在建工程固定资产交付清单的编制.doc

浅议在建工程《固定资产实物清单》的编制前言固定资产管理是一项专业性强、涉及面广的综合性专业管理，也是企业日常管理的重要工作之一，管好用好这些资产是每一个管理者和使用者的责任。目前我国各企业在固定资产管理方面普遍存在帐面与实物不符、信息反映不准确、资产清查难道极大等问题，特别是在建工程项目不仅不能依照内控要求及时提供合格的《固定资产实物交付清单》，而且存在项目工程结算和《固定资产实物交付清单》“两层皮”的现象，这样给在建项目的工程费用管理和固定资产管理都带来很大困难，固定资产拆分不符合标准、资产漏交、错交的情况时有发生，因此，加强在建工程固定资产管理刻不容缓。集团公司自2005年开始将固定资产管理纳入总部内控管理体系，2011年集团公司内控手册《3.3固定资产管理》进一步明确了固定资产管理的控制目标及各级部门的职责和要求。一、固定资产的定义旧的固定资产定义是：使用期限超过一年，单位价值在2000元以上，并在使用过程中保持原有实物形态的实物资产。但随着我国经济建设的快速发展，为了更快地与国际会计标准接轨，2006年财政部颁布的会计准则（简称为新会计准则）对2001年颁布的会计准则（简称为原会计准则）进行了较大幅度的修改，减少了企业在执行会计准则时的选择余地，缩小了与国际会计准则的差距。新的固定资产定义为：1、为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；2、使用寿命超过一个会计年度的有形资产。新的会计准则还规定固定资产必须同时满足下列条件的，才能予以确认：1、与该固定资产有关的经济利益很可能流入企业；2、该固定资产的成本能够可靠地计量。新旧会计准则对固定资产定义主要区别在于：旧的会计准则对固定资产有价格的限制，而新的会计准则却取消了价格限制，从新准则来看单价低于2000元第10页共10页 的低价品，也可以作为固定资产，新的会计准则修订的其中一个目的是减少企业在执行会计准则时的选择余地，但实际上制造了企业在固定资产管理方面的难度。二、股份公司固定资产管理标准随着中国石油化工集团公司（以下简称，集团公司）的发展，集团公司一体化管理水平不断提升，对固定资产分类提出了统一标准的要求；财政部2006年发布的《企业会计准则》，明确提出应对单项固定资产进行确认；另外，为满足企业固定资产与设备管理不断发展的需要，全面体现以生产装置为中心的管理理念，应制定固定资产统一的企业标准，以加强集团公司资产管理基础工作，提升资产效能分析水平。根据《企业会计准则》，在继承和修改股份公司2000年颁布的《中国石油化工股份有限公司固定资产分类与代码》的基础上，中石化股份公司2009年07月制定了集团公司《单项固定资产确认规则及分类与代码》企业标准。该标准不仅统一了集团公司单项固定资产界定范围，明确单项固定资产与实物设备的对应关系，解决财务管理与实物管理信息不对称问题，而且能有效支撑固定资产专业管理和固定资产条码管理系统及其他相关信息系统的建设。另外，《单项固定资产确认规则及分类与代码》还根据石化企业设备的特点定义了单项固定资产、主设备和附属设备等名词，这对我们编制固定资产有一定的帮助。单项固定资产：企业直接管理的最小资产单元，它能够独立发挥作用，并由单台设备或多台设备共同组成。单项固定资产确认的基本原则是：a）以生产装置管理为中心的原则；b）用途上能划分清楚的原则；c）区分生产装置和非生产装置的原则；d）符合企业管理需求和成本效益原则；e）单项固定资产与主设备对应原则；f）主设备和附属设备的主从原则。主设备：符合单项固定资产确认条件的单台设备或设备组。附属设备：与主设备不可分割的部分。如，单项固定资产管线中的管线为主设备，阀门为附属设备；单项固定资产泵中的泵体为主设备，电机为附属设备。三、目前在建工程固定资产编制存在的问题第10页共10页 1、施工单位没有做到施工和交付资产的信息收集同步，进而导致交付的资产信息不全、不准、或不交的情况，特别是信息不准确、漏交和错交资产的情况时有发生；2、费用总承包项目：中标的合同罗列的工程材料和工程实际交付的资产存在较大差异，主要表现在一方面不主动将中标合同罗列的资产移交固定资产使用单位，而是等到公司相关管理部门依据我们组织的现场固定资产验收清单和中标合同及最终工程项目结算转资清单进行逐项比对后才将资产移交固定资产使用单位。另一方面，在未通知工程主管部门的情况下，随意改变中标合同确定的设备型号及价格；3、个别施工单位根本就不做在建工程资产交付清单，总认为自己干的这个项目小，交不交资产清单无所谓,因此造成资产漏交的现象；4、个别固定资产所属单位对施工单位提交的资产清单即不到现场核实资产的相关信息，也不按照集团公司《单项固定资产确认规则及分类与代码》确认施工单位编制的资产是否符合标准，就随意签署“情况属实”，应付了事，待机动处、财务处会同固定资产所属单位现场核查时根本不知道资产清单上资产的具体位置，资产交付清单上的资产的名称、数量、技术参数、规格型号及安装位置的准确率就可想而知，因而交付验收的资产交付的质量就低，个别工程项目出现重复返工多次仍然达不到要求的情况；5、个别固定资产所属单位在审核施工单位提交的资产清单时，忘记了通过工程项目采购，且不需要施工单位安装的资产如电脑、测温仪等资产，进而导致资产漏交；6、项目施工过程中设计部门出具的“设计变更单”上的材料未及时按固定资产管理要求进行拆分，导致编制资产交付清单时根本无法做到实物与清单做到一一对应交接，问题较严重的主要是管道、电缆和钢结构等，个别单位甚至将“变更单”做为固定资产进行交付应付了事；7、工程项目中的电缆、管道及其附件按单根资产的要求进行分类交接不清；第10页共10页 8、部分人员搞不清项目中交、项目竣工验收报告和固定资产验收间的关系；²项目中交：是由工程主管部门组织相关单位查项目是否已按设计图纸或费用总包合同规定的内容施工完毕并达到开工条件，查项目施工质量是否符合相关标准和要求；²项目竣工验收报告：在建工程项目竣工验收报告依据的是SH/T3904—2005《石油化工建设工程项目竣工验收规定》，根据设计图纸和工程中交资料在项目结算转资后编制的，项目竣工验收包括资产的交付（附表26：《建设工程项目交付使用资产》）但《石油化工建设工程项目竣工验收规定》对建设工程项目交付使用资产的编制没有附件任何要求，也没有明确由哪个部门如何进行现场核实这些资产，可以说项目竣工验收所说的资产的交付仅仅是一种形式，因为它不像《固定资产实物交付清单》不仅明确了“固定资产名称”必须采用：“用途+设备名称”、“介质+设备名称”或“介质+用途+设备名称”三种方法命名外，而且要求所有的交付资产必须提供安装位置、规格型号、技术参数、生产厂家等信息,目前一般都是先干活，项目完工后要求项目所在单位在竣工资料上签字（设备和材料没有细分到具体安装地点），然后由施工单位预算员依据设计图纸和签证单在办公室编制完成。因此，如果根据《附表26：建设工程项目交付使用资产》根本无法在现场快速查找到所有对应的实物资产，附表26它的侧重点仅仅是工程项目的投资费用控制。例如：某单位隐患治理项目《建设工程项目交付使用资产》；²固定资产验收：当项目施工完毕，达到使用条件后，机动处固定资产实物管理岗位依据工程主管部门提交的合格的《固定资产实物清单》，组织财务处（部）（价值管理岗位）、固定资产使用单位到现场对《固定资产实物清单》内的每项资产进行现场验收，主要是查交付的固定资产挂靠的使用单位及固定资产分类代码填写是否准确；查交付的固定资产拆分是否合理；查规定填写能反映所交付固定资产物理信息的参数是否准确；查提交的《固定资产实物清单》上的资产数量是否与现场的一致。因为它是财务部门建立固定资产卡片的依据，第10页共10页 也是便于今后每年一次的固定资产清查和更新。它是一个必须全员参与、全过程受控的工作，另外，我规定《固定资产实物交付清单》必须依据集团公司《单项固定资产确认规则及分类与代码》对提交的资产进行拆分，能够确保交付的资产做到资产清单与现场实物一一对应。但对于是不是按设计图纸（费用总包合同所列设备材料）施工和是否存在漏交资产等问题，则由项目的工程主管部门负责。四、在建工程项目《固定资产实物交付清单》编制的建议1、依据总部内控管理制度《7.5固定资产管理业务流程》的要求，工程主管部门做为在建工程项目提交《固定资产实物交付清单》的责任主体单位，建议在下达项目开工委托书时必须向施工单位和资产所属单位明确是否需要提交固定资产实物交付清单以及提交清单的具体时间和要求，同时明确具体由那些部门、那些人负责大项目《固定资产实物交付清单》的编制工作，另外，将需提交固定资产实物交付清单的项目名称、编制《固定资产实物清单》的人员安排和清单具体提交时间通知固定资产实物管理岗位；2、建议确定编制《固定资产实物交付清单》的人员要具有一定的设备专业知识，最好安排即能看得懂图纸，又对施工现场比较熟悉的人担当。3、建议工程主管部门明确参与在建工程《固定资产实物交付清单》编制的各单位的职责及考核办法。4、工程主管部门和各施工单位要把提交《固定资产实物交付清单》做为工程项目管理的一项重要工作来管理，由于固定资产管理是一项专业性强、涉及面广的综合性专业管理，因此，建议各施工单位要安排具有一定的设备专业知识，又能看得懂图纸的人负责固定资产的编制工作，人员要相对固定。同时要在直接作业环节（班组）明确资产信息收集人，并按照机动处制定的《固定资产实物交付清单》模板及时收集资产信息，特别是对“设计变更单”中的材料和供应处出库单上出现的一张票单对多件实物资产的情况要及时拆分，确保整个工程的所有资产数量及信息不会出现错误和遗漏。第10页共10页 5、根据施工项目内容，及时组织资产信息收集人、资产编制人熟悉中石化股份公司下发的《单项固定资产确认规则及分类与代码》及设计图纸,重点是熟悉自己负责施工项目的资产确认规则及与自己施工相关联专业的确认规则，了解各项交付资产的界定原则，分清那个是主设备，那个是附属设备；6、资产信息收集人在按照机动处制定的《固定资产实物交付清单》逐项收集资产相关信息时对每项固定资产按表格内规定的填写内容从固定资产名称、固定资产分类代码、使用单位、数量、所在地点及设备位号、规格型号、主要技术参数、出厂日期、出厂编号、生产厂家、生产国别到交付日期等十五项能反映资产实物信息依据现场实物据实填写，严禁直接抄写出库单上的名称及规格型号，至于“单位价值”一栏，在提交《固定资产实物交付清单》时可以先不填写。对于是否为甲供料或是否为随机带来的材料设备要注明，对于由资产所属单位出库，且不需要施工单位安装的资产，由资产所属单位项目负责人按照机动处制定的《固定资产交付清单》负责收集资产信息。7、负责项目固定资产编制的人必须依据《单项固定资产确认规则及分类与代码》进行固定资产拆分，另外，千万不要遗漏由资产所属单位出库，且不需要施工单位安装的资产也要纳入在建工程《固定资产实物交付清单》中来。8、在建工程项目《固定资产实物交付清单》要求在项目中交后三个月内向机动处固定资产实物管理岗位提交经领导签证审核的合格的纸质资产交付清单和电子邮件。要求在电子版的《固定资产实物交付清单》上注明相关编制和现场确认人员的姓名、单位及联系电话，以便我们组织现场验收时核对和沟通。9、机动处固定资产实物管理岗位接到工程主管部门提交的合格的《固定资产实物交付清单》后，及时组织财务部门固定资产管理人员和资产所属单位固定资产管理人员、负责项目施工的负责人到现场验收，并签署现场验收意见，如果情况属实，则将经固定资产实物管理部门、固定资产价值管理部门和固定资产使用单位三方签字的《固定资产实物交付清单》及电子邮件（验收资产已锁死）分别提交给财务处（部）和工程主管部门，如果交付的第10页共10页 资产与现场不符，则退回工程主管部门继续组织编写直至验收合格为止。10、工程主管部门依据机动处固定资产实物管理岗位组织的资产现场验收签字核实的《固定资产实物交付清单》进行价值完善后，由工程主管部门提交价值完善后的《固定资产实物交付清单》给财务处（部）。五、固定资产编制的相关规定和要求1.《固定资产交付清单》不是简单的将各施工单位结算的工程材料、设备进行合并，而是依据按照集团公司《单项固定资产确认规则及分类与代码》进行拆分和重新组合。2.固定资产名称必须采用：“用途+设备名称”、“介质+设备名称”或“介质+用途+设备名称”三种方法进行命名，另外，固定资产名称长度必须控制在40个字节（20个汉字）以内；3.交付验收的固定资产无论是主设备，还是附属设备在提交财务处时都须填写价值，对于属随机带来而没有价值的资产，必须注明是随哪项资产带来的。4.关于《固定资产实物交付清单》上附属设备填写：必须填写在对应的主设备后，固定资产分类代码可以不填写，附属设备实际交付台（套）数在“数量”一栏按实际数量填写，对于仅“出厂编号”不同，而其它参数相同的附属设备可以按相同设备进行填写；5.针对目前公司组织机构变化频繁的特点，为落实总部固定资产管理以生产装置为中心的精神，要求各单位在提交《固定资产实物交付清单》时必须将固定资产填写到具体装置（车间），公司下属各二级单位机关尽可能只挂所在办公楼、车辆及电脑复印机等办公用品类固定资产，公司总单位严禁随意挂靠资产。6.各种技术图书、期刊、资料、软件（软件列入无形资产）等一律不单独列为固定资产。7.依据集团公司515号文件——《中国石油化工股份有限公司资产处置若干规定》，任何单位和个人不能对外出租和外借固定资产的要求，新增固定资产验收前实物不在装置现场的，一概视为资产未移交。第10页共10页 1.对于已出库存放在资产所属单位库房或供应处库房内的资产不组织验收，特殊情况须事前书面报机动处固定资产实物管理岗位，经领导签字同意后方可组织验收，且资产所属单位必须建立库存资产备案表，机动处每年将不定期进行检查。2.施工单位库房保管的材料资产不在资产验收范围，属公司相关部门同意随项目购置的设备及备品配件，在机动处组织的实物验收前必须移交资产所属单位，资产所属单位依据第8条报机动处固定资产实物管理岗位，经领导签字同意后方可组织验收；3.对于仅开了出库票，而实物资产未到货的，一律不组织验收;4.严格禁止项目交付资产出现按照供应处的出库票或费用总包合同出现一个资产名对多个资产情况的发生（发票打包）；5.严格禁止将“设计变更单”做为固定资产出现在交付清单中。6.工程项目中隐蔽的固定资产在被掩埋或封闭前，项目施工主管部门须先将要隐蔽的固定资产实物清单提交给机动处固定资产实物管理人员，待机动处组织验收后才能掩埋或封闭。已验收的隐蔽的固定资产，项目施工主管部门仍然要列入到项目的《固定资产实物交付清单》中;7.对于固定资产日常修理和大修理中不符合固定资产确认规则的，如更换单个配件，或局部修复的项目，不能做为固定资产进行移交；8.对于符合固定资产确认规则的设备维修，资产所属单位必须在“固定资产名称”一栏填写维修材料所属主设备在“财务固定资产管理系统”的名称及固定资产编号，同时注明“增值”，项目安装的材料设备做为附属设备进行交接。9.对于不具有生产装置特征的非装置资产---土地、房屋及构筑物的代码首先必须在一大类资产（即土地、房屋及构筑物类）中查找，如果确认没有需要的代码后，方可填写对应的生产装置小类内的构筑物代码;10.对于电缆的交付验收：《单项固定资产确认规则》规定动力和控制电缆以生产装置为单位分别界定为一单项固定资产，但为确保现场资产验收的顺利进行和今后电缆的日常管理，分公司规定《固定资产实物第10页共10页 交付清单》必须按电气、仪表专业分“动力电缆和控制电缆”分别进行资产移交，对于公司“财务固定资产管理系统”没有本单位“电气动力电缆”、“电气控制电缆”、“仪表动力电缆”、“仪表控制电缆”四项资产编号的，在项目第一次交付上述资产时，应建立“XX装置XXXX电缆（新增）”单项资产，将项目移交的的电缆按对应的回路以附属设备的形式分别列出电缆对应的交付信息，财务固定资产管理人员在发现有“（新增）”单项资产”时，应建立相应装置对应电缆的资产编号，对于装置已建立对应电缆的资产编号后，今后电缆更新或新增时，资产所属装置首先必须在“固定资产名称”一栏填写相应电缆在公司“财务固定资产管理系统”的名称及固定资产编号，同时注明“增值”，项目安装的电缆做为附属设备按回路进行移交；1.对于装置照明设备的交付验收：《单项固定资产确认规则》规定装置照明设备以单台套为单位界定为一单项固定资产，由于我们装置照明设备太多，另外更换也相对频繁，为此，我们决定装置照明设备以装置为单位界定为一单项固定资产，将项目交付的照明设备做为装置照明设备的附属设备进行交接，具体操作参见第4条执行；2.对于装置管线的交付验收：按输送介质以类界定为一单项固定资产，其主设备的主要技术参数/复合数量一栏应填写输送的介质、温度、压力、管道的材质及管道长度等数据。附属设备的填写按第4条规定执行，另外管道的施工单位即为生产厂家；3.对于管架的交付验收：以生产装置为单位，界定为一单项固定资产，主要技术参数/复合数量应填写钢材所用的重量，另外管架的安装单位即为生产厂家；4.固定资产分类代码填写时应慎重填写“其它”类设备；5.《固定资产实物交付清单》上主设备的数量必须填“1”；6.《固定资产实物交付清单》上所在地点应填写设备在那套装置（车间）的具体区域或岗位，以便每年一次的资产清查，设备位号应填写单位自己编写的设备编号，电气和仪表资产应填写对应的位号，车辆应填写车牌号，计量单位必须保证与集团公司下发的《8大类32第10页共10页 小类单项固定资产分类代码》相一致，规格型号必须根据现场设备名牌或生产厂家提供的技术资料据实填写，主要技术参数/复合数量应填写设备名牌或竣工资料、图纸上的设计参数，如温度、压力、介质、流量、功率、效率、功率因数、材质、重量等，房屋的建筑面积、管道及控制、动力电缆的长度也应做为技术参数进行填写，生产厂家应填写其全称，不得随意填写简称，设计能力和能力单位如交付的资产有此项内容就填写，没有就不填写；1.工程费用总包项目所用的材料必须根据工程实际使用的设备材料情况，提交《固定资产实物交付清单》，同时向固定资产实物管理部门提交费用总包合同复印件；六、小结在建工程固定资产交付清单的编制并不是某些人想象的那么困难，主要是㈠、必须领导重视；㈡、必须全员参与；㈢、必须全程受控；㈣、资产编制人员必须专业水平高、人员必须相对固定。我相信通过我们大家的共同努力，在建工程《固定资产交付清单》的编制水平一定会上一个新台阶。第10页共10页