流程文件的编制规范

'流程文件的编制指南目的与适用范围本文件作为质监局管理标准化流程文件的编制方法和规范的指南，适用于质监局在管理标准化体系建设过程中所策划的所有流程文件的编制。流程文件的内容规范1.1流程的定义流程是对工作事项/活动进行策划的结果。1.2流程的内容流程要包括对工作事项/活动进行策划的所有内容，既通常定义为的：5W1H。5W——When：实施流程的时机，既启动流程的条件/依据，也称为“输入”；——Who：规定由“谁”来实施流程；——What：流程需要完成的工作内容，包括内容的先后顺序和接口要求；——Where：完成流程规定内容所需的环境和资源；——Why：流程实施的结果——流程内容目标，也成为“输出”。1H——How：规定流程中所需完成的各项内容的方法，也成为工作标准。依据上述对流程内容规范的定义，我们将形成流程的文件内容划分两个部分：流程图部分和工作标准部分。 1.1.1流程图的格式及其内容定义1.1.2工作标准内容规范XXXXXX流程工作标准任务名称流程阶段流程工作内容时限重要输入重要输出流程执行依据程序内容关键控制节点流程输出标准流程图绘制规范1.2对流程图整体布局的要求Ø使用PowerPoint软件绘制泳道式流程图；Ø为便于浏览，一页流程图中活动框的数量一般不应超过20个，保证一页流程图在A4页面范围内能清楚显示，否则可分页绘制；Ø尽量避免多条交叉线；Ø在保证能体现流程活动先后顺序的前提下，活动框的排列应尽量紧凑。1.3流程图常用符号使用说明准备1）流程开端使用说明：用来表示一个流程的开始。2）任务或工作流程动作使用说明：用来表示具体的任务或工作；一般用动词词组命名流程活动，例如：调研需求、专家评审等。 信息文档3）文档使用说明：用来表示工作活动结束产生的输出结果。包括文档、报告等知识成果、工作表单。决策点4）判断框使用说明：用来判断流程的去向，即需要决策的事项。5）动态连接线单向肘形连接线双向肘形连接线使用说明：用来连接流程图内的各符号。6）跨越（不交叉）使用说明：用来表示不交叉的两条流程线。流程名7）预定流程使用说明：用来表示在所描述的流程中，需要调用的同级别或下属级别的其它流程。存储数据8）记录或汇总使用说明：用来表示一个文档在此处需要被存档。A9）跨页连接使用说明：一页图中不能完成的流程可以分页绘制，用跨页连接符号表示连接点。结束10）流程终点使用说明：用来表示流程的结束。流程图的格式要求及填写说明1.1流程图格式流程名称：流程编号：流程责任者：层级：部门/岗位1部门/岗位2部门/岗位3部门/岗位4判断2结束判断1工作内容7工作内容5工作内容4工作内容6工作内容3工作内容2工作内容1开始步骤7步骤6步骤5步骤4步骤3步骤2步骤1编制：审核：批准： 1.1流程图填写说明Ø“流程编号”按照流程体系进行编码；具体编码规则建议沿用原业务标准化流程体系编码规则。Ø“流程名称”指描述流程主要内容的名称；Ø“流程责任者”指对该流程的运行状况及流程的改进负主要责任的部门或岗位。Ø“层级”分为一、二、三级。根据质监局管理标准化体系建设的工作事项梳理结果设置，一级流程图描述质监局核心业务/管理的一级职能；二级流程图通常描述一级职能中的子职能；三级流程图通常是二级职能中具体工作的流程图；Ø“编制”栏由流程图和流程工作标准的绘制录入人员签字。Ø“审核”栏由流程报批前的审核人签字。Ø“批准”栏由流程发布的批准人签字。流程工作标准格式要求及填写说明1.2流程工作标准格式XXXXXX流程工作标准任务名称流程阶段流程工作内容时限重要输入重要输出流程执行依据程序内容关键控制节点流程输出标准1.3流程工作标准填写说明Ø“任务名称”指活动或动作的名称。Ø“流程步骤”指活动、动作的顺序。Ø“流程执行依据”指执行此项任务的法律依据Ø“流程工作内容”： n“程序内容”描述完成一个或多个活动所需要的步骤或工作内容、方法；n“关键控制节点”指一系列活动中发挥关键作用的活动或工作；n“流程输出标准”指衡量某一活动或一系列活动完成的准则或要求。Ø“时限”指完成某一活动或动作所花费的时间或最后期限。Ø“重要输入”指进行一个或多个活动前所需要的重要信息或数据、文档、实物。Ø“重要输出”指完成一个或多个活动后所产生的重要信息文档、实物或文件。'