试论如何做好高速公路养护档案资料整理归档

'试论如何做好高速公路养护档案资料整理归档　　摘要：高速公路养护档案资料为养护检查考核、工程决算、审计等提供重要依据，笔者对存在的问题进行简单分析，并从人员、管理办法、流程和用具等方面阐述了如何做好档案资料的整理归档。关键词：高速公路；养护档案；重要依据高速公路养护档案资料是指在高速公路养护管理工作中形成的具有保存价值、可供查考利用的各类技术文件、数据和资料等的真实记录，具体来说不仅包括养护工程项目从立项、报批、计划、招评标、施工到交工验收、竣工决算、审计等系列环节产生的反应养护工程实施过程和结果的文字、图表、影像等的资料，还包括高速公路管养单位为确保养护工程正常开展所进行的制定制度办法、计划、印发文件、检查记录、统计报表、教育培训、科学研究等管理活动形成的资料。一、养护档案资料的重要性高速公路养护档案资料的重要性，主要表现在五个方面：1.一套完整的档案资料，能够反映建设单位、监理单位和施工单位工作开展情况，是记录反映养护工程施工、管理的全过程的重要载体。6 2.养护档案整理质量的高低，直接影响到养护大检查能否顺利进行，影响高速公路管养机构在全国公路养护大检查中的成绩。3.高速公路养护档案是高速公路主管部门考核管养机构工作绩效的重要依据。高速公路基层管养机构，只有重视养护档案，尽力提高档案的完整规范，才能为主管部门绩效考核提供准确、科学、可靠、有效的依据，取得好的绩效考核成绩。4.高速公路养护档案是进行养护工程决算审计的重要依据。完整、规范的养护档案资料，能使审计人员快速了解养护项目概况，顺利开展项目审评，缩短审计时间，提高审计效率。5.一套完整的养护档案，有病害的图片资料、详细的处理方案、过程处理的记录、处理后的效果评价等，为将来同类病害的处理提供了宝贵的借鉴经验。二、养护档案资料整理归档常见问题及原因分析养护档案资料常见问题可以简单分为两类，一类是档案资料未能反映项目全貌，另一类是档案资料外观和填写内容。6 1.档案资料因有遗漏未能反映项目全貌。传统养护档案资料整理，是在高速公路养护维修工程完工后，安排人员对工程管理过程中形成的资料按照一定的顺序整理存档，此种模式的弊端容易使资料出现摆放凌乱、丢失遗漏等问题，一些必需的资料需要事后补充，受整理人员主管因素的影响，甚至出现无效或无价值的资料，不仅造成人力、物力的浪费，在近几年高速公路主管部门开展精细化管理的环境下还直接影响了档案资料的精细程度。2.档案资料外观方面存在问题主要有档案盒存在背脊、卷面格式不一、长短不一；所贴纸张存在翘边、凸边；抹痕、胶粘灰尘导致卷面、卷脊不洁，原因为档案资料整理人员质量意识弱，操作技能差，装订用具校准不精准。3.档案资料实质内容方面存在问题主要有档案内部资料表格样式不一，填写标准各异，原因为养护档案资料管理办法不统一，填写要求不精细。三、做好养护档案资料整理归档的具体措施笔者在京台高速公路泰安基层管养机构工作多年，一直负责养护档案资料的整理归档工作，深知养护资料的整理归档离不开人、资料、整理流程和必要的装订工具等方面的要素，结合工作实际，认为做好养护档案资料的整理归档工作应从明确办法、确定专人、完备工具、讲究方法等方面入手。1.明确养护档案资料的管理办法。养护工程一经招投标确定施工单位，在施工单位做好项目部、拌合站、施工处等驻地建设，做好人员、材料及机械准备开工建设后，项目业主即制定出台养护档案资料的管理办法，确定档案资料整理的6 原则，明确业主、施工和监理等各方职责，对养护档案资料的立卷归档和编制提出具体要求，尽可能细化工作用表，便于明确责任、工作范围和资料要求。2.确定专人负责养护档案资料的整理归档。养护档案资料因涉及面广、分类精细、数量众多、管理琐碎、查找频繁等特点，需要明确专人负责，便于养护档案资料的真实、连续和完整。3.加强对档案管理人员的教育培训。养护工程业主、监理及施工单位需加强对养护档案资料整理归档人员的教育培训，培训分两方面，一是专业知识方面，档案资料整理归档人员要具备养护工程项目管理的相关知识，便于人员辨识养护档案资料的归档价值，做好养护档案资料的搜集、整理，提高档案整理效率；二是操作技能方面，档案资料整理人员需具备完成档案资料裁切、抹胶、粘贴、压平等相关技能，确保资料的整齐、洁净。4.将养护档案资料的整理归档纳入绩效考核范围。高速公路主管部门将档案资料整理质量纳入对业主代表、监理单位和项目部绩效考核的范围，制定考核标准，并按期进行检查考核，确定考核扣分，据以落实奖惩措施，促使项目业主、监理、项目部重视增强质量意识，重视档案资料的整理归档。6 5.备足精准的装订用具。“工欲善其事，必先利其器”，要做好资料的装订工作，必须有完备的工具，养护档案资料的装订归档需要装订机、裁纸器、粘贴剂、蜡线、刻度仪、铅笔、橡皮等用具，在正式装订之前，必须做好用具的准备工作，且需确保用具的完好使用，装订机校准不严易导致三点一线不整齐，裁纸器不锋利易导致资料毛边，粘贴剂黏性不足易导致封皮脱落等，每一项用具的使用性能都影响资料的装订效果。6.讲究方法，多种措施并用。档案资料整理人员养成随时搜集、每周查漏、月度整理的梳理习惯，充分利用数码相机、摄像机等留存施工过程的影像资料，建立专项工程大事记，利用办公自动化系统留存电子台账等，多种措施并用，做好档案资料的日常搜集和整理工作，确保资料的完整性；坚持资料审核制度，便于发现和纠正整理人员的错误，保证档案资料的准确性；在用液体胶粘贴封皮时覆盖一张白纸，避免液体胶粘附于封皮，保证档案资料的整洁度。养护档案资料具有反应项目管理过程、为养护检查、工程决算审计提供依据、为未来同类病害处理提供借鉴方案的重要意义，只要高速公路主管部门重视养护档案资料，制定相应管理办法，加强人的管理，配备必要的搜集用具和装订工具，就能做好档案资料的整理存档工作，提高养护档案的完整性和准确性，提高档案外观的整洁度，提高养护档案的科学、规范化水平。参考文献：6 [1]刘爱莲，简述牧马河水利工程档案资料的整理与体会，科学之友（B版），2009年第05期，135-136页.[2]王平，论高职院校文书档案资料整理归档存在的问题及对策，山东商业职业技术学院学报，2012年第01期，83-84页.6'