档案馆指南编制规范

'档案馆指南编制规范DA/T3-19921主题内容与适用范围1.1本规范规定了档案馆指南的编制原则、结构和编写细则。1.2本规范使用于各级各类档案馆。档案馆在编制指南时应从本馆实际出发，参照执行。2档案馆指南的编制原则　　编制档案馆指南应做到内容全面、系统、准确、实用、文字简洁。3档案馆指南的结构　　档案馆指南的结构如下：4提示部分4.1封面内容4.1.1指南名称：由档案馆名称加“指南”构成。4.1.2编著者：一般用编著馆馆名。4.1.3出版者：承担指南出版的出版社名称。4.1.4厚度超过6mm的指南，应在书脊上重复标示封面所署指南名称、出版者。4.2扉页内容4.2.1指南名称、编著者、出版者同封面。4.2.2指南版本:指修订本、增订本、续编、简本等。4.2.3指南出版年代4.3前言　　前言的内容包括编著指南的目的和作用、指南框架结构、使用方法、编著指南的简要过程、参加编著工作的人员及其他与要说明的问题。　　前言另页排印，结尾落编著馆名和完稿日期。4.4目次　　目次由指南各章节的题目及其所在的页号组成。　　目次另页排印，单记页号。5正文部分5.1档案馆概况5.1.1档案馆历史沿革：馆址，成立时间，档案馆类型，隶属关系，档案馆代码，历任正、副馆长，内部机构设置，工作发展概貌。5.1.2馆藏档案综述5.1.2.1档案的来源、进馆方式。5.1.2.2档案总数量：全宗（非全宗形式档案的类别等）总数，案卷（包括作为案卷看待的册、袋、盒）总数，档案上架排列总长度（m）。　　如有特殊的档案统计单位或其他专用术语，应在附录中予以解释。5.1.2.3档案起止年代；馆藏档案形成的最早和最晚年代。一般用公元纪年表示，必要时可使用朝代纪年表示。亦可以其一为主，另一为辅，为辅者书于后并加圆括号。5.1.2.4档案的种类、各类档案的整理简况。5.1.3馆藏资料综述5.1.3.1资料的来源，进馆的方式。5.1.3.2资料的总数量：册（件）数、上架排列总长度（m）。5.1.3.3资料的种类及分类方法。3 5.1.4汇编出版档案资料情况5.1.5利用工作综述5.1.5.1接待利用者的日期和时间5.1.5.2开放的档案、资料的范围及其查、借阅手续。5.1.5.3档案资料检索工具编制情况综述。5.1.5.4提供利用的方式：提供原件、复印件、缩微件、档案资料汇编等。5.1.5.5索取档案资料内容的方法：摘抄、复印、外借、购买、函调、咨询等。5.1.5.6为利用者提供的实际服务设施。5.2馆藏档案介绍　　馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。　　按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位介绍。5.2.1全宗介绍　　全宗介绍是档案馆指南的核心部分，馆藏重要全宗一般要逐个介绍；非重要全宗可将职能、任务、性质相近的组合在一起综合介绍；一些案卷数量少、利用率不高的小全宗，可只列如附录中的全宗名册，不作具体介绍。5.2.1.1全宗介绍的内容　　a.全宗名称的全称、简称、全宗号　　b.全宗构成者（立档单位）沿革：名称、成立时间（如是已撤消单位，应注撤消时间）、性质、主要职能、隶属关系、内部机构设置及其演变情况。　　个人全宗构成者主要介绍个人姓名、别名、生卒年月、简历、籍贯、职务、职称、主要业绩及荣誉称号等；　　c.全宗来源：一般可参见5.1.2.1不再说明。特殊情况（如私人捐赠等）应予说明；　　d.全宗内案卷数量、上架排列总长度（m）、起止年代；　　e.使用非汉字文字和非纸质载体的档案的情况；　　f.全宗内案卷分类排列非纸质载体的档案的情况；　　g.档案内容介绍：一般按全宗内档案的实际分类体系，结合问题进行介绍。　　反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案，具有全国和国际影响和知名人物、历史事件及具有地方特色和具有重要科学研究价值的档案，馆藏年代久远和特殊载体的档案要详细介绍，需要保密的档案不作介绍。5.2.1.2全宗介绍的排列　　全宗介绍可以按馆藏档案全宗号编排顺序排列，也可结合全宗重要程度、全宗构成之间的隶属关系（组织机构序列）或地区特征等进行排列。5.2.2非全宗形式档案介绍　　a.非全宗形式档案的名称全称、档号；　　b.档案集中的简要进程、主要档案形成者（或主持单位）的名称、职能；　　c.案卷（册、袋、盒）数及其上架排列总长度（m），起止年代；　　d.使用非汉字文字和非纸质载体的档案的情况；　　e.类别、项目内档案分类、排列和编制检索工具情况；　　f.档案内容介绍：一般按类别、项目内档案分类、排列体系，组合重要程度并参照5.2.1.1g的规定进行。5.2.2.1非全宗形式档案介绍的排列3 　　非全宗形式档案一般可按历史时序、重要程度或参照《中国档案分类法》的有关类目进行排列。5.3馆藏资料介绍　　对馆藏档案有重要补充作用的资料应逐类介绍，一般性资料不作具体介绍。5.3.1资料介绍的内容　　a.资料类目的名称、代号；　　b.资料的数量、起止年代；　　c.重要资料需注明编撰者；　　d.资料内容介绍：按资料的实际分类体系结合资料涉及的问题参照5.2.1.1g的规定进行。5.3.2资料介绍排列按资料的实际分类体系进行。6补充部分6.1索引　　“馆藏档案介绍”、“馆藏资料介绍”中重复出现的、分散在指南各章节的人名、地名、机构名、历史事件及专题，必要时按以下方法编制索引。6.1.1人名索引：由人名及其在指南中的页号组成，按姓氏笔画或汉语拼音顺序排列。6.1.2机构索引：由机构名称及其在指南中的页号组成，按机构名称首字的笔画或汉语拼音顺序排列。6.1.3事件索引：由事件名称及其在指南中的页号组成，按事件名称首字的笔画或汉字拼音顺序排列。6.2附录　　附在指南正文之外与正文内容有关文字、表册等材料。6.2.1全宗名册：馆藏全部全宗（全宗名称需保密者除外），应按实际编号顺序逐一列出全宗代号、全宗名称、起止年代、案卷数量及其在指南中的页号等内容。6.2.2档案资料出版情况一览表：本馆公布出版物名称、出版单位名称、出版日期、册（卷）数、字数等内容。6.2.3馆藏档案形成单位系统表：根据档案形成单位之间或其内部机构的隶属关系，采用直线连接法示意。6.2.4开放利用档案规章制度：一般应将本馆有关规章制度原文照录。6.2.5直观图表6.2.6纪年对照表6.3插图　　刊印于指南中的用以表现馆藏珍贵档案、资料、馆舍建筑以及需要用形象介绍工作情况的照片与图形，应配有图号和文字说明。3'