设计图纸入库操作指南-.pdf

'设计图纸入库操作指南公司图档管理系统经过前期的开发和优化，目前功能已经基本完善，为方便设计人员使用该系统办理图纸入库手续，信息中心特编写了该用户指南供广大用户参考。使用图档管理系统办理图纸入库手续，可免去设计人员拿着手工填写的入库单四处找人签字的麻烦，提高工作效率；采用网上审批方式还可不受时间、地点的限制，随时随地都能办理图纸入库手续；此外，该方式还极大的方便了图纸入库情况的查询、统计，为下一步电子图纸的查询和借阅提供基础数据。设计图纸入库单共分为两类：工程图纸入库（非设备专业图纸），设备图纸入库（设备专业图纸）。下面将分别讲述以上两种图纸入库时入库单填写方法及流程操作过程。一、工程图纸（非设备专业）入库单的填写及入库流程1、填写入库单（以下操作由入库人员完成）1)进入综合管理信息系统后，点击上方的按钮，进入图档管理系统主页面，如下所示： 2)在页面的左上角有“快速连接”到入库单列表，点击下拉按钮，出现工程图纸入库单、设备图纸入库单等各类档案文件入库单的下拉列表。3)选择“工程图纸入库”后，点击旁边的“连接”按钮，进入工程图纸入库单列表，可以查看到本人（室）的入库单，如图所示： 4)点击右边的“添加”按钮后，弹出工程图纸入库单开始填写，如图所示：5)填写完入库单后点击“提交”按钮，进入审批流程，流程结束后即可图纸入库。 6）当审批流程结束后，入库人会收到一条提醒消息，告知入库人入库单审批已经通，可以携带图纸前往档案馆办理入库手续。 注意事项：1)档案编号：填写规则为####-#####-#####，为图纸编号的前3段，若填错格式系统会报错。2)工程编号、专业名称、设计阶段在填完档案编号后系统自动生成，若未生成则可能是档案编号填错所致；3)装置主项名称若库中数据也会自动弹出，否则会弹出对话框提醒入库人员填写。4)图纸编号填写时前三段会自动带过来，最后一段页号如是连续号段，可以只填写首、尾页号，首、尾号间用“‐ ‐”分隔，如，0368‐03100‐04139‐01‐‐10。5)版次填写时用需用大写字母。6)项目经理、入库单位主管、设计部主管由入库人员选择填写，填写完毕，入库单将会转到选定的三人处进行审批。2、入库单的审批（以下操作由项目经理、入库单位主管领导和设计部主管分别完成）入库单的审批流程为：项目经理→入库单位主管领导→设计部主管，当流程走完后入库人即可携带图纸档案馆进行图纸入库。1)入库人提交入库单后，入库单进入审批阶段。在项目经理，入库单位主管和设计部主管的待审批任务栏显示相应任务信息。如下图所示：项目经理显示页面： 入库单位主管显示页面：设计生产管理部主管显示页面： 2)项目经理、专业室主任和设计管理部主管在“待审批任务”栏中点击前面的“执行”按钮后，屏幕弹出以下页面：3)项目经理、专业室主任和设计管理部主管审核该入库申请，如无问题，点击“同意”按钮；如有问题，点击“不同意”，则该入库单返回入库人处，入库人须修改入库单，并重新发起审批流程。3、审批状态查询1）在入库单列表里面有入库单审批状态查询，分别代表入库流程处于不同的阶段。其中，“审批中”表示入库单正在审批环节；“审批未通过”表示审批环节中有一环节的领导审批为不同意，所以审批未被通过；“待归档”表示入库单的审批流程已经通过结束，入库人员可以携带图纸区档案馆办理入库手续；“已归档”表示该图纸已经档案馆验收合格，并入库保存。如图所示： 4、图纸入库1)入库人在收到“入库单已审批通过”的消息或看到入库单列表中审批状态为“待归档”状态时，入库人即可携带图纸前往档案馆办理图纸入库手续。2)档案馆工作人员打印入库单并对入库图纸进行核对、验收，验收完毕后由入库人和验收人双方在入库单上签字确认。打印的入库单如图下所示： 二、设备图纸（设备专业）入库单的填写及入库流程1、填写入库单（以下操作由入库人员完成）1)进入综合管理信息系统后，点击上方的按钮，进入图档管理系统主页面，选择“设备图纸入库”后进入设备图纸入库单填写界面，如下图所示：2)点击“添加”按钮后弹出设备图纸入库单，入库人按照页面提示选择填入项目名称、设备分类名称、密级、版次等信息，具体方法与工程图纸入库方式相同 注意事项：受目前软件功能限制，每张入库单只能添加设备分类名称一致的图纸，设备分类名称不同的图纸目前只能填写多张入库单。设备图纸入库单列表：2、入库单的审批、办理入库手续、审批状态查询的方法同工程图纸，所以这里不在重复，请参考上面的工程图纸部分。3、设备分类号维护1)设备分类号维护在图档模块主页有一个单独的入口，如图所示： 2)点击该按钮进入设备位号维护页面，如图所示：3)点击添加按钮后，出现添加设备位号页面，如图所示：4)点击“确定”保存设备分类号信息。 三、操作实例下面首先以岳阳中石化壳牌煤气化项目工艺专业的某张入库单为例介绍工程图纸入库过程：1)首先选择工程图纸入库，点击添加按钮进入入库单页面，并填写档案编号、密级、版次等信息，如图所示：2)接下来点击“添加”按钮之后填写具体的图纸信息，如图所示：其中黄色表示必填字段，填完后点击“保存”按钮。3)添加完所有图纸后，在电子版文件处上传电子版图纸附件（可上传图纸压缩包），如 图所示：4)接下来根据实际需求添加要配晒的图纸以及意见，如图所示：5)接下来选择审批人员并点击提交按钮启动审批流程，如图所示： 6)依次经过项目经理、所在室领导、设计部领导审批并同意后，审批流程结束。7)最后在入库单列表中显示该条入库流程记录中审批状态为“待归档”后，即可携图 纸去档案馆入库归档手续。2、设备图纸归档实例：下面以中石化齐鲁分公司资源优化项目的某张入库单为例介绍设备图纸入库过程：1）点击添加按钮进入入库单页面，选择工程项目并填写相关信息，如图所示： 2）填写图纸信息并选择审批人员：如图所示： 3）点击“提交”按钮后启动审批流程，依次经项目经理、室主任、设计部审核并同意，审批状态即变为“待归档”。4）入库人员在收到提醒消息或看到审批状态变为“待归档”后，即可携带图纸区档案光办理入库手续。特别提醒：信息中心技术支持：王勇电话：0574‐87974265邮箱：wyong@snec.com张峰电话：0574‐87974269邮箱：zhangf@snec.com'