dat14-1994全宗指南编制规范

'DA/T14-1994全宗指南编制规范全宗指南编制规范DA/T14-941995-06-12国家档案局批准　1995-10-01实施1主题内容与适用范围1.1本标准规定了档案全宗指南的编制原则、结构和编写细则。1.2本标准适用于综合性档案馆，档案室亦可参照执行。2全宗指南的编制原则　　编制全宗指南应客观、准确、真实，语言简练、文字表达清楚。3全宗指南的结构　　全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。由封页、正文、备注三部分组成。其结构形成如下：　　封页　　正文　　　　　a.全宗构成者沿革　　　　　b.全宗内档案情况简介　　　　　c.全宗内档案内容与成分介绍　　备注4封页项目　　封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。4.1全宗指南名称 4.1.1全宗指南名称由全宗构成者的名称（全称或通过简称）加“全宗指南”构成。例：北京市计划委员会全宗指南。4.1.2中华人民国成立前形成的档案在全宗指南名称的书写上应加限定词。　　例：1.国民政府教育部全宗指南　　　　2.民国重庆市民政局全宗指南　　　　3.国民政府（汪、伪）外交部全宗指南　　　　4.礼部（清）全宗指南4.1.3中华人民共和国成立前的个人的全宗，在人名后用圆括号注明所属年代。　　例：1.端方（清）全宗指南　　　　2.蒋中正（民国）全宗指南　　　　3.冯玉祥（民国）全宗指南4.2时间　　全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示，必要时可使用朝年或其他特殊纪年方式表示，亦可以其一为主，另一为辅发，为辅者加圆括号书于为主者下方。　　例：1.1928-1948　　　　　（民国十七-三十年）　　　　2.光绪三十二年-宣统三年　　　　　（1906-1911）4.3全宗号　　本全宗指南所对应的全宗的编号。5全宗构成者沿革简介　　全宗构成者沿革简介由构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。5.1全宗构成者的名称 5.1.1全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。　　例：中共中央纪律检查委员会（中纪委）5.1.2全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。5.2时间　　全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。　　a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤消时间。　　b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消时间。　　c.全宗构成者上级主管机关变更时间。　　d.其他所有反映全宗构成者重要活动时间。5.3主要职能5.3.1全宗构成者的性质特征5.3.2全宗构成者的职权范围5.3.3全宗构成者的主要工作与任务5.4隶属关系5.4.1全宗构成者和其上级主观机关的组织关系、业务关系。5.4.2全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。5.4.3全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中。5.5全宗构成者负责人名录　　全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。5.6全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。5.6.11全宗构成者内部一级机构的名称。5.6.2全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。 5.6.3全宗构成者内部一级机构的主要职能。5.6.4全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合并、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。5.7其它5.7.1涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。5.7.2全宗构成者改组和撤消的原因。5.8个人全宗　　个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。6全宗内档案情况简介6.1档案的数量及保管期限6.2档案的完整程度6.3档案的利用价值及鉴定情况6.4检索工具的配置情况6.5档案的整理情况7全宗内档案内容与成分介绍7.1档案内容与成分介绍的方式　　以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。7.1.1按组织机构介绍：以组织结构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍。7.1.2按问题介绍：以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目介绍。7.1.3以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。7.2档案内容与乘法介绍一般方法。7.2.1档案内容与成服介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括： 　　a.反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。　　b.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。　　c.涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案。　　d.馆藏年代久远和特殊载体的档案。7.2.2需要专门说明的档案按下列方法介绍：　　a.指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。　　b.列出该档案文件的检索要素。　　c.对其档案文件内容单独介绍。7.2.3一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则：　　a.引文有助于阐述文件的内容实质。　　b.引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。7.2.4和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。7.2.5控制使用的档案在内容介绍上应从简，并在全宗指南封页上注明“控制使用”字样。7.2.6档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍，并在封页上注明密级或使用范围。7.3人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况撰写，介绍内容包括：　　a.个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录。　　b.来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件。　　c.财产状况与经济活动的材料。　　d.家庭亲属与主要社会关系的材料。　　e.图片、照片、录音、录象材料。 8备注部分8.1本全宗指南的编制情况8.2有关全宗内档案的补充说明。8.2.1全宗指南中需加解释的名词、事件及问题。8.2.2全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。8.2.3其它有关问题的说明。'