档案管理《全宗介绍与大事记编制规范》

'全宗介绍和大事记编制规范2011.3 全宗介绍编制规范1主题内容与适用范围1．1全宗指南是以文章叙述的形式介绍某一全宗档案内容和成份及其意义的一种参考材料，又称全宗介绍。1．2本规定适用各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下统称档案馆(室))； 2全宗指南的主要内容包括：立档单位与全宗的简要历史，全宗内档案内容与成分简介及全宗指南的辅助材料。 3．全宗指南的编写办法3．1立档单位与全宗的简要历史3．1．1全宗名称：即立档单位全称，而把通用的简称写在后边的括号内，例如：县保持共产党员先进性教育活动领导小组办公室(县先教办)。 3．1．2立档单位的简要历史：立档单位的组建情况，成立时间、地点、机关名称(包括更改名称)、性质、任务与职能、隶属关系、所辖区域、内部组织机构设置、权限及演变情况，历任主要领导干部姓名情况，立档单位经历的重大事件，执行的特殊任务，以及撤销与合并的时间和原因，继行或代行职能机关的名称。 3．1．3全宗的简要历史：档案来源、数量、起止时间，进馆室时间。整理、鉴定、利用、编研情况，完整程度，检索工具种类及其它需要说明的问题。立档单位与全宗的简要历史作为全宗指南的重要组成部分之一，置于全宗内档案内容与成分简介之前。 3．2全宗内档案内容与成分简介全宗内档案内容与成分简介是全宗指南的主体，原则上要求重点突出，叙述准确，完整系统，不加观点,不加评议，引证材料客观，便于查阅利用。 3．2．1全宗内档案内容与成分简介具体编写方法3．2．1．1按立档单位组织机构分设题目介绍，把文件所属组织机构作为划分段落题目的基础，指出组织机构的名称、存在时间、组织机构的职能任务和案卷数量。 3．2．1．2介绍该组织机构内档案的内容和成分及其利用价值，如组织机构内档案数量较多，可以再分小题目分别叙述该组织机构内档案的情况。这种编写方法适合组织机构分工明确，档案也按组织机构分类整理的全宗。 3．2．1．3按职能介绍，以档案内容反映的立档单位的主要职能为主线，分设若干题目，组成章节体系，指明题目的准确名称、题目范围内档案的内容，成分和利用价值。适用于立档单位机构变化较大，或内部不设机构或档案问题分类整理的全宗。 3．2．1．4按时期分若干类目介绍，适用于在不同时期、机构、职能有重要变化的立档单位所形成的全宗。在进行介绍时，必须反映出立档单位活动的阶段性。 3．3全宗指南的辅助材料：利用全宗材料的说明，有关立档单位历史和全宗历史的参考材料，以及人名、地名索引、目录、注释等。 拜城县ⅹⅹⅹ(立档单位)全宗指南全宗名称：拜城县保持共产党员先进性教育活动领导小组办公室(拜城县先教办)全宗号：114 一、ⅹⅹⅹ(立档单位)简介立档单位的组建情况，成立时间、地点、机关名称(包括更改名称)、性质、主要职能、隶属关系、所辖区域、内部组织机构设置、权限及演变情况，历任主要领导干部姓名情况，立档单位经历的重大事件以及撤销与合并的时间和原因，继行或代行职能机关的名称。 二、ⅹⅹⅹ(立档单位)全宗概况：ⅹⅹⅹ档案全宗号为～，该全宗从ⅹ年自身形成并归档保存的档案材料及使用完毕归档保存的有关单位的档案材料形成的档案共ⅹ卷ⅹ件，其中永久ⅹ卷，长期ⅹ卷，短期ⅹ卷，永久ⅹ件，长期ⅹ件，销毁清册ⅹ卷。该全宗档案于ⅹ年接收进馆。采用年度(年度结合问题等)分类法，档案的排列按时间先后顺序、分别对保管期限进行排列，并编有案卷目录~本，全引目录~本，归档文件目录~本。 三、~~(立档单位)全宗档案的来源与主要内容：l、自治区党委、政府、地区行署及其上级业务部门等关于业务工作的实施意见、方案、措施、制度、暂行办法等； 2、中共xx县委、人大、政协、人民政府、组织部、人事局等关于干部任免、干部配备、人员编制、机构成立更名、启用印章、职能配制、表彰先进等的通知、决定、报告、批复等3、本单位历年工作计划、总结、信息、简报、花名册、会议记录、统计报表等。 大事记编写规范1、主题内容与适用范围1、1主题内容本规定规定了大事记结构、记述范围、编写方法及选材、编写的基本要求。1、2适用范围、本规定适用于各个单位。 2、名词术语2、1大事记：是按照时间顺序简要地记载各机关在一定时期内发生的大事、要事的书面材料；2、2大事：即事件涉及的范围较广，影响较大，不仅在当时属重大事件，而且在事后影响较大，较深的事件。2、3要事：即在一定范围，一定时间有较大影响，事后仍有一定的参考意义的事情或事件。 3、结构大事记的基本结构由时间、内容（大事记述）和注释三部分组成。其中时间和内容是大事记的主干，注释可根据需要注明重要材料出处，解释特定或易产生歧义的名词及需说明的情况。编写或出版大事记汇集，可视编写目的、年限和利用范围等实际情况，设置前言、目录。 4、记述范围4、1党和国家以及上级机关颁发的重大方针、政策、法律、法规、规章制度的执行情况；4、2上级机关主要领导人视察、检查本机关工作情况；4、3上级机关给予本机关的奖励和处罚的情况；4、4本机关召开的重要会议，作出的重大决定，举办或参与的重大活动情况； 4、5本机关领导人任免及其重要活动情况；4、6本机关机构成立、合并、撤销、变动、地址迁移、内部职能部门和临时机构及人员编制增减情况；4、7本机关更改名称，启用印章情况；4、8本机关所属单位增减及隶属关系变更情况； 4、9本机关外事活动情况；4、10本机关发生的重大事件、事故；4、11本机关重大成果、发明情况；4、12本机关制订、颁发的条例、规定、办法、细则等规章和规范性文件情况； 4、13本机关重要建筑工程开工、竣工及产权变更情况；4、14本机关重要设备、仪器购置及产权变更情况;4、15反映本机关主要职能活动的基础数字统计情况；4、16其它具有重大意义或查考价值的大事、要事； 5、编写人员大事记由本机关办公、秘书部门指定的专人编写，档案干部对大事记的编写要给予帮助和指导，必要时档案人员也可参与编写。 6、编写原则尊重历史，尊重事实、不加评论，简明扼要。 7、编写要求7、1观点正确，用材真实，取舍得当；7、2大事突出，要事不漏，小事不要；7、3层次清楚，一事一条；7、4语言简练，切忌冗长； 8、编写方法8、1大事记的内容编排应采用时间—问题进行记述，即严格按照事件发生的时间顺序、逐年、逐月、逐日、逐条的记述；8、2办公、秘书部门所指定的专人要随时记载，定期收集（每月一次或每季度一次），分段编写，年终汇总； 8、3大事记书写格式8、3、1以年为单位，公元纪年（全称）居中，跨年度另起一页，不接续；8、3、2某月某日，空二格书写，独自一行，以求醒目；8、3、3大事记内容的记述在“某月某日”下一行空二格书写，回行顶格书写，一般只列一个自然段。若有两个以上自然段，每段段首空二格，回行顶格书写。 8、4大事发生的时间，一律使用阿拉伯数字书写，大事记内容记载中所有数字，以国家书、报刊使用数字统一规定为准。 8、5大事时间8、5、1时间记载要确切，一般应写明年、月、日，特殊情况根据需要应写明时分甚至秒，年份均用全数，如“1991年”，不得写成“91年”；8、5、2大事记的时间切忌用“最近、近日、月初、月底、上旬、中旬、下旬”等不确切的时间词语表示； 8、5、3大事记发生时间如不准确，除需考证外，现行大事排列，日期不清者附于月末，月不清者附于年末，年不清者一般不予记载。 8.6大事发生的时间、地点、过程、结果等记载应准确，简明扼要；大事涉及的人物，一般应写全姓名、职务，必要时注明性别、国籍等，机构名称使用简称时，应先用全称，并加以注明； 9大事记编写后，应征求档案干部和有关职能部门的意见，报办公、秘书部门主管领导审定，印发后将印件一式三份与定稿一并归档。 谢谢大家！'