最经典的订货会 项目 实施手册

'秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册产品订货会暨招商会项目实施手册制作人：李振增第1页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册目录目录.........................................................................................................................................................................2一.项目组架构及职责说明..................................................................................................................................31.1.项目组架构图....................................................................................................................................................................31.2.各部门在项目中的主体工作与职责.............................................................................................................................31.3.各小组人员分工及职责....................................................................................................................................................4二.项目筹备、实施任务跟踪时间表..................................................................................................................7三.项目所需物料统计表....................................................................................................................................12四.项目举行行程安排表....................................................................................................................................14五.项目进行中的人员分工及要求....................................................................................................................15六.项目现场操作细则........................................................................................................................................15第2页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册一.项目组架构及职责说明1.1.项目组架构图项目配合/监督组项目总体负责人项目执行副总监项目执行总监项目执行副总监生市设行销财商储产场计政售务品运部部部部部组部部1.2.各部门在项目中的主体工作与职责生产部市场部部设计部行政部销售部拓展部商品部储运部财务部样板的及进准确提供；会场设计、形设计风格以会议酒店的预订、住订货会全程负责部门；意向客户的邀同期数据的收集与分析；会场所需产品与物费用支出控样板评选会的负责。象宣传以及及思路。宿、就餐安排。现有客户通知函的发放；请与通知；订单制作工作；料的送返；制、审批与结样板接收与清点。相关推广品产品相关图酒店相关工作的对走秀工作的协助；意向客户的接订单汇总、录入工作；会场的布置协助；算。新品样板吊牌制作与的设计与制片；接。订货指导支持；待与洽谈；走秀的协助；受行政部的派遣进会场接待及服装订作，布布置。项目组交待客户接送安排，车票客户指引、接待、服务；项目组交待的订货指导协助；行客户接待与车辆务工作的协样板的送返项目组交待的其它事预定；会场布置、维护；其它事宜。《订货指导》培训课件开安排；助。项目组交待的其它配的其它交待宜。备品的筹备；零时机动的调配与调遣，发与培训实施。项目组交待的其它项目组交待其合及交待事宜。事宜项目组交待的其它事满足会场举行的需求；项目组交待的其它事宜事宜它事宜。宜。项目交待的其它事宜。注：以上仅为部门职责，涉及具体工作的部门与个人将以下面的实际分工为准。第3页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册1.3.各小组人员分工及职责项目总负责人――①负责制度《项目任务分配表》。②全面负责跟进行任务完成情况。③负责项目进度中各个部门及个人协调与调度。④负责项目整体进度变化的汇报。执行总监――①协助总负责人制作与调整《项目任务分配表》。②负责审定活动方案，并对操作的整体方向进行把握与控制。③负责执行中各项工作成员的分配与调度。④围绕活动的总体目标及任务的落实情况，召集各项工作成员举行临时碰头会，以便及时协调、实时跟进各项筹备工作。⑤对订货会现场进行适时监控，及时根据活动现场的实际情况对现场人员的任务进行分配或调整。⑥同时全面重点负责‘数据收集与内外部相关培训’以及订单的录入工作。副执行总监――①全面负责各个分配任务的落实与执行。②负责审定活动方案，并对操作的整体方向进行把握与控制。③负责执行中各项工作成员的分配与调度。④围绕项目总负责分配的目标及任务的落实情况，召集各项工作成员举行临时碰头会，以便及时协调、实时跟进各项筹备工作。⑤对订货会现场进行适时监控，及时根据活动现场的实际情况对现场人员的任务进行分配或调整。⑥全面重点负责‘酒店洽谈、客户接送/住宿/就餐安排’。⑦负责模特公司的洽谈以及所有对接与走秀事宜。⑧负责所有备品的购买申请与购买。⑨负责会议的主持工作，并在会议进行中对会场进行全方位的控制。⑩负责项目组交待的其它工作。01.项目配合/监督组――第4页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册①全面配合、协助与协调项目组的工作。①对总体项目进度进行监督与控制，确保项目在规定时间内完成。②对项目中重大决策进行审批与确认。③负责项目组提出的其它相关需配合与协且的工作。02.接待统筹小组――组长：接待统筹的设置，主要是考虑到来宾接待工作的重要性及繁琐性而特别设置的。目的是确定专职责任人，从而周全、严密地完成接待任务，避免由多头指挥而带来的混乱。小组组长的职责是，全权负责本组成员的安排，作好所分管接待来宾的接待工作。其主体工作分为：客户接待：在酒店或会场进行客户登记，按照《客户住宿安排表》进行就住安排。就餐引导：引领客户至餐订，按照《客户就餐安排表》陪同客户就餐。注：负责会场一切接待工作，并在项目任务规定的时间完成。接待地点：酒店门口（入住接待）需要保证2个人在场（），签到按照住宿安排表进行入住安排接待发放物品。物品为：《订货会日程安排表》、房卡。引领到电梯。会场门口（就坐接待）签到发放《订货会订单表》、《订货指引》、《模特出场顺序》及文具03.会场布置小组――组长：组员：04.公司订货会期间的环境形象展示设计，包括指示牌，展示POP的设计和制作等。①负责T台的搭建、铺设。②负责会场氛围推广品的张贴、安装及布置。③负责会场座席摆放（遵循事先确定的《会场座席安排表》）。第5页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册④负责会场的灯光与音乐效果设备的安装与调试，以及在会议举行中的调整。⑤负责会场一切布置工作，并在项目任务规定的时间完成。05.展厅布置及维护小组――组长：组员：①负责展厅样板设计方案商讨与确定事宜的跟进。②负责展厅样板样物料分配的跟进。③负责展厅推广POP方案商讨与确定。④负责展厅布置。⑤负责会议进行中的展厅维护。⑥负责项目组交待的其它事宜。06.协助模特走秀统筹――组长：组员：07.负责与模特公司洽谈与签约①与模特经纪公司联系，确定模特走秀的人选，或确定公司内部协助人员。②负责模特走秀的服装的准备及编号。③负责模特走秀的顺序及音乐选定。④负责模特走秀彩排演练。⑤负责模特走秀后台协助模特更衣。⑥负责模特走秀背景音乐碟的选定。⑦负责模特走秀幕前幕后所有工作的统筹。⑧参入模特走秀舞台的设计制作。⑨全面负责走秀所有相关事宜，并在项目任务规定时间内完成。08.财务统筹――①对活动所需支出费用审核监督，费用报销手续按公司现行制度执行。②有权以有违经济原则的一切不合理开支报销单进行不签字。第6页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册二.项目筹备、实施任务跟踪时间表序开始时完成时完成项目落实内容说明负责人参加人员备注号间间情况筹备前期订货会筹备商榷并完善活动日程安排、筹备工作及方案的确定。1已启动会安排总体进程并确定各项工作的负责人及完成期限。2会序安排制作会序安排并进行讨论，加以确认。制作全年的促销推广主题为统一全国销售策略3已方案的确定与提交并促进客户销售提升提供推广礼品需求4促销推广方进展中礼品公司提供推荐礼品案事宜5进行促销礼品选定6进行海报推广POP的设计7提供促销礼品样板在订货会展示在会场以店铺形象的会场形象店的产品样板准8形式将秋冬产品进行推已确定备事宜确定广。生产部必须明确提供9样板出货时间的确认已确定样板出货时间产品板样事对现在样板进行全面10宜评审会举行（第一期，秋季）评审确定订货会所用样板。将已确定的新品图样11新品图片拍摄进行拍摄，便于制作讲解及PPT文件12评审会举行（第二期，冬季）第7页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册将已确定的新品图样13新品图片拍摄进行拍摄，便于制作讲解及PPT文件14评审会举行（第三期，冬季）将已确定的新品图样15新品图片拍摄进行拍摄，便于制作讲解及PPT文件16评审会举行（第四期，整体）将已确定的新品图样17新品图片拍摄（所有）进行拍摄，便于制作讲解及PPT文件18成本价的预估19成本价审核20零售价制定21新品样板吊牌制作与装订将人数预估及会场要行政部进行酒店寻找与洽22求以书面的形式传至行谈。政部按上报人数、暂定时行政部寻找并与相关酒达23间以及相关要求寻找酒成初步意向店。参加人数预24酒店实地考查估及酒店洽25订货会的举行日期的确定谈事宜26收发邀请函确定来往人数及性别按照邀请函确认的人27与酒店签定协议数确定酒店房间及会场所需时间进行洽谈住宿安排表（含客户专员分将参加人员进行住宿28区）的制作与确定安排第8页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册客户签到表（含客户专员分29区）制作并交付行政打印所在打印文件的数量及筹30备安排31所在打印文件打印制作横幅、指示牌、工作牌、签32以前次订货会为例到簿会场样板间布局设计确定陈列道具及模特33物料明细单制作与确定数量34会场T台布局讨论会场布局修正35物料制作申请及生产跟进会场筹备布与酒店签定协议后进行场36置方案事宜地测量37会场布置方案评审与确定秋冬季产品波段示意图模38块制作秋冬季产品波段示意图加39入制作秋冬季产品波段示意图模40块制作（喷绘）41T型台的制作提出预计生产类别比同期数据的收集与分析提例？（为订货做指导）42数据收集及交初步拟定客户的订货订货表单制目标？作事宜确定款式的定位（主推、次43为订货提供订货依据主推、配衬款）第9页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册44订货表制作与确认客户订货所用45各个客户的订货目标制定46订货表印刷制作47加盟商培训的课件开发确定与通知参加客户指导48的人员《订货会指导方法与技巧》49课件PPT开发《现场客户接待服务流程50利用店长会进行讲解与注意细则及心态》培训实施《新品讲解1》培训课件开51发（第一次评审确定的产品）《新品讲解1》课件实施《订52货会指导方法与技巧1》（第一利用店长会进行讲解培训课件开次评审确定的产品）发与实施事《新品讲解2》课件开发（第53店长会议进行宜二次评审确定的产品）《新品讲解2》及《订货指54店长会议进行导方法与技巧2》培训实施《新品讲解3》培训课件的55开发（第三次评审确定的产店长会议进行品）《新品讲解3》及《订货指56导方法与技巧3》培训实施《新品讲解4（整体）》与《订货指导方法与技巧》培训课件57店长会议进行的开发（最后整体产品评审确定的产品）第10页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册《新品讲解3》及《订货指58导方法与技巧3》培训实施与模特公司接洽走秀事宜59达成初步意向模特的选定60产品的系列表模特走秀事模特走秀顺序表制作与确61宜认并交付行政打印62彩排演练163彩排演练164彩排演练2现场彩排结束后进行货品收集与整65现场彩排理66各项目工作进度跟进举行会场布置工作安各项备品到位清点67排会议确定物料送达安排现场人员及分工安排68T型台搭建立69展台布置背板的布置70会场布置实条幅、POP的悬挂71施事宜灯光及音响设配调试72桌椅的排放73座席安排茶位及签到席安排74流水牌的摆放75物料送达跟进及安装76样板间布置灯光设置安排77陈列布置注：项目跟进碰头会前期将在每周的公司例会进行，后期视项目进度灵活机动举行。第11页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册三.项目所需物料统计表内容序号名称规格数量费用负责人完成时间备注1邀请函及发放2客户登记表3秋冬产品介绍说明4订货表5欢迎牌6接送车不干胶贴字7横幅8海报喷绘9展厅ＰＯＰ10路标指示贴11来宾签到本12胸花13纸、笔等办公用品订货会现场14背景喷绘15工作证16点心、饮品会场形象店铺店铺布置设计图（物料清17单）18物料19灯光T型秀台20设计图样21台布222324第12页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册2526资料组合2006年秋冬产品订货单272006年秋冬产品说明书28注：以上内容需行政部进行补充完整，以便项目组进行跟进。四.所有需打印文件的明细名称负责人数量提交时间用途与交付部门备注《到席签到表》、《入场签到表》《订货日程安排表》包含内容专员分配、客户联系电话、房间《住宿安排表》号及电话《模特出场顺序安排表》《订货指引》如何订货以及注意事项《订单填写表》附带产品的彩图（小号）《订货需知》含预付定金细则《就座区域安排表》《区域划分及目标分解表》其它第13页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册五.项目举行行程安排表完成时序号日期时间内容负责人协助人员备注间114：00之前到达酒店，安排就住214：30—15：00抵达会场，引领就座3主持人致开幕词，宣布订货会正式开始15：10—15：204会议主持人宣布会议议程安排及注意事项第5一15：20—15：45程董事长致词天615：45—17：00模特走秀717：00—18：00晚餐参观样板间818：00—20：00大客户沟通休息97：30－8：00早餐108：30—8：35开场白118：35—8：50吴总致词128：40—8：55区域划分公布与区域主管代表发言及表态待定第139：00－10：10新品讲解二1410：10－12：30加盟商培训天1512：00－13：30午餐1613：30－17：30订货（订单填写）1717：30－19：00晚餐1819：00－21：00订货（订单填写）1921：00－21：15当天总结碰头会休息207：30－8：00早餐天三第218：30—12：00订货（订单填写）第14页 秋冬产品订货会暨招商会项目实施手册22订货结束2312：00－13：00就餐2413：00－15：00撤场订货会结束注：以上为暂定方案，具体讨论与确定时间详见《任务分配跟进表》六.项目进行中的人员分工及要求此项目内容将于在2月底完成，并参入讨论与确定。七.项目现场操作细则①所有人员于务必于月日准时在公司集合开订货会。②接待工作组：所有客户入场前在门口签到，由接待人员指引到所属区域的位置坐下。接待人员派发给已到客户订货会相关资料和办公用品。接待人员同时维护整个会场的正常秩序，如客户或工作人员有事给予帮忙解决。中午休息时配合区域负责人安排客户进行午餐。会议结束后，如有客户需订票给予协助与帮忙。③营销组：会议即将结束时，针对此次订货会对客户进行调查问卷，使以后的订货会办的更好。会议结束后将所有客户的订单收集好，作为生产部生产产品的辅助依据。收集客户对产品、公司、配货、支援等的意见和建议。第15页'