DB 14T1278—2016 重大建设项目档案验收规范

'ICS01.140.20A14DB14山西省地方标准DB14/T1278—2016重大建设项目档案验收规范2016-12-30发布2017-02-28实施山西省质量技术监督局发布 DB14/T1278—2016目次前言.....................................................................................................................................................................II1范围.................................................................................................................................................................12规范性引用文件.............................................................................................................................................13术语和定义.....................................................................................................................................................14总则.................................................................................................................................................................15验收要求.........................................................................................................................................................26评价结果应用.................................................................................................................................................2附录A（规范性附录）重大建设项目档案验收评分表...............................................................................4附录B（规范性附录）重大建设项目档案验收评价报告...........................................................................7附录C（资料性附录）重大建设项目竣工图变更一览表...........................................................................8参考文献...............................................................................................................................................................9I DB14/T1278—2016前言本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。本标准由山西省档案局提出并归口。本标准起草单位：山西省档案局。本标准主要起草人：王彩变、陈晓峰、弋玮佳、侯武鹏。II DB14/T1278—2016重大建设项目档案验收规范1范围本标准规定了重大建设项目档案验收的术语和定义、总则、验收要求和评价结果应用。本标准适用于重大建设项目档案验收和重点工程档案验收。其他建设项目可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T50数码照片归档与管理规范JGJ25档案馆建筑设计规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1重大建设项目关系社会公共利益、公众安全的重大基础设施和公用事业建设项目，使用政府财政性资金、政府融资资金和政府设立投资主体的建设项目。3.2档案国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。4总则4.1重大建设项目档案工作实行项目建设单位（法人）负责制。项目建设单位或其委托机构在签订合同、协议时应明确各自的档案管理职责。4.2项目各参建单位应按照“谁形成文件材料、谁立卷归档”的原则，具体负责所承担项目文件材料的收集、整理、归档工作。4.3项目档案工作应坚持过程控制和规范管理的原则，贯穿于项目建设全过程。4.4项目竣工验收前，应通过项目档案验收。4.5各级档案行政主管部门按职责负责对重大建设项目档案验收工作进行监督和指导。1 DB14/T1278—20165验收要求5.1验收组织5.1.1重大建设项目及重点工程应由同级档案行政管理部门组织验收。5.1.2项目档案验收由档案行政主管部门负责组织，验收组成员由档案专业人员、项目主管部门人员、工程专业技术人员组成。5.1.3项目档案验收组的成员不少于5人，其中工程专业技术人员不少于2人；档案专业人员应具备中级以上档案职称或从事档案工作5年以上，工程专业技术人员应具备中级以上职称。5.1.4项目建设、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员应列席项目档案验收会议。5.2验收条件5.2.1项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要。5.2.2项目试运行指标考核合格或者达到设计能力。5.2.3项目文件材料已全部归档，并完成了项目档案的分类、编目等整理工作。5.2.4项目建设单位应组织参与工程建设的各部门及设计、施工、监理等方面负责人和有关人员对项目档案进行了自查，形成自查报告，报送上级主管部门。5.2.5自查报告正文应包括：项目建设及项目档案管理情况；保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施；项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况；竣工图的编制情况及质量状况；项目档案信息化情况；项目档案在项目建设、管理、试运行中的作用；存在问题及解决措施。自查报告附件包括：单位工程档案数量一览表，竣工图变更一览表见附录C，项目档案分类及末级类目案卷数量一览表。5.2.6项目建设单位负责编制自查报告，经其上级主管部门上报档案行政主管部门。5.3验收流程5.3.1听取汇报。a)项目建设单位汇报项目建设概况及项目档案工作情况。b)项目监理单位汇报监理文件收集、整理、归档及对项目档案的审核情况。c)项目设计单位汇报设计文件收集、整理和归档情况及设计变更情况。d)项目施工单位汇报施工文件收集、整理及归档情况及竣工图编制情况。5.3.2抽查案卷，检查项目实体、项目档案管理及项目档案实体情况。5.3.3按照附录A进行评分，形成评估报告，评估报告见附录B。5.3.4反馈意见。5.4验收时限和抽检数量5.4.1项目档案总量在1000卷以下的项目，验收时间为一个工作日；项目档案总量在1000卷以上的项目，验收时间不得少于两个工作日。5.4.2项目档案抽检数量一般不少于项目档案总数的10%，项目档案总量少于1000卷时，抽查数量不得少于100卷。6评价结果应用6.1评价结果2 DB14/T1278—2016项目档案验收结果分为合格与不合格，按照评分表计分80分（含80分）以上验收为合格，否则为不合格。评分表设单项否决项，存在否决项条件之一的验收为不合格。6.2结果的应用项目档案验收合格的项目，由档案行政主管部门出具档案验收评估报告，作为该项目竣工验收的前置条件之一。3 DB14/T1278—2016AA附录A（规范性附录）重大建设项目档案验收评分表分得评价项目评价内容值分1实行项目档案工作领导责任制，明确了负责档案工作的领导和部门。对项目档案工作实行统一管理，对各参建单位编制项目竣工文件和整理项目1.5文件进行有效的组织协调和监督指导。（一）项目法人单位认真履行项目档案工档案工作纳入了有关部门和有关人员的工作责任制，并采取了有效的检查、1作职责（5.5分）考核措施。项目建设过程中积极主动保持与档案行政管理部门和项目主管部门档案机构1一、的联系，及时填报《重大建设项目档案管理登记表》。档项目档案验收前，项目法人单位组织项目设计、施工、监理等方面负责人及案1有关人员对项目档案工作进行全面自检。工（二）项目档案工作项目法人单位与各参建单位签订的设计、施工、监理等合同或协议中有档案作3纳入合同管理（3分）工作的内容，并对合同或协议中项目档案收集、整理、归档提出明确要求。组织自觉接受有关部门对项目档案工作的检查监督和指导，对检查中发现的问题（三）项目档案工作1管能及时整改。与项目建设同步进行理（2分）1项目档案工作与项目建设同步进行。(15分)（四）建立健全项目2根据国家及行业有关规定制定了切合实际的项目档案整理细则。档案工作各项规章制1制定了项目档案文件归档、保管、利用等制度。度（3分）0.5建立了覆盖各参建单位的项目档案工作网络。（五）配备了适应工作需要的档案管理人档案管理人员经过国家或省级档案行政主管部门组织的档案管理知识培训，1员（1.5分）并取得培训合格证。（一）项目档案交接1有完整、准确的档案整理情况说明。手续（2分）1各参建单位和建设单位各职能部门提交的项目档案移交手续完备。2项目立项、可行性研究报告、选址意见书批复等文件齐全。环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等专项申请及批复文件，水、2暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件，原料、材料、燃料供应等来源（二）项目前期文件协议文件齐全。材料（8分）1征用土地、移民、拆迁安置等文件材料齐全。1项目计划、投资、统计、管理等文件材料齐全。2招标、投标和评标文件，中标通知书，合同协议书等文件材料齐全。4 DB14/T1278—2016二、（三）项目设计文件2勘察、设计基础材料齐全。项材料（4分）2设计评价、鉴定及总体设计、初步设计、施工图、审批等文件材料齐全。目开工报告、技术交底、图纸会审纪要、施工组织设计、方案及报批等文件材2档料齐全。案（四）施工竣工文件2原材料检测及报验、试验及施工定位测量、基础处理记录等文件材料齐全。的（8分）1设计变更、更改洽商、技术变更等文件材料齐全。完整3工程质量检测、评定，隐蔽工程验收记录、质量验收记录等文件材料齐全。性1监理规划、细则、通知、会议纪要、月报等文件材料齐全。(40分)1监理日志、旁站记录等文件材料齐全。（五）监理竣工文件1质量控制文件材料齐全。（5分）1进度控制、投资控制、合同管理、组织协调等文件材料齐全。1项目档案质量审核报告齐全。1竣工图套数不少于2套。（六）竣工图（4分）3编制竣工图总说明，编制各专业竣工图说明，竣工图齐全。2设备采购、装箱、开箱、安装调试等文件材料齐全。（七）项目设备、科研等文件材料（3分）1科研项目立项、研究、鉴定、推广等文件材料齐全。1工程设计、施工、监理总结，工程审计文件、财务决算报告等文件材料齐全。（八）试运行、竣工试运行、各专业验收（包括土地、规划、工程质量、环境保护、人防、职业验收文件（2分）1卫生、安全设施、安全技术防范、消防、节能）及竣工验收文件材料齐全。（九）声像材料施工前旧貌、开(竣)工仪式、施工过程、隐蔽工程、领导视察等声像材料齐2（2分）全。（十）电子文件项目建设过程中形成的、应归档的电子文件，应及时进行物理归档，且归档2（2分）载体为只读光盘或一次写光盘。（一）有确保竣工文2有确保竣工文件真实准确的制度、措施、手段，并能有效执行、落实。三、件真实准确的有效措竣工文件编制方、质监部门、监理部门、建设单位对文件的完整、准确情况项施或手段（3分）1及案卷质量进行检查。目（二）归档文件材料1文件材料记录真实、准确、规范。档能真实、准确反映项案目建设过程和竣工时1签字、盖章手续完备，无代签现象。的的实际情况（2分）准1竣工图图面整洁、线条清晰,无破损现象。确性5竣工图准确,有变更的竣工图修改到位、变更依据标注明确。（三）竣工图编制规(15分)2竣工图章规范,所有竣工图逐张加盖并签署竣工图章。范（10分）1竣工图按GB/T10609.3要求折叠。1编制竣工图变更一览表。5 DB14/T1278—2016（一）制定了项目档案分类编号方案或说1制定了切合项目实际的档案分类方案。明（1分）（二）项目应归档文件材料进行了系统整1归档范围内的文件均按照GB/T11822进行了系统整理。理（2分）1.5遵循文件材料形成规律,保持卷内文件材料系统联系。1卷内文件材料排列有序,并按要求编号。（三）整理规范、合四、2卷内文件目录、备考表填写规范、清晰。理，符合国家或行业项0.5卷内文件整齐,装订符合要求。标准要求（6分）目照片、数码照片按照GB/T11821、DA/T50要求整理；电子文件按规范要求档1整理。案（四）编目规范、排1案卷排列有序。的架合理（2分）1案卷封面填写规范,案卷题名准确、简明。系1编制了规范的案卷目录。统（五）检索工具系统、1编制了规范的全引目录。性规范（4分）(20分)2编制了档案整理情况说明。（六）采用先进技术配备专业的档案管理软件，利用信息技术和设备,实现档案存贮、分类、检索、和设备实现档案信息3统计、开发等功能。化管理（3分）0.5档案人员熟悉所管范围档案及相关业务。（七）提供利用档案能满足利用者需要0.5档案人员调卷迅速、准确。（2分）1建立档案利用登记簿、利用效果反馈表，利用档案取得明显效果。（一）档案用房能满2有档案办公室、阅览室及独立的档案专用库房。足工作需要,库房与五、阅览室、办公室分开1库房承重符合JGJ25的要求。项（3分）目（二）档案装具符合1档案柜架符合要求。档标准要求（2分）1卷盒、卷皮符合GB/T11822的要求。案（三）档案库房安全的2设备、设施满足档案安全保管八防要求。防护措施到位（2分）安全（四）归档文件的制不存在用易褪色的书写材料如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等性成材料符合耐久性要2书写、绘制现象。(10分)求（2分）（五）保证档案信息1措施有力，无信息泄露事故发生。安全（1分）注：单项否决项。1、完整性得分小于36分；2、准确性得分小于13分；3、系统性得分小于18分；4、单位工程归档率未达到100%；5、项目档案保管库房承重不符合JGJ25的要求。6 DB14/T1278—2016BB附录B（规范性附录）重大建设项目档案验收评价报告评价单位地址评价时间负责人联系人联系方式专家组人员名单姓名单位职务/职称签字联系方式评估依据档案工作项目档案项目档案项目档案项目档案总分评价得分组织管理的完整性的准确性的系统性的安全性评价综述：评价组长：年月日7 DB14/T1278—2016CC附录C（资料性附录）重大建设项目竣工图变更一览表施工图竣工图变更依据序号备注档号图号档号图号档号文件名称8 DB14/T1278—2016参考文献[1]DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范.[2]重大建设项目档案验收办法档发〔2006〕2号.[3]山西省政府投资项目竣工验收管理办法省政府令第238号（2014年）.[4]建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法档发〔2016〕11号._________________________________9'