天津市房地产权属纸质档案数字化技术规范

'天津市房地产权属纸质档案数字化技术规范1范围本规范适用于市、区、县房地产权属登记机构及其档案管理部门。本规范适用于房地产权属登记过程中所产生并归档的登记资料（包括所有权登记、他项权登记、土地使用权登记等）的数字化加工处理及数字化成果的管理。2文件依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市房地产管理法》《纸质档案数字化技术规范》《天津市档案管理条例》《城市房地产权属档案管理办法》《天津市房屋权属登记条例》《天津市房屋权属档案管理办法》3术语和定义3.1数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。3.2纸质档案数字化采用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3.3扫描技术扫描技术是把纸张上的文字、图形转换成电子影像的一种技术，使用这一技术可以把房屋权属档案纸质材料的信息输入到房屋权属档案管理信息系统中，实现档案信息的网络共享。3.4电子文件26 电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。3.5电子档案电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。3.6数字图像表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。3.7黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态文字稿、线条图等。3.8连续色调静态图像以多于两级灰度的不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。3.9分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi）表示。3.10失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。3.11可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力。3.12图像压缩清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。4内容和分类26 4.1扫描件内容扫描件包括房地产权属登记过程中所产生的纸质档案的全部内容。4.1.1初始登记申请书（原件）审核表（原件）国有土地使用证（复印件）建设工程规划许可证（原件）竣工验收备案表（原件）标准地名证明文件（原件）房屋测绘成果报告（原件）地籍测量成果报告（原件）发证图（原件）营业执照（复印件）委托书（原件）身份证明（复印件）登记证明（原件）收件收据（原件）4.1.2转移登记4.1.2.1新建商品房买卖的转移登记申请书（原件）审核表（原件）商品房买卖合同（原件）房屋测绘成果报告（原件）地籍测量成果报告（原件）发证图（原件）购房交款凭证（复印件）契税完税凭证（复印件）同意出售证明（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）26 收件收据（原件）4.1.2.2存量房买卖的转移登记申请书（原件）审核表（原件）房产买卖协议（原件）房屋测绘成果报告（原件）地籍测量成果报告（原件）发证图（原件）同意出售证明（原件）产权交易鉴证书（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房屋所有权证（原件）土地使用证（原件）房地产权证（原件）收件收据（原件）4.1.2.3房改售房的转移登记申请书（原件）审核表（原件）公有住房买卖协议书（原件）出售公有住房价格评估审批表（原件）出售公有住房专用发票（原件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）收件收据（原件）4.1.2.4房屋交换的转移登记申请书（原件）审核表（原件）房屋交换协议（原件）发证图（原件）26 委托书（原件）身份证明（复印件）房地产权证（原件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.2.5房屋赠与的转移登记申请书（原件）审核表（原件）赠与合同（原件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.2.6以房屋抵债的转移登记申请书（原件）审核表（原件）以房屋抵债的协议（原件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房地产权证（原件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.2.7以房屋作价投资的转移登记申请书（原件）审核表（原件）以房屋作价出资的协议（原件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）26 房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.2.8因企业分立、合并的转移登记申请书（原件）审核表（原件）企业分立、合并的合同（原件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.2.9接管房屋的转移登记申请书（原件）审核表（原件）接管房屋合同（原件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房地产权证（原件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.2.10国有房产授权经营的转移登记申请书（原件）审核表（原件）授权经营的批准文件（复印件）产权交易鉴证书（原件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房地产权证（原件）房屋所有权证（原件）26 收件收据（原件）4.1.2.11房屋调拨、划拨的转移登记申请书（原件）审核表（原件）调拨、划拨的批准文件（复印件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房地产权证（原件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.2.12房屋继承、受遗赠的转移登记申请书（原件）审核表（原件）继承书（复印件）遗赠书（复印件）死亡证明（复印件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房地产权证（原件房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.2.13因人民法院、仲裁机构已经发生法律效力的判决、裁定、调解、裁决的转移登记申请书（原件）审核表（原件）判决书（复印件）裁定书（复印件）调解书（复印件）裁决书（复印件）26 发证图（原件）身份证明（复印件）收件收据（原件）4.1.2.14因增减共有人的转移登记申请书（原件）审核表（原件）房屋共有人增减的合同（复印件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房地产权证（原件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.2.15因按份共有的房屋共有人之间发生份额转让的转移登记申请书（原件）审核表（原件）房屋份额转让合同（复印件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房地产权证（原件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.2.16在建工程房地产转移登记申请书（原件）审核表（原件）建设工程规划许可证（复印件）土地出让合同（原件）契税完税凭证（原件）身份证明（复印件）26 土地使用证（原件）房地产权证（原件）收件收据（原件）4.1.3变更登记4.1.3.1房屋权利人姓名或者名称的变更登记申请书（原件）审核表（原件）名称变更证明文件（复印件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房地产权证（原件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.3.2地名改变的变更登记申请书（原件）审核表（原件）地名变更证明文件（复印件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房地产权证（原件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.3.3配偶之间变更房屋登记权利人申请书（原件）审核表（原件）婚姻关系证明文件（复印件）配偶之间变更房屋权利人的协议（复印件）发证图（原件）委托书（原件）26 身份证明（复印件）房地产权证（原件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.3.4房屋共有关系发生变化的变更登记申请书（原件）审核表（原件）房屋共有关系转换的协议（复印件）发证图（原件）委托书（原件）身份证明（复印件）房地产权证（原件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.3.5房屋翻建、改建的变更登记申请书（原件）审核表（原件）建设规划许可证及附件、附图（原件）竣工验收合格证件（复印件）房屋测绘成果报告（原件）身份证明（复印件）房屋所有权证（原件）收件收据（原件）4.1.3.6房屋分割的变更登记申请书（原件）审核表（原件）身份证明（复印件）房屋所有权证（原件）房屋分割的证明文件（复印件）房屋测绘成果报告（原件）收件收据（原件）26 4.1.3.7房屋合并的变更登记申请书（原件）审核表（原件）身份证明（复印件）房屋所有权证（原件）房屋合并的证明文件（复印件）收件收据（原件）4.1.3.8在建工程房地产变更登记申请书（原件）审核表（原件）建设工程规划许可证（复印件）变更文件（原件）身份证明（复印件）土地使用证（原件）房地产权证（原件）收件收据（原件）4.1.4注销登记申请书（原件）审核表（原件）身份证明（复印件）房屋所有权证（原件）有关房屋灭失的证明文件（复印件）4.1.5他项权登记4.1.5.1以房屋设定抵押的登记申请书（原件）审核表（原件）抵押担保的主合同（原件）抵押合同（原件）身份证明（复印件）房屋所有权证（复印件）收件收据（原件）26 4.1.5.2房屋他项权的转移登记申请书（原件）审核表（原件）抵押担保的主合同（原件）抵押物转让合同（原件）身份证明（复印件）房屋所有权证（复印件）房屋他项权证（原件）收件收据（原件）4.1.5.3房屋他项权的变更登记申请书（原件）审核表（原件）证明房屋他项权变更的文件（复印件）身份证明（复印件）房屋所有权证（复印件）房屋他项权证（原件）收件收据（原件）4.1.5.4房屋他项权的注销登记申请书（原件）审核表（原件）证明房屋他项权终止的文件（复印件）身份证明（复印件）房屋所有权证（复印件）房屋他项权证（原件）4.1.5.5在建工程抵押权登记申请书（原件）审核表（原件）国有土地使用证（复印件）建设工程规划许可证（复印件）担保的主合同（原件）抵押合同（原件）26 建设工程总承包合同（复印件）身份证明（复印件）收件收据（原件）4.1.5.6在建工程抵押权的转移登记申请书（原件）审核表（原件）房屋在建工程抵押权转让协议（复印件）身份证明（复印件）登记证明（原件）收件收据（原件）4.1.5.7在建工程抵押权的变更登记申请书（原件）审核表（原件）房屋在建工程抵押权变更文件（复印件）身份证明（复印件）登记证明（原件）收件收据（原件）4.1.5.8在建工程抵押权的注销登记申请书（原件）审核表（原件）注销证明（原件）身份证明（复印件）登记证明（原件）4.1.5.9以房屋设典的登记申请书（原件）审核表（原件）设典合同（原件）身份证明（复印件）房屋所有权证（复印件）收件收据（原件）26 4.1.6预告登记4.1.6.1房屋所有权预告登记申请书（原件）审核表（原件）商品房买卖合同（原件）身份证明（复印件）4.1.6.2房屋所有权预告登记的变更登记申请书（原件）审核表（原件）变更事项的有关证明文件（复印件）身份证明（复印件）登记证明（原件）收件收据（原件）4.1.6.3注销房屋所有权预告登记申请书（原件）审核表（原件）预告登记终止的证明文件（复印件）身份证明（复印件）登记证明（原件）4.1.6.4房屋抵押权预告登记申请书（原件）审核表（原件）抵押合同（原件）抵押担保的主合同（原件）身份证明（复印件）收件收据（原件）4.1.6.5预购商品房抵押权转让的预告登记申请书（原件）审核表（原件）抵押权转让的协议（复印件）身份证明（复印件）26 登记证明（原件）收件收据（原件）4.1.6.6注销房屋抵押权预告登记申请书（原件）审核表（原件）注销证明（原件）身份证明（复印件）登记证明（原件）4.2非扫描件内容档案盒档案卷皮卷内目录备考表填表说明4.3扫描文件的分类根据全市现有房地产权属档案的实际情况，将档案资料归纳为以下10种类型。即身份证明类、生成文件类、批准文件类、协议合同类、证明文件类、票证收据类、权属证书类、司法文件类、公告声明类、图形数据类。4.3.1身份证明类身份证明（个人身份证明）：身份证、回乡证、户口簿、护照、军官证等。营业执照（企业身份证明）。事业单位身份证明：事业单位法人证书、法人代码、法人代码证、组织机构代码等。注册证（其他组织身份证明）：公司注册证书、登记证、注册证书等。委托书：授权委托书、公证委托书等。介绍信4.3.2生成文件类审核表：房屋所有权申请审核表、26 变更土地登记调查审批表、解决房屋产权办证遗留问题申请审批表、购房审批表、房产买卖登记表、所有权登记调查表等勘丈表变更通知：合资企业房产变更通知、房地变更通知等土地使用掌管册收件收据（证件收据）文件阅办单事项承办单商品房买卖合同备案登记表通知书：关于解决房屋产权办证遗留问题的通知、核准注销通知书、房产投资核准通知书、付款通知单等。4.3.3批准文件类地名证书：标准地名证书、地名命名更名申报表、标准地名使用证、地名办通知等有关地名的文件董事会文件：董事会决议、拍卖处置抵押物决议书、董事会会议纪要、董事会成员名单、董事会委派书等房产转移批准文件：包括授权经营的批准文件、调拨划拨的批准文件等房屋准拆证（有关房屋灭失的证明文件）工程规划批准文件：建设工程规划许可证、施工执照、施工许可证、建筑工程申报表等工程竣工验收合格文件：建设工程竣工规划验收合格证、天津市建设工程规划验收合格证、竣工验收备案表、竣工验收备案通知书、质量证书、竣工验收合格证等竣工验收合格的文件建设用地批准文件：建设用地批准书、划拨土地决定书、建设用地规划许可证、核发建设用地规划许可证的通知、关于发送核实用地图的通知等投资批准文件：投资计划、项目投资计划等契税减免申请表、通知书商品房销售批准文件：商品房销售许可证、26 商品房销售批复批准证书批复：立项批复、可行性报告批复、合同章程批复、关于同意土地使用权的决定、（请示）批复、关于撤消既并入的决定、上级机关批准抵押的证明等批准通知：关于住宅项目调整计划的通知等经批准发的通知许可证：公有住房出售许可证、开工许可证、筹建许可证、房屋维修许可证、投资许可证等审批表4.3.4协议合同类房产转移合同、协议：商品房买卖合同、房产买卖协议、公有住房买卖协议书、房屋交换协议、赠与合同、以房屋抵债的协议、以房屋作价出资的协议、企业分立合并的合同、接管房屋合同、抵押物转让合同、房屋在建工程抵押权转让协议、设典合同、房屋共有人增减的合同、房屋份额转让合同、房产买卖合同、房屋购销合同（补充合同）、购房合同（补充合同）、买卖房产合同、预售合同、商品房合同、购销合同、补充协议、三方协议、转让协议书、协议等证明房屋权属转移的文件抵押借款合同：抵押担保的主合同、借款合同、抵押合同、抵押物清单、借款展期协议书、贷款合同、贷款展期合同等房产买卖契纸：商品房买卖契纸、二手房买卖契纸土地出让合同合同：房屋建设总承包合同、建设工程施工总承包合同、合资建造和经营合同（补充协议）等4.3.5证明文件类申请书：购买私房申请、变更土地登记申请书、房屋所有权申请登记表、房屋他项权申请登记表、涉外房屋所有权登记申请书、企事业单位房屋买卖申请书、遗失申请补发登记表等26 变更证明：名称变更证明文件、地名变更证明文件、配偶之间变更房屋权利人的协议、房屋共有关系转换的协议、房屋分割的证明文件、房屋合并的证明文件、证明房屋他项权变更的文件、房屋在建工程抵押权变更文件、变更事项的有关证明文件（预告登记的变更登记）等证明房屋权属变更的文件注销证明:证明房屋他项权终止的文件、证明房屋在建工程抵押权终止的文件、预告登记终止的证明文件、证明抵押权终止的证明文件等婚姻证明：婚姻关系证明文件死亡证明同意出售证明：抵押权人书面同意证明说明：补充说明、产权份额说明、产权占有说明、时限说明、情况说明等证明：资产证明、同意抵押期房出售证明、售出证明、三资企业房屋资产证明、购房证明、处置抵债资产确认书、接受抵债资产批准书、弃权书、房屋转让书、房屋受让书等测绘成果：建筑情况统计表、房屋建筑情况统计表、面积计算表、房屋情况、面积细目表、商品房测绘登记表、房产测绘成果报告书、地籍测量成果报告等产权交易鉴证书章程：公司章程等工程造价依据：工程造价汇总表、工程决算书、安装工程决算书、建设工程决算报告、预算书、资产报告等认证文件：认证书、认证书翻译件等具结书函：便函等证明通知申请：非住宅房地产抵押物备案申请书、金融机构处置抵押的非住宅房地产备案申请表等明细表：售房明细表、产权登记一览表、设备清单、房产管理卡片、交费明细等价格依据：私产住宅交易价格核定单、土地估价报告等资格证书26 承诺书保证书会议纪要见证书确认书：拍卖成交确认书、拍卖现场成交单等报告：可行性报告、验资报告等收条移交书处罚决定书建议书意向书担保书登记表：工程建设项目报建登记表、注销税务登记申报表、申请补发登记表等审查表：住宅设计方案审查表等公证书：赠与公证书、继承公证书、析产公证书4.3.6票证收据类发票、收据：登记费收据、购房发票、个人售房发票、收据、缴款凭证、缴款书、纳税申报表、统一发票、专用发票、统一收据等凭证：契税缴纳申报表、原始凭证认证书、结算单、工程造价一览表、工程结算会签单、综合成本表、资产负债表、利润表、国家征用土地偿费计算单、写字楼价目表、契税完税凭证等4.3.7权属证书类：房屋所有权证房屋共有权证房地产权证国有土地使用证公有住房租赁合同登记证明26 房屋他项权证房地产他项权证土地使用权他项权证抵押权证明书抵押确认书4.3.8司法文件类裁定书判决书协助执行书调解书裁决书支付令4.3.9公告声明类确权公告登报声明财产具结公告4.3.10图形数据类宗地图分丘图分层分户图抵押位置图发证图5数据关联5.126 以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。5.2对同一宗地的房地产权属发生多次变化的，每条数据之间要通过主编号+支号的模式建立相互关联的关系。例如：所在区代码（A）+案卷属性（B）+主编号（C）+登记日期（D）。注：案卷属性是指所有权卷、他项权卷、土地卷、注销卷等。6档案扫描6.1扫描方式6.1.1根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。6.1.2小于A4幅面的按A4规格进行扫描，大于A4小于A3幅面的按A3规格进行扫描，大于A3幅面的按A0规格进行扫描。6.1.3纸张状况好的档案应采用高速扫描方式（滚筒方式）以提高工作效率。纸张状况较差，以及过薄、过软和超厚的档案，应采用平板扫描方式。6.2扫描色彩模式6.2.1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。6.2.2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，应采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，应采用灰度模式进行扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，应采用彩色模式进行扫描。26 6.3扫描分辨率6.3.1选择扫描分辨率参数的大小，以扫描后打印出的文件图像与原件相同为原则。6.3.2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率应选择200dpi。6.3.3特殊情况下，如手写稿、复印件及文字偏小、密集、清晰度较差等，扫描分辨率应选择300dpi。6.4扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。7图像处理7.1图像数据质量检查7.1.1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。7.1.2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。7.1.3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。7.1.4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。7.1.5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。7.2纠偏26 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。7.3去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。7.4图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。7.5裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。8安全技术保障8.1数字化质量保障8.1.1电子档案的形成应严格执行以下程序步骤：编号→著录→拆卷→扫描→检验→核对→装卷→归档。8.1.2扫描过程中各岗位职责：1号岗负责编号、著录、拆卷工作；2号岗负责扫描工作；3号岗负责检验、核对、装卷、归档工作。其中1号岗还应负责接收档案，3号岗还应负责归还档案。各岗位之间在交接时，应认真检查核对并填写交接单（见附件）。8.2.电子档案备份8.2.1备份范围经验收合格的完整数据应当天进行备份。8.2.2备份方式备份程序应包含在扫描程序中。为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，应采用光盘刻录方式实现多套备份，并26 做到异地保存。8.2.3数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确。8.2.4备份标签数据备份后应在相应的备份介质上标记编号、人员、日期、区县并标明母盘或复制盘，以便查找和管理。存储在光盘上的房地权属电子档案，每三年进行一次光盘复制。8.2.5备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表。8.2.6对于存储电子档案的介质光盘进行登记造册后方能入库。8.3电子档案的保管8.3.1从电子档案形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记,保证电子档案的产生、处理过程符合规范。8.3.2房地产权属电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。8.3.3局域网内部要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。8.3.4房地产权属电子档案存档时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存档。8.3.5保管要求8.3.5.1归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。8.3.5.2载体应直立存放，作到防尘、防变形，避免阳光直接照射。26 8.3.5.3存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。8.3.5.4环境温度选定范围：17℃--20℃，相对湿度选定范围：35%--45%。8.3.6采取可靠的安全防护技术措施保证电子档案的真实性。8.3.6.1建立对电子档案的操作者可靠的身份识别与权限控制；设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、项目等内容；对电子档案采用防错漏和防调换的标记。8.3.6.2电子档案的处理和保存应符合国家的安全保密规定。8.3.6.3针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等,采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。8.3.6.4防范对策主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。8.4存放质量保障方法8.4.1电子档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。8.4.2随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制；房地产权属电子档案数据出现兼容性问题时应对房地产权属电子档案进行升级转换并进行复制；复制后旧版存储载体应至少保留三年。8.4.326 库存的房地产权属电子档案每五年要进行依次有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。8.4.4存储在磁带上的房地产权属电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。8.4.5检查、拷贝、转换等情况要做好登记。26'