后流水号重计。4、档案借阅向单位或个人提供所需求的档案信息，包括登记、归还、查询、催还等功能。（二）会议管理会议管理是对系统各部门的相关会议及其内容进行登记和管理，同时可以查询显示会议室的相关信息，可以通过短信、电子邮件、即时消息等方式向参加会第23页 议的有关人员发送会议通知。主要功能包括：会议室管理、会议登记、会议通知、会议纪要、会议信息查询。1、会议室管理会议室管理主要包含会议室登记入册、会议室申请、会议室状态查询等几个部分的内容。在基础信息维护里将本单位的所有会议室入册登记，包含会议室的名称、房间号、容纳人数、配套设备、会议室管理人员、管理人员联系方式、当前状态等信息。2、会议登记会议登记主要是对会议的议题、会议时间、会议地点、会议议题、会议议程、参会人员等相关信息进行登记，会议登记和会议室审批结束后，系统将自动通过短信、电子邮件、即时消息等方式将会议信息发送给参会人员，提高了工作效率和服务水平。3、会议通知在会议信息登记完成后、开会前特定时间，系统将自动通过短信、电子邮件、即时消息等方式将会议信息发送给参会人员。4、会议纪要会议完成后，可以再会议纪要中记录参会情况、会议内容、会议决议等信息维护在系统中，便于相关人员查阅。5、会议信息查询支持按照开会时间、会议议题、会议地点、参会人员等条件对会议信息进行查询。（一）后勤管理后勤管理主要包括车辆管理和物品管理，用于车辆和物品的日常管理和维护。第23页 1、车辆管理车辆管理从车辆登记、跟踪等方面进行分析设计，不仅能够掌握车辆的进出、加油、维修等状况，而且可以随时了解每部车的经费支出情况，可以为车辆是否需要大修理或者报废提供重要依据。2、物品管理物品管理子系统可以帮助用户对设备进行卓有成效的管理，充分发挥资产的效能，最大限度地减少资金占用，保证党委系统资源的有效利用和单位日常工作的顺利进行。物品管理提供对物品申请、购买、登记、入库、发放、统计等进行全面管理；对耐用设备变动历史进行跟踪；对物品发放、库存等情况进行多维统计汇总，并以统计图的方式展现在用户面前。（一）人力资源1、员工档案员工档案主要是帮助人力资源部门建立单位内部的人才档案库，通过录入志愿基本信息，使部门领导和其他相关人员通过系统能够方便、快速地查找单位内部志愿信息。2、考勤管理考勤管理员可以在浏览器上便捷地输入或是选择不同员工的考勤情况，系统可以自动地按照不同单位生成周、月、年考勤情况统计表并可以进行打印。此外还将提供按照不同的考勤状态对考勤情况进行组合查询的功能。3、请假出差管理请假出差管理用于对员工的请假、出差情况进行动态监管，系统分为如下几部分功能：请假、出差申请：当事人填写请假、出差申请表，通过工作流引擎的驱动送领导进行审批。第23页 请假、出差审批：领导对申请进行审批，填写意见并指明是否通过审批，通过审批的请假、出差申请将自动入库备案，同时通知申请人；不同意的申请写明原因后退申请人。注销请假、出差申请：申请人出差或休假回来后，对以前的申请进行注销，标志申请结束。查询、统计、汇总：人事管理部门可以对请假情况进行考核，可以查询一段时间范围内的所有请假、出差情况，可以对这些数据进行汇总，得出汇总表，如果设置工资、考勤参数，可以直接得出该员工因请假、出差而引起的工资变化。（一）内部论坛论坛用于在成员之间共享信息。一个特殊兴趣工作组可以分享成员之间的建议或爱好。用户可以浏览其他人已经发表的讨论主题或相关的回复文档，亦可以通过构造答复文档或建议展开新的讨论主题来担任讨论中的积极分子。系统可以依据主题设置专栏，专栏可以设有专人进行维护，专栏维护人员可以对专栏内容进行整理，将专栏中的不必要信息进行清除，将专栏中的精华部分进行永久保存。（二）系统后台管理系统配置管理平台中包括了组织机构管理、资源权限管理、数据字典管理等一系列基础配置功能。1、组织机构管理机构配置管理主要用于定义部门的组织机构图，通过定义部门的属性及其之间的关系，可以形成树状组织机构图，机构配置中常包含的项目有：部门名称、部门简称、部门编号、部门排序号、所属部门及部门的一些描述性内容。2、人员配置管理人员配置主要定义人员属性，人员属性中主要包含：人员全称（与ID一致）、人员编号，所属部门，所拥有角色，替代人员及个人的一些描述信息。3、角色配置管理第23页 角色配置主要是用于映射实际组织机构中的岗位，角色定义主要与权限管理相联系，授权通常要到角色，这里定义的角色主要是一个统称，比如处长等，他并不能实际代表真实的岗位，只有将他与部门机构关联后才能具体代表某一个真实岗位，这种关联关系在人员配置管理中进行体现。1、资源管理资源权限管理主要对系统的组成元素进行配置，资源对象分为：模块、标签、页面、操作按钮等。2、权限管理授权管理将采用人事管理、系统管理、业务授权管理三权分离的原则。不同类型的权限管理工作可以由三类角色的用户分别完成。3、数据字典管理数据字典管理主要定义枚举字段包含的值，如：类型、职称等，这里将系统涉及的所有关键字进行集中维护，增强了系统的一致性。通过将系统涉及的关键属性值参数化，可以极大增强系统的灵活性和健壮性，降低了系统的维护工作量，为系统的扩展留下了余地。一、安全系统建设方案二、基础环境建设方案第23页 第一章项目招标方案一、项目管理办法二、招标范围及依据三、招标方式四、招标组织形式第23页 第一章项目组织机构与人员培训一、领导和管理机构二、项目实施机构三、运行维护机构四、技术力量与人员配备五、人员培训方案（一）培训原则（二）培训方式（三）培训组织第23页 第一章项目实施进度一、项目建设周期二、实施进度计划第23页 第一章投资估算与资金来源一、投资估算说明二、项目总投资估算三、资金来源与落实情况四、资金使用计划五、运维经费计算第23页 第一章效益分析一、社会效益分析二、经济分析第23页 第一章项目风险与风险管理一、项目风险规划二、项目风险识别三、风险控制与应对第23页'