4 房屋交付管理规程

文件类型：三级文件文件编号：HR-HFWY-3-ZYF/KF-004文件名称：房屋交付管理规程版次：A/0编制人赵奎审核人赵奎批准人杨必印实施日期：2010年9月1日房屋交付管理规程1目的为保证小区业主的顺利入伙以及入伙后各项物业服务工作的正常开展，规范业主入伙时的各项手续办理，防止因疏漏造成入伙时物业公司工作的被动，特制定此管理程序。2适用范围公司管理处房屋交付全体服务工作人员3职责3.1管理处经理负责物业的前期介入工作安排，并负责组织、协调、落实入伙前的各项准备工作及入伙时的各项工作安排。3.2客户服务中心负责入伙前相关资料的准备和入伙手续的办理，建立住户档案，并妥善保管；负责接待顾客，解答顾客问题。3.3综合管理组协助财务人员核定各类收费标准和报批工作。4定义无5管理程序5.1入伙前相关准备工作5.1.1在项目入伙前一个月，物业公司与地产公司营销、设计、项目等部门成立入伙工作小组，定期通报工作进展，相互配合，同时与营销部门一起收集前期客户反映的焦点问题，制定统一说辞或解决方案。5.1.2管理处经理制定入伙前的各项工作计划，包括：工作内容、负责人及完成时间。5.1.3管理处经理负责制定管理处组织架构及岗位职责,并经公司审批确定；确定办公室、培训室、仓库、宿舍、食堂等具体位置并安排人员进行装修工程施工的跟进。5.1.4物资采购：由管理处经理指定专人负责办公用品物资的购置计划的制定、报批及采购工作。5.1.4.1办公用品包括：家私、各类文具等；5.1.4.2办公及维修设备、工具包括：电脑、打印机、电话、水电工工具等；5.1.4.3保洁员、秩序维护员用品包括：各类清洁工具、剪草机、对讲机、警棍等。5.1.5根据物业的实际状况，督促第4页共4页 文件类型：三级文件文件编号：HR-HFWY-3-ZYF/KF-004文件名称：房屋交付管理规程版次：A/0编制人赵奎审核人赵奎批准人杨必印实施日期：2010年9月1日完善闭路监控、停车场设施、信箱、康体娱乐设施、园林绿化等公用设施。5.1.6管理处经理指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套设施完善工程等所产生的各项费用，以便与相关单位结算。5.1.7对外公共关系的联络：5.1.7.1由管理处经理指定人员与政府相关部门建立公共关系，包括：燃气、水、电、有线电视、派出所、街道办、居委会、工商、税务、物价、房管等；5.1.7.2管理处协同公司职能部门办理各类工商证照和收费许可证；5.1.7.3停车场的营业执照、税务登记证和收费许可证的办理；5.1.7.4配合地产公司用水、用电指标的申请，电话、电视、燃气、供暖、邮政的开通手续。5.1.8入伙前一周应准备好所有相关资料：5.1.8.1地产公司需提供的资料和表单；5.1.8.2物业公司需提供的资料和表单；5.1.8.3其他与业主相关或需了解的资料。5.1.9地产公司发《入伙通知书》、“感谢信”给业主，告知业主办理入伙手续时的应知事项。5.1.10管理处客服中心前台准备交房资料（如《房屋查验记录单》；《入住声明》；小区专用智能卡；资料袋；《区域防火责任书》、《业主服务手册》、《装修服务手册》等），做到数量充足、资料齐全，对钥匙进行逐户核对，确保无一错漏、缺失。5.1.11验房人员在交房前需对所交房屋的情况进行熟悉（如，水电表位置，房屋基本构造）。5.1.12验房人员提前准备好陪同验收时，随身携带的必要工具，如卷尺、小水桶、小镜子、试电插头等帮助业主了解房屋品质。5.1.13管理处管理人员、验房人员提前一个月到位，秩序维护员、保洁员提前半个月到位。5.1.14在入伙流程设计方面，以方便客户为导向，组织参与入伙人员演练，制定项目应知应会，培训到人。5.2入伙手续办理程序5.2.1操作流程第4页共4页 文件类型：三级文件文件编号：HR-HFWY-3-ZYF/KF-004文件名称：房屋交付管理规程版次：A/0编制人赵奎审核人赵奎批准人杨必印实施日期：2010年9月1日核对水电、钥匙——核对业主身份——查验资料——收取费用——交接资料——陪同验房——填写验房记录——抄取水电读数——反馈信息——交付钥匙——接管委托钥匙——资料存档5.2.2操作规范5.2.2.1工程管理组对所交房屋的水、电表度数同业主进行校对，确保准确无误。5.2.2.2秩序维护组在交房时保障交通安全畅通，对交楼现场秩序进行维护，做到现场不混乱、不拥挤。5.2.2.3管理处指定专人引导业主到入伙现场，客服前台须认真核对业主资料，包括《入伙通知书》，如有缺损需要求业主补交，手续不全者须详细记录，并及时催促业主补齐资料。管理处指定专人检验并收回业主的《入伙通知书》及填写好的各种相关资料，属业主需带走的资料交由业主带回。指定专人发放入伙手续的相关资料，并指导和协助业主填写，由地产公司营销部置业顾问与业主签订相关协议（包括重新签订前期物业服务协议和临时管理规约、商铺管理协议）。5.2.2.4财务人员收取现金时要核算所需金额，足额收取，辨明现金的真伪，开具发票（收据）。5.2.2.5收费完成后，客服人员提醒业主办理水电过户手续。5.2.2.6物业工程管理组指派人员陪同业主验房，并认真记录房屋质量问题。验房时发现问题反馈给现场返修人员，以便及时处理。由管理处工程人员和地产公司工程人员相关人员共同陪同业主验房，抄录水、电、燃气表底读数，请业主在《房屋查验记录单》上签验收意见，交接钥匙，并共同确认。业主验房后若提出质量问题，由管理处记录在《一般派工单》交地产公司处理，处理完毕后，交业主签字确认并存档。5.2.2.7前台负责现场发放钥匙，发放钥匙时必须核对业主手续是否办全，做到无错发、漏发，不发生无手续发放事故，并填写《钥匙发放登记表》，业主签字确认。业主房屋如需返修，管理处留存一把房间的入户门钥匙，并填写《托管钥匙委托书》，以便返修施工。5.2.2.8前台现场接受业主钥匙托管，托管时需让业主在《托管钥匙委托书》上签名。5.2.2.9前台负责资料的整理存档，形成“一户一档”制，确保资料无缺失、损坏，按《业主档案管理作业指导书》执行。第4页共4页 文件类型：三级文件文件编号：HR-HFWY-3-ZYF/KF-004文件名称：房屋交付管理规程版次：A/0编制人赵奎审核人赵奎批准人杨必印实施日期：2010年9月1日入伙资料整理完毕后，由客服人员将住户房屋、业主及常住人员的详细资料录入电脑中。5.3物业提供交房费用标准，向地产公司收取（其中包含成本15％的酬金），由地产相关部门确认，并支付该费用。5.4地产公司负责遗留工程的处理，物业公司客服中心片区管家负责跟进，有关遗留工程整改费用由地产公司承担，具体流程见《报修处理作业规程》。6相关文件6.1《业主档案管理作业指导书》6.2《报修处理作业规程》7相关记录7.1《房屋设备、设施交接单》7.2《房屋验收表》7.3《物品领用登记表》7.5《托管钥匙委托书》7.6《区域防火责任书》7.7《业主服务手册》7.8《钥匙说明书》7.9《装修服务手册》7.10《钥匙发放登记表》第4页共4页