某集团任务执行和督办工作指南

'物美集团任务执行和督办工作指南一、目的主要是为了在物美集团建立高效的执行文化，真正落实做实做细的经营理念。督办的对象集团主要针对集团的行政，也即集团七个部门总监和四个业态总经理，集团总裁的督办和监督由集团董事长负责。其余管理人员的执行督办由各行政首长负责。二、流程图这个流程图描述的是比拟简单的任务执行和督办程序，消耗的本钱不大，效果明显，但数量分析能力缺乏，实时监控能力欠缺，仍不可防止可能有人滥竽充数。随着物美管理技术更新，管理工具升级，管理体系完善和责权一致水平的提高，可以在这个管理体系上进行升级，提高精耕细作水平。这套管理体系能否有效，首先取决于各级行政首长的重视和鼎力支持，然后是训练有素，勤恳敬业的督办人员〔至少需要两名〕。 任务形成：公司战略、年度方案、年度预算、目标责任书、授权文件、工程任务书会议决议：PDCA循环上级工作指令：指令单例行工作：年度方案分解任务单：目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩方法任务分解成步骤：目标分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。任务准备：组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急方案、放弃条件执行过程：工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告督办：任务清单、会议纪要、会议决议、工作指令、PDCA报告、工作日志、督办报告反响：任务执行情况和改良建议人力资源部门：绩效考核任务执行和督办流程图 一、相关各方职责1.集团总裁：a.拟定各种会议议题、议程、议案，引导公司业务执行年度工作方针，〔包括长期目标和短期目标的权衡；各目标的排序；重点工作和工作次序〕，用逐月逼近的方法完成年度工作方案和实现年度工作目标;b.审定会议纪要，用以鞭策、协调、指挥、控制各部门，使之按方案按时、保质、保量完成任务，并实现部门协同；c.逐一批复各部门和各单位的周、月、年PDCA报告，以及时掌握运营情况，找出工作中问题，决定下一循环的任务或下一阶段工作重点、行动方向和步骤，并及时向下属单位发出工作指令；d.定期巡查下属部门，深入与各级员工座谈或一对一恳谈，发现问题，监督完成任务；e.安排、组织、准备、主持各种会议，控制会议进程，形成各种决议，组织实施决议，监督和稽查决议执行进度、效果和质量。2.行政首长〔执行人〕：a.全面预算管理的落实〔实现每月报上月预算执行情况报表和分析、本月预算申请表、资产负债表、损益表、现金流量表、本钱核算表、财务分析报告和本钱分析报告。〕；b.ＰＤＣＡ循环全面推广〔实现每周提交周ＰＤＣＡ报告。行政首长对本单位工作进度、工作质量、运营本钱、经营业绩实现实时监控。〕； a.本钱方案的审定制度化〔做到月汇总本钱报表提交和执行情况分析。〕；b.储藏基金，定额库存资金方案的审定制度化〔做到月库存汇总表提交和库存分析报告。并不定期抽查库存和监督盘点。〕；c.不定期对本单位各项业务方案的进度进行审核，核实其工作报告的真实性。〔包括不定期对各项收入，支出的凭证和帐表进行审核；审核各项摊提，折旧；审核应收应付，预收预付帐项的处理；审核存货估价方法；审核各项费用分配方法；财产购置和处置的申请和审核；有关采购定价与销售等的审核；是否越权采购，越权定价，越权购置固定资产，越权处置资产。抽查合同的事前审查，咨询，登记和执行的追踪管理。应收帐户的监控和月报分析。〕3.督办人：a.打印、分发工作指令和办公会议议题并取得回执；b.参加集团办公会议并作会议记录；c.收集会议发言稿和其他资料并存档；d.草拟会议纪要，待集团总裁修改后打印并分发；e.分发会议决议和与执行人共同形成任务单，取得回执；f.追索行政首长的年、月、周工作方案，及时转报集团总裁，并把批复意见及时回报给行政首长。g.每天一次与任务执行人联系，了解工作进展和存在问题，并每天为每一个任务执行人记工作日志，紧急情况立即向集团总裁报告；h. 每周向集团总裁提交每一个执行人的任务督办报告，并同时向任务执行人和制度管理部总监转送；a.每月向集团总裁和人力资源部提交任务执行情况和改良建议，并同时向任务执行人和制度管理部总监转送。4.考核人：按物美集团现行程序进行绩效考核。一、程序和方法1．例行工作：年度方案分解〔1〕。集团总裁下发公司战略、年度方案、年度预算、目标责任书、授权文件、工程任务书。〔2〕。执行人〔行政首长〕根据上述文件，拟订年度方案分解方案〔包括年度预算、月度工作方案、月度预算、周工作方案、周预算〕。〔3〕。督办人索取执行人的年度方案分解方案，并报集团总裁批准。〔4〕。根据集团总裁批复意见，督办人与执行人共同形成任务单〔包括年度任务单、月度任务单、周任务单〕，并分发相关人员〔集团总裁、人力资源部总监、制度管理部总监、方案财务部总监等等。〕督办人、考核人、执行人人手一份。任务单包括目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩方法等等。〔5〕。执行人把任务分解成步骤，包括目标的时间和岗位分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。〔6〕。执行人进行任务准备，包括组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急方案、放弃条件。〔7〕。执行人对任务执行过程进行制度性报告〔 由督办人人盯人追索〕，包括工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告等等。〔8〕。督办人每日实行人盯人至少一次对执行人进行任务进度追问，并对任务督办情况进行汇报，包括督办工作日志、督办报告〔周、月、年〕。〔9〕。督办人对任务进展和存在问题进行向集团总裁、执行人、考核人进行反响，包括任务执行情况和改良建议〔10〕。人力资源部门按物美绩效考核方法进行绩效考核2．上级工作指令〔1〕。集团总裁负责牵头制定公司战略、年度方案、年度预算、目标责任书、授权文件、工程任务书。〔2〕。集团总裁根据上述文件、集团运营情况、调查资料、自己对公司开展方向的把握，向有关执行人〔行政首长〕下达工作指令，指令包括：a.目标〔市场占有率，销售收入，毛利，来客数，客单价，费用，同比，达成率等等定量描述。〕；b.任务执行要点；c.任务准备要点；d.任务展开展开要点；e.人员部署；f.行动步骤；g.放弃任务的前提条件； a.时间表；b.预算表。〔3〕。督办人根据工作指令，制定详细督办方案，报集团总裁批复。〔4〕。根据集团总裁批复意见，督办人与执行人共同形成任务单〔包括年度任务单、月度任务单、周任务单〕，并分发相关人员〔集团总裁、人力资源部总监、制度管理部总监、方案财务部总监等等。〕督办人、考核人、执行人人手一份。任务单包括目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩方法等等。〔5〕。执行人把任务分解成步骤，包括目标的时间和岗位分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。〔6〕。执行人进行任务准备，包括组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急方案、放弃条件。〔7〕。执行人对任务执行过程进行制度性报告〔由督办人人盯人追索〕，包括工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告等等。〔8〕。督办人每日实行人盯人至少一次对执行人进行任务进度追问，并对任务督办情况进行汇报，包括督办工作日志、督办报告〔周、月、年〕。〔9〕。督办人对任务进展和存在问题进行向集团总裁、执行人、考核人进行反响，包括任务执行情况和改良建议〔10〕。人力资源部门按物美绩效考核方法进行绩效考核3．会议决议：PDCA循环 〔1〕。集团总裁负责牵头制定公司战略、年度方案、年度预算、目标责任书、授权文件、工程任务书。〔2〕。集团总裁根据各部门和各单位的周、月、年PDCA报告，巡查下属部门及与各级员工座谈或一对一恳谈所发现的问题，决定下一循环的任务或下一阶段工作重点、行动方向和步骤，并及时拟定各种会议议题、议程、议案，引导公司业务执行年度工作方针，〔包括长期目标和短期目标的权衡；各目标的排序；重点工作和工作次序〕。〔3〕。督办人根据集团总裁拟定的各种会议议题、议程、议案，分发各会议参加人，要求做好会议准备，并进行人盯人检查。〔4〕。根据会议决议，督办人与执行人共同形成任务单〔包括年度任务单、月度任务单、周任务单〕，并分发相关人员〔集团总裁、人力资源部总监、制度管理部总监、方案财务部总监等等。〕督办人、考核人、执行人人手一份。任务单包括目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩方法等等。〔5〕。执行人把任务分解成步骤，包括目标的时间和岗位分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。〔6〕。执行人进行任务准备，包括组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急方案、放弃条件。〔7〕。执行人对任务执行过程进行制度性报告〔由督办人人盯人追索〕，包括工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告等等。〔8〕 。督办人每日实行人盯人至少一次对执行人进行任务进度追问，并对任务督办情况进行汇报，包括督办工作日志、督办报告〔周、月、年〕。〔9〕。督办人对任务进展和存在问题进行向集团总裁、执行人、考核人进行反响，包括任务执行情况和改良建议〔10〕。人力资源部门按物美绩效考核方法进行绩效考核一、主要表单1．工作方案格式2．工作指令格式3．PDCA循环格式4．会议准备清单格式5．会议纪要格式6．任务单格式7．立项报告格式8．可行性评估报告格式9．工作日志格式10．督办报告格式 1．工作方案格式物美集团工作方案说明：方案是把把设想或企图具体化，变成可以操作的工作过程或工作程序，并根据这些可操作的过程分解任务到部门、岗位，同时分解到年、月、周，并根据这些任务特点选择任命适宜的人才、并把这些人才组织成一支相互协同的队伍、并为完成任务而工作。确定目标〔干什么〕：目标的数量化：目标的阶段化：目标的约束条件：方案完成的标志：HOWDO:如何干主要执行方法设计：工作的流程设计：工作步骤和次序分解：工作突破口的选择〔入手处〕：各部门协同的要求和具体任务完成的时间控制：各部门的分工和资源分配：各部门的展开要点和考前须知：任务清单和PERT图：WHY:为什么能这么干上述方案的可行性评价：*财务评价NPV；IR；投资回收期；*风险评价：各种风险产生的可能，表现形式，前提条件，产生风险的关键部位〔人、部门、岗位或硬件清单〕，风险出现的先行指标或预兆；各种风险出现的强度预估，破坏程度估计；风险防范和应急手段准备；承受风险的能力〔风险概率×风险收益>风险损失〕*资源匹配的评价，〔具有的人、财、物、网、信息资源是否满足方案要求，假设不能，如何弥补。〕*市场支撑能力评价〔包括市场容量，市场的时空分布，市场的增长潜力，市场的竞争状况，市场的进出障碍和代价，主要竞争对手的实力和企图等等。〕*竞争优势评价〔包括凝聚力，对时机把握能力，对竞争对手的了解的程度，领导的智慧、诚信、品德、勇气、严谨，组织体系的效率和严密精干，人才培训的效率和水准，指挥体系的效率、简明扼要、专业水准和纠错的能力、及时反响能力，规章制度的健全、科学、严谨、简明、实用、完全执行率，操作规程和控制流程的科学、有效、完整、执行情况和执行水平，战略和战术水平。 WHEN:时间表和准备时间表工作进度表时间限制准备时间和程度：组织准备：*人员的招、试、训、聘；*组织设计；*授权；*责任明确；*奖惩考核制度；*业绩评价标准业务准备：*工程研究程度〔种子阶段、成熟阶段、市场化阶段〕；*市场开发程度〔网络建设、销售策略、定价、广告、竞争对手〕物质准备：*硬件准备〔地、房、设备、技术、水、电、汽、运输〕；*软件准备〔程序、流程、经验、专利、IT、控制手段〕财务准备：*现金；*授信；*储藏的融资能力；*理财技术；*投资技术〔评估、决策、执行、控制〕关系准备：党、政、经、银、税、警、媒体等等技术准备：*PERT图；*进度控制表；*日程表 市场准备：*前期调研；*市场宣传；*合作伙伴〔供给商〕；*储运安排；*行销通道；*结算体系；*结算方法；*结算银行；*应收管理；*回扣折扣政策；*付款奖励政策等等 信息准备：WHO:择人善任人员配置：详细分工：职位：WHICH:选择备选方案：应急方案WHERE：地点商圈调查：竞争对手调查：区域供给商调查：HOWMUCH：预算人力资源预算：财务资源预算：技术资源预算：时间的投入和产出预算信息资源预算： 方案时间：考核人：督办人：批准人：执行人：奖惩等级考核评分验收评分备注★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。如栏目填不下，可另加纸张附后。 2．工作指令格式物美集团工作指令〔战略、盈利、应急、例常〕指令类型指令编号指令执行人授权上级指令执行人〔优先、紧急、例常、可延〕指令等级指令发布人协办人职责指令协办人指令开始日期指令发布日期〔市场占有率，销售收入，毛利，来客数，客单价，费用，同比，达成率等等〕量描述。〕目标指令实际完成日期指令方案完成日期〔质量、本钱、进度控制、关键点控制〕执行要点〔目标分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价〕展开要点〔工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、年度工作报告、述职报告〕执行报告〔组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急方案、放弃条件〕准备要点任务完成报告任务验收报告监督人签名执行人签名验收入签名集团总裁签名考核人签名任务完成率复命状态验收日期验收评分奖惩等级考核评分备注★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。如栏目填不下，可另加纸张附后。 3．PDCA循环格式物美集团PDCA循环报告格式编号：报告时间审核人督办人报告人〔例如目标、步骤、预算、人员分工、时间安排、控制要点、工作次序、问题预估和解决方法等等〕P：下一循环方案〔例如收入、毛利、客单价、来客数、费用、同比、达成率等；工程进度；方案完成进度等等〕D：本循环已完成工作〔例如为何没能完成任务？如何才能完成任务？谁该为未完成任务负责？问题产生的深刻原因？等等〕C：问题分析〔例如各部门协同要求，预算调整，任务调整，时间调整等等，但要有充分的书面证据〕A：调整和建议报告的真实性验证结论和存在问题揭示，以及解决建议稽核意见：奖惩建议考核意见：备注考核时间：稽核时间：执行人签名：考核人签名：稽核人签名：★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。如栏目填不下，可另加纸张附后。 4．会议准备清单格式物美集团会议准备清单编号;日期：检查有关议题的通报、立项报告、可行性评估报告等会议议题是否完成或不定是否完成或不定会议目标是否完成或不定确定议题的先后次序，通知相关人员做好发言准备会议议程是否完成或不定准备好会议上要通过的决议会议决议草案是否完成或不定收集各种意见，做好对策可能的反对意见是否完成或不定是否完成或不定对反对人员先做好沟通突然的剧烈反对，要预置沟通方法沟通方法可能的反对人员是否完成或不定事先分析其合理性可能的反对证据是否完成或不定预先准备说服方法和证据是否完成或不定是否完成或不定预先准备任务单可能形成的任务会议参加和列席人员是否完成或不定预先准备工作方案任务执行的安排方案是否完成或不定其他预备资料清单会前沟通人：审核人：会议议题准备人：资料准备人： 5．会议纪要格式物美集团会议纪要会议时间：会议地点：会议名称：参加会议人员缺席人员及缺席理由记录编号：会议记录人：会议主持人：〔会议各议题相关发言人准备情况；观点摘要〕会议议题〔会议进程描述；议题的先后次序；支持和反对的主要论据和观点；通报经营情况的要点等等〕会议议程〔支持决议的意见综述；反对意见综述；可能的风险和防范机制；退出机制和放弃任务的条件等等〕形成决议〔未达成决议的原因；反对意见综述；如何才可以达成决议等等〕未达成决议〔任务描述；目标；验收标准；考核标准；预算；执行人；督办人；考核人；时间表；工作步骤；控制点等等〕形成的任务纪要下发名单：纪要审核人：纪要起草人： 6．任务单格式物美集团任务单〔战略、盈利、应急、例常〕任务类型任务编号〔年度方案、例常工作、总裁指令、会议决议、其他〕任务依据任务名称〔优先、紧急、例常、可延〕任务等级任务发布人任务执行人授权上级任务执行人任务开始日期任务安排日期协办人职责任务协办人任务实际完成日期任务方案完成日期〔目标、验收标准、预算〕任务描述〔目标分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价〕任务步骤〔质量、本钱、进度控制、关键点控制〕任务要求〔组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急方案、放弃条件〕任务准备〔工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、年度工作报告、述职报告〕执行报告任务验收报告任务完成报告任务完成率复命状态验收日期集团总裁签名考核人签名验收入签名监督人签名执行人签名备注奖惩等级考核评分验收评分★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。如栏目填不下，可另加纸张附后。 7．立项报告格式物美集团立项报告编号：日期：调查报告调查方法调查表格调查清单调查工具调查程序调查对象需求调查市场竞争调查商圈调查建议方案a.任务或工程描述；b.目标设定；c.必要性；d.预算；e.利益预期；f.人员配置；g.时间表；h.物美有的特殊条件和优势；i.执行要点和步骤；j.表格及说明编制人：审核人：调查人： 8．可行性评估报告格式物美集团可行性评估报告编号：人力资源是否满足需求：必要条件财务资源是否满足需求：硬件资源是否满足需求：软件资源是否满足需求：是否有足够的时间来等待盈利：充分条件竞争态势是否满足需求：合作者是否满足需求：战略布局是否满足需求：相对优势人才是否有优势：资金是否有优势：IT技术是否有优势：管理技术是否有优势：渠道是否有优势：商誉、品牌是否有优势：关系是否有优势：政策是否有优势：文化是否有优势：财务收益评估模拟资产负债表预期现金流量表预期损益表净现值NPV＝内部收益率IR＝投资回收期＝评估时间：督办人：评估专家名单评估报告审核人：评估召集人：★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。如栏目填不下，可另加纸张附后。 9．工作日志格式物美集团工作日志编号：日志所有人：记录人：决议：节日：天气：日期：议题：时间：开会：〔名称〕结果：事由：时间：接待来客：〔名称〕处理结果：发现问题：时间：巡视：〔地点〕完成情况：任务：时间：出差：〔地点〕结果：事由：时间：外访：〔对象〕结果：事由：时间：交际款待：〔对象〕结果：事由：时间：被款待：〔对象〕结果;事由：时间：加班：(地点)结果：采取得行动：时间：任务督办：(任务名称)结果：处置方法：时间：披阅文件：〔文件名称〕结果：要点和事由：时间：起草文件：〔文件名称〕结果：事由和手续：时间：资金调动：〔科目、数额〕结果：事由和手续：时间：人事工作：〔聘、任、免、迁〕结果：事由和手续：时间：工程决策：〔工程名称〕★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。如栏目填不下，可另加纸张附后。 10．督办报告格式物美集团督办报告督办报告编号：〔战略、盈利、应急、例常〕任务类型任务编号〔年度方案、例常工作、总裁指令、会议决议、其他〕任务依据任务名称〔优先、紧急、例常、可延〕任务等级任务发布人任务执行人授权上级任务执行人任务开始日期任务安排日期协办人职责任务协办人任务实际完成日期任务方案完成日期督办日期督办状态督办人工作日志摘要〔质量、本钱、进度控制、关键点控制、完成工程、存在问题〕〔目标分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价〕任务步骤摘要〔组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急方案、放弃条件〕任务准备摘要执行人报告摘要〔工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、年度工作报告、述职报告〕意见和要求任务完成建议任务完成率复命状态验收日期报告日期期执行人督办人预计实际完成日期备注复命日期督办状态★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。如栏目填不下，可另加纸张附后。'