业务流程管理软件可行性研究报告

'业务流程管理软件可行性研究报告 目录1引言31.1编写目的31.2项目背景和必要性分析31.3计划安排申请42系统开发目标及功能72.1系统开发目标72.2系统功能82.2.1系统软件体系结构要求92.2.2业务流程开发平台功能102.2.3BPM平台业务功能目标（内容可调整）133可行性分析163.1技术可行性163.1.1项目的可利用资源及资源的有效性163.1.2技术的成熟度173.1.3开发、测试、推广等各阶段的资源调配183.1.4系统上线后的维护方案183.1.5项目风险183.2经济可行性194结论意见23附录：集团化管理的业务流程管控系统案例参考24 引言1.1编写目的本文描述了业务流程管理软件的主要功能，分析了本项目在技术上和经济上的可行性，明确了本项目的目标和工作计划。同时，本文也为业务需求的编写提供了基本依据。本报告的预期读者是集团领导及参与本项目可行性论证的专家。1.2项目背景和必要性分析近几年来，随着山水集团业务规模的急速增长和收购兼并的进行，集团管理近20多家分公司，特别是近几年收购和整合的公司，存在公司规范化管理、文化融合、企业执行力、费用管控等诸多方面急需改进的问题，同时由于集团总部位于济南市，各生产分公司分布于全国各地，距离分散。，总部和分公司之间不便进行信息沟通，分公司销售、生产、合同、费用透明度不足，形成了信息孤岛，导致总部汇集数据费力耗时、管理调度不及时，尤其随着企业的发展、规模的扩大、企业管理水平的提高，这种孤岛现象造成了集团公司诸多不便，如信息共享不便、上传下达低效、办公及业务审批效率低、人力物力的浪费、管理决策缺乏科学依据等。 近年来，公司在生产控制自动化､生产过程数字化､供销存智能化､集团信息网络化等方面的建设卓有成效，也为集团管理信息化的深化应用打下坚实基础，公司对管理信息化又提出了更高的要求，结合“管理规范化、规范制度化、制度表单化、表单电子化”的理念，急需引进一套涵盖集团和子公司的纵向业务流程管理平台软件。同时，由于集团业务范围涉及水泥、管道、塑编、机械、商品熟料、新材料等诸多产品和行业，各个公司业务生产的管理流程存在过程差异和行业特点，同时各个分公司的组织结构也存在差异，很难使用一套成熟的软件产品适应各种分公司的业务特点。引进的软件平台不仅需要能够支撑各种办公审批、公文上下发、还能够横向的支持各种业务产品管理流程的特点，具备自适应能力，扩展性强。1.1计划安排申请根据集团领导2010年4季度提出的“审批流程化、流程电子化”的基本要求。本项目初步命名为“山水集团业务流程管理系统”，具体开发和实施计划如下：（一）可行性研究阶段2010年12月8日-2011年2月15日1、项目筹备阶段： 2010年12月8日-2010年12月30日本阶段研究业务流程管理软件总体业务需求，确定项目目标和项目人员等。2、项目考察阶段：2011年1月1日-2010年1月25日本阶段工作为实地考察业务流程管理软件在各种集团化公司的使用情况和做产品厂家筛选对比。项目小组成员主要由信息中心朱宁军主任负责，信心中心**、**、**参与。（二）项目产品演示和招标阶段2011年2月11日-2011年2月28日（中间跨春节）本阶段属于项目成员讨论软件的可应用性，及各软件公司来我公司演示和接洽讨论阶段，其后组织公开招标或者议标，确定供货厂家。项目小组成员全体参加。（三）开发实施阶段：2011年3月1日-2011年7月1日1、业务需求分析阶段2010年3月1日-2002年3月30日本阶段由项目小组成员根据我集团公司办公、预算、财务、 采购、销售、人事、物流、生产资料等各生产、办公、业务管理流程等内容共同对业务需求进行分析，确定业务流程的详细设计及编制。2、项目开发阶段：2011年4月1日-2011年6月30日本阶段由厂家技术人员和项目小组编制和开发流程。3、测试完善阶段（含操作手册编写）2011年7月1日-2010年7月30日本阶段是对系统进行测试，并对存在的问题进行完善，编写操作手册。系统测试包括模拟环境测试和实际环境测试两个阶段。（四）培训推广阶段：2011年8月1日-2011年8月20日其中3天举办培训班，对集团和试点一期分公司的使用人员进行培训，并跟踪使用情况，及时调整系统的适应性。最终目标2011年底前集团总部和各分公司全面推广。 1系统开发目标及功能1.1系统开发目标结合“管理规范化、规范制度化、制度表单化、表单电子化”的理念，建立一套涵盖集团和子公司的纵向业务流程管理平台软件，以适应现代化集团企业高效管理的运作要求，为集团的经营管理及时提供决策信息。系统开发具体目标如下：1、建立集团和各分公司的办公和业务流程的审批平台。2、支持各分公司业务种类和管理流程。3、实现业务审批流程化的自动化流转，减少甚至替代审批表单的书面传递，提高各类业务及办公审批的效率。4、实现业务审批流程过程的实时监控，实现流程审批时间的管理和督办，并实时统计分析流程运行的绩效，实现人、部门、业务多视角的流程绩效统计，为绩效考核和流程改进优化提供决策数据。 5、实现业务流程审批和处理环节中管理数据的动态收集，如公办、预算、订单、费用、采购、固定资产、付款、回款、到货及时率、人事变动等，结合生产数据的采集系统，实现集团生产、业务、管理全数据的自动化。6、实现与现有ERP、MES、生产等系统的数据和流程整合，实现企业资金流、业务流的端到端的流程监控和管理。7、实现和公司目前内网门户的整合，管理以人为本，实现面向“人”的统一管理入口和权限控制，并配合邮件、短信实现流程提醒和督办。8、实现管理层领导的手机审批功能，解决领导外出可能引起的审批延误。1.1系统功能业务流程开发平台（以下简称BPM平台）主要为企业解决工作流程管理(BPM)及提供工作流程自动化软件与服务的软件平台。BPM平台既是一种软件平台，也是一种管理实践，提供一个业务流程监管平台，以达到提升组织敏捷以及运营效益。 1.1.1系统软件体系结构要求 1.1.1业务流程开发平台功能如上图所示，整个系统建立在BPM平台之上，系统表现为层次化的构筑体系，包括八个方面的内容：(1)工作流引擎工作流引擎处理所有自动化流程的流转，支持服务器集群以提高性能和可靠性。(2)流程数据库流程数据库作为流程管理平台数据持久化存储的实体，包括流程模型数据库、规则模型数据库、流程实例数据库等。(3)流程业务数据库流程业务数据库用来存储和管理丰富、大量的流程业务数据，这些数据来自于管理过程中的人工录入或者从其他专业应用系统中的抽取。(4)标准远程调用接口技术标准远程调用接口是BPM平台提供的标准接口，可以与现有软件系统进行远程调用和数据交换，BPM平台本身内嵌与常用数据库（MSSQLServer、Oracle、XML等）的访问机制，用户只需要进行简单的配置，就能够从流程表单中显示或者修改这些现有系统的数据。(5)流程与表单设计工具 流程与表单设计工具是协作式流程设计和开发环境。它在单一整合的环境下结合了流程开发和表单设计的特点。用户可以轻易地制作表单、定义业务逻辑关系、集成数据库等，而无需编程或编写脚本。功能要求如下：l图形化开发：图形化实现流程的复杂规则，最小化代码开发l版本控制：用户设计人员可以使用设计工具实现由业务部门提出的需求，提供严格的权限控制和流程版本控制，l模拟仿真：因为工作流程牵涉了许多使用者与计算机环境，把新完成的工作流程系统安装到大部份的计算机后再测试，是非常不切实际也没有效率的。流程仿真功能可以让设计者在同一部计算机上直接仿真测试，一旦上线后，设计者能够放心确信它能够符合原始设计并正常运作。(1)组织机构设计工具组织机构设计工具可以图形化的构建用户单位流程型组织结构图，具有下列功能：l可以采用ERP中人力资源模块或者企业AD域中的组织结构人员的基本数据，按照集团、分公司、部门、科室设置、调动、修改、增加或减少人员 l图形化标识参与流程的人员和角色的关系，实现以角色流转的功能；l提供各种工作组（权重比例工作组、优先工作组、工作队列等），满足流程自动化的种种需求，比如会签等；l一个大的组织结构图可以嵌套多个子组织结构图，满足复杂组织架构的构建；l支持各种目录服务，比如MSAD或者其它LDAP兼容的用户管理，可以使用用户现有的用户权限管理机制，而无需单独创建一套用户管理。(1)配置工具配置工具用于实现客户端程序与数据库的连接设定、流程版本控制、流程及实例删除等功能；(2)流程监控分析报表流程监控分析报表提供向导式，无需代码开发的绩效考核报表，如：实例花费时间报表、步骤时间报表、用户活动报表流、任务负载报表等十类报表，用于从流程及流程实例流转的各个侧面进行监控和分析，以达到考核和优化的目的。(3)移动审批和指派功能 支持手机审批和电脑审批并行模式，支持指派、收回等管理功能。(1)系统整合能力能够支持和现有ERP、MES、HR等业务模块实现数据和流程的集成，并支持和门户、报表、文档系统、电子签章系统、数据库、邮件、短信平台等实现架构集成。1.1.1BPM平台业务功能目标（内容可调整）1、实现集团、分公司纵向的办公业务协同审批l公文撰写提交、审核、批准、发布、接收确认、分发、分发确认的公文管理流程l新闻、通知、公告的撰写提交、审核、批准、网上发布的公告信息管理流程l会议组织提交、审批、会议室申请、会议通知、会议纪要形成、审批、下发、接收确认的会议管理流程l通用管理问题提交、指派、处理、确认流程（如生产工艺改进建议流程）l车辆申请、派车、用车完毕确认等车连个管理流程l办公用品请购、审批、采购、入库、领用等管理流程 l固定资产请购、审批、采购、入库、确认负责人、负责人变动、报废等管理流程2、实现集团、分公司纵向和横向的费用和资金管控l结合预算管理系统计算出的全预算数据，进行各分公司、个业务和管理部门的年、月度预算的提交、审批、确认流程实现预算流程管理l实现所有生产物料采购、付款、非生产物料采购（办公、设备、资产）、资本性支出、期间费用（人力资源、差旅、办公、会议、培训等）支出等所有费用支出申请、批复、结算验收、确认的管理流程l实现订单回款、借款的计划、申请、财务确认的管理流程l实现预算、支出、结算、回款四位一体的资金管控流程，并能够将过程数据和ERP系统的财务结果数据整合，实现真正意义的集团和个子公司费用管控体系。3、实现分公司端到端的业务流程的管控l实现市场费用、活动的申请、批复、完成总结、考核的市场管理流程l 实现销售客户立项、跟踪、费用报销、协议审批、价格申请的销售过程管理流程l和MES系统结合，实现合同/订单审批、生产计划、物流、付款的订单管理流程l实现客户回访、投诉、补货、退货等客户服务管理流程4、实现集团和各分公司管理支撑流程的管控l员工的考勤、入职、离职、岗位变动、培训、考核等人力资源管控流程l信息化项目申请、启动、验收、结算、日常维护、请购等信息化系统管控流程l质量和企业等管理部门的标准、工艺、制度、质检等文件的签批审核流程5、实现集团和各分公司管理特点定制的其他业务流程 1可行性分析1.1技术可行性1.1.1项目的可利用资源及资源的有效性1、网络可利用资源利用我集团和各分公司现有的办公网，无需另外架设网络。目前，集团的网络架设已较完善，可覆盖到分公司。可以满足BPM系统的联网管理半径要求。2、计算机可利用资源客户端层面：集团和各分公司及各部室，可用现有的办公网计算机，以目前办公网络一般的微机性能，机器可以承受，这样可节省投资，提高办公机的利用率。系统服务端层面：需要采购和配置BPM服务器、WEB服务器、数据库服务器等，但使用部门级PC服务器即可满足需求，整体投入较低。3、人力及技术资源可利用的人力资源：信息中心技术开发人员及各级子公司信息化维护人员参与系统的开发研究，各业务部门和分公司抽调管理人员参与业务流程梳理，管理人员的工作室阶段性和分业务调研，不太影响正常工作过程。 1.1.1技术的成熟度1、产品技术成熟度方面：初步接触的厂家和案例已经有国内外集团客户的案例，并且已经很好的流程管控方面的系统运行经验和应用经验。。2、应用开发方面：初期由厂家工程师协助我公司安装和开发，后期应用可逐步实现自身开发和厂家技术支持结合的方式，满足集团和分公司未来业务和管理的需求变化。3、系统安全性本系统存储着全体人员信息、费用预算信息、固定资产、合同、生产管理信息等重要过程资料和数据，系统的安全性十分重要。本系统采用我公司专用的办公网作为传输主体，未来可以结合电子签章和人份认证系统的实施，增强使用层面的安全性，系统级安全性和使用层面的安全性可以满足管理的需要。4、信息传输的安全性信息传输在我集团和各分公司内部的办公网内进行，在办公网内部，信息传输的安全性由办公网本身的传输安全机制和信息控制机制来保障（如防火墙、路由、网关、VPN等），由于 办公网已经运行了较长时间，实践证明，安全性能是可靠的，因此，以办公网为信息传输通道的BPM平台的信息传输的安全性是有保障的。5、信息的一致性数据库定期备份，查询数据实时更新，能够保证数据的一致性。1.1.1开发、测试、推广等各阶段的资源调配（1）开发、测试阶段:开发测试前期不需集中人员在固定地点进行开发，只需搭建模拟环境，测试后期需进行集团总部与试点分公司及各部室之间的连线测试，可选取一个分公司、总部几个业务部室进行测试。（2）推广阶段：推广阶段由信息中心举办培训班对各级分公司、业务部室等各部门部门主要使用人员进行培训，再由各分公司对下属单位进行转培训。1.1.2系统上线后的维护方案系统上线后总公司信息中心和各分公司信息技术部负责维护权限范围内的有关数据。1.1.3项目风险由于技术方面的问题在前 面都已作了详细分析，因此，技术方面已没有障碍；进度方面，该项目的开发周期为四个月，时间比较紧张，特别是内部和各个子公司的管理、业务、办公流程的梳理，即公司内部的工作量大，项目时间方面的周期风险大，但从项目技术角度而言，特别开发方面的风险不大。通过以上对项目的可利用资源的有效性、开发的风险、资源的有效性、技术的成熟度的分析，我们认为该项目的实施风险较小,优势显著，该项目的开发推广必将提高集团公司的业务流程管理的质量和效率，因此可以进行项目开发。1.1经济可行性（一）投入分析1、软件/设备投入：业务流程管理平台软件购置费用预算140万元（版本为：服务器支持集团化架构；并发用户许可证不少于500个），同时利用现有的网络不会增加网络费用，各分公司计算机设备自行解决，不统一购置设备。●集团总部采购BPM服务器1台（之强CPU*4，8G内存，500G）预算6万、数据库服务器1台（之强CPU*4，16G内存，2TB）预算8万和WEB服务器1台（之强CPU*4，8G内存，500G）预算6万。 ●数据库软件信息技术部已经在使用，无需购置。2、发展费用投入：●人员培训：包括概念培训0.5天、系统管理员课程3天，最终用户培训1天、初级开发培训3天、高级开发培训2天，由供应商软件公司安排工程师实施，免费。●场地费：培训时需用集团总部会议室。●实施服务费20万元，包括：系统架构搭建和集成、流程梳理和建模、流程设计、流程开发、表单开发、接口开发和调试等项目。其中流程梳理和开发方面会根据集团规划上线的流程数量的变化而有所浮动（先按照一期规划办公流程10支+资金管控流程30支+生产业务流程20支+管理支撑类流程20支，合计80支流程计算工作量）●咨询服务、技术支持服务和后期培训服务，包含在产品价格中。●软件升级服务：质保期1年，质保期内免费；质保期外每年按合同金额的15％收取。投入共计：140万+20万+20万元=180万。（二）产出分析1、直接效益①业务流程管理平台 能够实现系统间数据的集成和串接，使得有效地业务、预算和财务数据等一次录入，多处共享，甚至可以最终汇总到ERP等集团财务软件中，使集团及各分公司审批人员从繁重复杂的纸张表单流转的填写、数据统计分析等工作中解脱出来，特别是费用管控方面的统计分析和数据再录入工作大量减少，按每个部室和分公司部室每年节约1人30个工作日，一个工作日工资费用按100元计算，预计节约工时工资费用（10+24*10）×1×30×100=750000元（注：集团和分公司每个单位按照10个部室计算，其中市场、财务、办公、质检等部门节省人力还不止1人月）。虽然该费用不能直接节省出来，但各个集团和分公司管理的其他方面得以加强，节约下来的人力和时间可创造更大的机会成本。②业务流程管理平台将办公、非生产物料采购、合同审批、设备申请、费用报销等管理基本控制点下移到每个员工，每个员工每年预计节省费用（碳粉、纸张等）50元，按此计算节约办公费用3000人×50=150000元（仅考虑集团和分公司的管理和业务人员，不包括一线工人）。③业务流程管理平台将预算、财务、等管理数据存放于集团总部，数据可实现全集团管理分析使用，如：业务流程管理平台可向集团各部室和分公司各部室提供自己部门的预算额度及花费进度的功能。集团各部室和分公司各部室不需再通过财务室查询预算进度，财务事项审批时也无需各级有权签字人逐一面签，加快了报账 工作速度，提高了工作效率。仅此一类流程（预算、支出管理流程）预计每个集团部室、各分公司部室每年节约传递费、节省人力费用3000元，如果考虑办公、业务、管理和财务四大类流程80支流程估算，共计4x（10+24x10）×3000=3000000元④业务流程管理平台软件正常使用后将管理活动变成流程化的常态，按预计使用寿命为10年,折现率2.25%计算，因此本项目的产出净现值为：(750000+150000+3000000)×NPV(2.25%，10)=38,141,809（元）项目总产出现值大于项目投入净现值。单就直接经济效益来看，购买使用业务流程管理平台软件是可行的，投入产出效益明显。2、间接效益①业务流程管理平台软件将预算、支出申请、报账付款、条线费用支出等数据有机的结合起来，提高了财务会计核算控制信息的利用率。②业务流程管理平台软件引入业务数据风险分析的概念，例如通过财务数据风险点的分析（如：预算是否超支、收款人、报销人、报销科目、报销时间的统计数据等），掌握费用管控管理薄弱环节，采取有效的相应对策，控制集团和个分公司费用管控的风险。同样的原理，可以控制采购合格率、到货及时率、客户投诉处理效率、流程处理超时率等绩效数据，进行相应的业务管控和优化。 ③业务流程管理平台软件使审批面签工作变成了桌面点击电子签名，节省了高层管理人员宝贵时间，有利于提高管理效率。④业务流程管理平台软件提高了业务数据信息的准确性和及时性，提高了业务流程工作考核的合理性，既调动了各级管理部门和分公司的积极性，又为各级管理部门和子公司管理层决策提供了更加详实的参考资料。综上所述，业务流程管理平台软件将为集团业务管理水平的提高发挥重要作用，其潜在的经济效益远远大于直接节约的费用。并且投资回收期为半年。因此，本项目是投资回收期短，见效快，经济效益好的项目。1结论意见本项目的业务需求完备，技术方案可行，项目实施条件已经具备，系统上线后有明显的经济效益。建议着手组织购买开发使用。 附录：集团化管理的业务流程管控系统案例参考（一）国家核电领导流程和业务管理首页（二）中石化胜利油田流程和业务管理首页 （三）济南联通流程和业务管理首页(含流程绩效红黑榜) （四）中惠熙元流程和业务管理首页（五）中国博奇流程和业务管理首页（六）流程绩效统计分析和业务绩效实时监控 （七）电子签批的数据辅助决策（集成ERP数据） （八）中国联通手机审批'