外贸企业的经营业务系统试运行总结报告

关于各部门在经营业务系统试运行总结报告中所提意见和建议处理情况的通报新的经营业务系统经过1年多的开发调试，已于2007年12月17日在全公司上线试运行。各部门对试运行工作给予了高度的重视，到目前为止，系统每日实时在线的平均人数超过50人，系统内新做单据份数已过2500份,新旧系统数据移植完成八万多份。为了便于公司领导了解和掌握系统的试运行情况,经营管理部组织相关部门对系统试运行情况向公司领导进行了汇报。大家在对系统整体功能充分肯定的同时,结合业务操作的实际情况，提出了一些改进意见和建议。在与相关部门对所提意见和建议进行沟通后，我们已对系统进行了完善。现将所提意见和建议，以及对应的具体处理情况归纳整理通报如下：第一类建议和意见：系统功能不完善，需要对系统进行修改调整的。处理意见:针对提出的意见或建议，调整或进一步细化系统功能，适应业务操作的需要。1.系统功能强大，可是开启、运行速度较慢。处理意见：由于新系统开启了消息提示功能，每次进入系统时，要花费一定的时间刷新大量未读提示消息。同时， 由于公司部分计算机内存较小，运行新系统时较慢。经营管理部已经开始对内存小的计算机进行扩容，同时我们进行排查损坏的电话接口，重新设置跳线，设定计算机上网固定地址等工作，所以工作量较大。目前美欧部、中东部、石化部、技术支持部4部门已经升级完毕，全部工作预计第一季度完成。1.在单据制作的第一步如果确定了项目成员，所有后续的制单步骤能否自动添加项目成员，避免每步都要添加？对从老系统迁移的未执行完毕的合同，在新系统中要将新执行人员添加到原项目组中，实际操作比较烦琐，是否可以一次性统一添加上？处理意见：我们已对系统功能进行了完善，项目组成员名单在流程进行的任何一个环节确定后，后续的新单据中会自动添加。不必每步都添加。对于从旧系统中导入的未执行完项目一次性添加项目组成员到该项目下。解决所有单据的问题，目前还没有解决，我们正在制定相关方案，在对系统功能进行完善之后，可以实现。目前只能对应具体单据分别授权。2.新系统中由技术支持部添加物资编码。专业经营部门是否可以有权添加物资编码？处理意见：依据经营管理规定已经修改完成，目前专业经营部门能够独立添加需要物资的对应编码，系统同时记录添加人，添加部门和添加日期。技术支持部可以依据记录和 实际情况随时复审。1.有些项目的销售代理费立项表，在新系统运行前已经审批过，现在是否需要重新输机并审批？处理意见：已审批签字的销售代理费立项表，新系统中需要补录，但只需通知经营管理部在新系统中一次性统一生效，不需要再重新逐级审批生效签字。2.销售代理费立项中，申请表中仅填写合同金额，有时合同价格条款为CIF,但是实际销售代理费比例以FOB价格为基数。处理意见：在原来的立项申请表基础上添加了销售代理费基数：按合同价格条款销售代理费、FOB价格销售代理费、固定销售代理费。6•领导在审批时有时纸质的已签字，系统中忘记生效了，可否不生效就不能打印？处理意见：系统已经修改完成，系统中经过部门领导一级的审批生效后，业务员或部门经理可打印一张。再逐级审批生效签字。7.单项核算的利润率不超过10%,但总核算的利润率为12%。处理意见：上线试运行时，由于核算公式定义出现错误,导致总核算率出现异常，目前已经修改完毕。8.打印总核算太费劲，需要预先导为word文档。机器大多数速度很慢，导出的时间长，能否把打印总核算放在台面上直接操作。 处理意见：我们在系统中已经增加了系统直接打印功能，如果需要对系统打印的文档进行编辑，也可预先导为word文档,编辑后打印。7.由于汇率一栏需要自己输入，导致内贸，外贸价格与实际的不一致。能否在录入内贸，外贸价格之后，系统自动算出相应的汇率？处理意见：由财务资产部每日在系统内录入当天外汇汇率。业务员选择币种，录入原币金额后，依据财务资产部录入的汇率，系统自动折算其它币种金额。8.进行收汇认领时，原合同管理系统中的发票未导入新系统，如何将收汇认领到发票项下？处理意见：对于老合同管理系统中的发票，由于与收汇等信息没有关联，在新的经营业务系统中并未导入。目前系统中老的销售发票是依据以前的核销单生成，业务员可以将收汇认领到所生成的发票下。（具体操作见附件：出口收汇认领教程）9.合同发票多币种收汇如何认领到合同及销售发票？处理意见：鉴于目前出现的多币种收汇情况还比较少，遇到多币种收汇，还是需要提交经营管理部进行币种转换。我们将在下一步对系统进行完善。10.数据从旧系统移植到新系统后，在销售待出运库中，存在部分实际已经发货的产品，是否会影响合同关闭？ 处理意见：我们在出口合同录入界面中增加了“已发货完毕选项”，在旧系统中已经发货完毕的合同，选中后，在待出运工作台中就会自动过滤掉，同时也不会影响合同的关闭；对于新做的单据，由于不会出现这类情况，所以也不会影响合同的关闭。7.公司要求今后使用系统内自动生成的箱单和发票，但系统生成的箱单和发票上没有体现出发货的批次，导致在一个合同项下多次发货时，无法区分发票所对应的发货批次。处理意见：在系统生成的发票中，增加“批次号”字段,业务员输入发货批次，打印的发票上显示批次号。8.新系统自动生成的箱单和发票等模版不适用独联体地区。处理意见：当前系统自动生成的箱单、发票等模版，主要依据试运行前调试阶段征求各部门意见后设置。针对独联体俄语地区，由于尚未提交统一的模版，无法打印独联体部门专有的箱单,发票等单据。需要独联体部提交统一标准的俄文通用模版，在系统内设定后即可使用。9.由于新系统的邀请函和签好的申请表尚未在外交部备案，现在办理邀请函需要通过经营管理部人员到旧的系统中去申请。处理意见：由于原系统中制作的单据在外交部已有备案,所以新系统制作的单据暂时无法使用。目前已与人力资源部协商，会尽快将新邀请函模版送至外交部备案，以便尽快正 式投入使用。第二类建议和意见：业务人员对操作流程不熟悉或者操作方法有误。处理意见：采取多种方式，让业务员尽快掌握系统操作。7.如果经营部门自己做询价，要等到做完核算才能提交技术支持部，但是如果技术部审核出问题了，核算也要重做,技术部审核这步可否提前？处理意见:依据公司经营管理规定，技术支持部只负责供应商确定的环节，不审核核算，因此即便供应商确定环节出现问题，核算也不需要重做。8.报价核算中各项合同执行费用都是外币输入，而且逐项输入，而实际上大部分费用是用人民币核算的。是否可以用人民币输入，由系统转换成外币进行核算？处理意见:为了避免在核算过程中采用多币种可能出现的问题，系统中的核算采用统一币种，用外币或者人民币均可。9.系统制作的外销发票格式，如果采用，必须拿到提单并输入提单信息后才能生成；考虑到认证所花的时间，在拿到提单前就进行发票的认证。可否在提单拿到之前就可以生成发票？处理意见:系统生成出口发货单后，就可以生成发票。不必等拿到提单后再生成。 7.新系统在付款中程序较旧系统麻烦，比如货款支付时增加了录入增值税发票的环节。在支付运费时，原由运保部和经营部门录入的付款申请现在改由业务员自行录入。因不需要录入运输发票，直接申请付款时，在付款内容选项中没有支付运费项。只有预付运费项，不知以后会不会影响合同关闭？处理意见：依据财务资产部的要求，新系统中必须录入增值税发票。在具体操作过程中，录入增值税发票后，点击生成付款申请就可以直接生成相关发票的付款申请。在支付运费时，与旧系统一致，业务员与运保都能够录入。并非只能由业务员输入。业务员在付运费时，确定收款方与付款币种后，然后点击待付款信息可以查询出所有相应收款方的待付款发票，选择相应的发票进行付款。并不影响合同关闭。8.新系统进口信用证的银行到单付款审批程序与其之前的信用证申请审批程序存在重复，对于进口信用证议付时给中行的付款通知单能否减少审批环节？处理意见:依据经营管理规定，信用证开立时，已经按照权限逐级审批完成。对于该信用证的议付，只用部门经理审批通过即可，不需要按金额大小再逐级审批。9.对已部分执行的大型项目和许多已经执行过的合同，很难在新系统中进行事后补充录入相关信息，但是从旧系统中迁移的有些数据不能满足新系统的要求，如果不补充输入，项目就无法进行。 处理意见：由于新旧系统的数据格式不一致，确实需要补录数据。对于具体工作量大的重大项目，如果要补录相关信息，经营管理部可以提供必要的协助和支持。7.录入新客户一定需要填写客户人数，年销售额，注册资本等信息。信息不好得到并且必要性不大。能否略过？处理意见：客户的人数，年销售额，注册资本等信息是了解一个客户的第一手资料。对于客户信用风险评估有很大的参考价值。因此不能略掉。第三类建议和意见：建议的操作存在问题或者根据公司管理规定要求，系统无法修改调整的。处理意见：由于公司的管理规定已经对此类问题有了明确的解释，因此系统无法进行修改。8.确定供货商需要经营部门，技术支持部审批。客户审批既需经营部门，又要经营管理部审批。可否简化？另外合格供应商添加、变更的提交以及审批环节可否简化？处理意见：公司采购管理办法中已经明确规定了供应商确定环节，由经营部门和技术支持部共同审批，同时也规定了合格供应商添加、变更的审批流程。新系统中的审批流程是参照采购管理办法设置完成的。在客户申请的审批链中，为了避免各部门重复添加以及信息不准确的情况出现，由经营管理部负责核查，以确保录入的客户信息不重复并且正确无误。 7.删除一张误操作生成的单据，需要进入制单界面，然后点击工具栏里的“-”，操作方式比较复杂，能否改成在单据维护列表中点击右键删除？处理意见：业务员不能在单据的维护界面删除单据。由于维护界面只显示较少关键信息，显示的内容不完整，容易造成单据被误删。同时，有些单据本身可能有相关联的内容表，删除单据时需要被一并删除，倘若在维护界面删除，可能删除不彻底，为日后运行留下安全隐患。因此当前系统屏蔽掉了维护界面的右键删除，只允许业务员双击进入制单界面删除单据。第四类：新开发的功能。在新系统上线试运行过程中，结合公司管理的实际情况和业务操作情况，我们新开发了一些功能，欢迎大家使用并给提出宝贵意见。8.经营概况统计功能。业务员可以在新系统内进行经营概况统计，统计全公司的经营业务数据，主要包括全公司、各经营部门、地区和国家分类下的签约，发货，收汇信息等。在公司领导和各部门的大力支持和配合下，已经实现了新老系统的平稳过渡，新的经营业务系统上线试运行总体状况良好。希望大家在使用过程中，多提宝贵意见，以便我们对系统功能进行完善，使系统在公司经营管理中发挥更大的 作用。附件：出口收汇认领教程分送：公司领导发：各部门，存档(1)份，共印35份。附件：JC-1出口收汇认领教程提示:在收汇认领环节：已经为客八开具了销售发票，应将收汇认领到该销售发票下，冲销应收汇金额.一、收汇登记说明：(1)财务人员根据水单进行登记：输入币种、对人民币汇率(水单)、原币金额、内行费用、外行费用等。(2)将收汇登记上的“实收原币”和水单上的到帐金额进行核对，以水单为准，输入“实收原币”数据。(3)输入“附言”信息，便于业务员认领。二、操作说明:721•业务员登陆到系统后双击右卜•角图标即可弹岀认领界而 诲报价1E理芟约管［里信用证和保函世理岀迄管理要堀U理和法金收付综合业务SfiilSS.决笳绒计資询2•打开认领界血，找到相应的收汇登记，“双击"该条记录 如果没在“已阅”那上标志，下次打开消息时还能看到已看过的消息，所以在已阅消息后，及时标上“已阅”标志，以免消息累积太多，不方便查看。3.系统弹出收汇背记维护界血，点击〃进入该任务I或双击收款肴07SK00000147进入该单据曲北牧件-测试条套［商品自壬岀询报价它理签约它理信用证和保逐总理出运管埋票据言理和资金收何综合业务基砒信总决策统计查询卩g匚「星亘二或屉®0■屉金*勺直"■■■■■■$一岀□收汇登记维护丨I出口收汇登记维护:【師建卑綁阴入该任或)I收矗于一^付卿户币种原币宝颔黄元全额人民币主颔丄出口籍售)台鯛刃帐曰期收款方占:UPETEUR2.674.853.939.0328.260.062007-12-19T/T4.进入单据，点击宙认领］按钮■IVIX南北软件测试戟廷［商品自玄岀口】田苗诲痕价色理多约管if住用证和保函童理出运置理亲堀管遲和总金收的综合业务Sciife息决策绕计直询豹率IBQ吆电电p说■◎直呂I4qI：讨+岀口收汇登记丽~岀口收汇登记I出口收汇登记9认领M选择其他币种炭票收歆登记号07SK00000147【收就信恿】:予妣日期收［彷式付款容户来孩営户名称收款银行项目成员督注200M2-19TfTCUPETCUPETCUPET中国银行制单曰期2007-12-20-•:顼部入员r待认领-则员黄欧66人员【收款金呦:币种EUR卖收原币2.67485対人民币汇丰10.5651入民币金额28.260.06对黄元汇率1472618匣币全颔2.674.85丈收人民币28.260.06甘他扣款合计US堪颔3.939.03【银行两用】：内行雳用人民币0.00外行劳用原币0.00人民币0.00汇款币科汇款全紙水单号TPR10124238/07统计曰期200M2-20收款认领子叢财务弱用I %认讦收款子类型出□合冋结車容户银币金顛85门人员汇总場茁核餉单号退税(R)►0□祯收外汇•无壬款CUPET2.67485轰欧部人员•公共组1112.67485申師"川I卜乡收汇芫毕］注：这时的业务员为“美欧部人员S如果财务人员在收到款后，能确认到相关业务员时, 不用再做认领过程，系统会自动根据财务人员选择的人员分配到相关业务员下，直接做第八步的来款分拆。5.点击&认领］按钮，弹出选择框,在结算客户点击日选择结算客户6.选择完结算客八，点击“确认”按钮 7•这时界Mi中的”业务员”显示认领人员名字，说明已经认领成功 空峻汇登记堆护I岀口收汇登记I出口收汇登记【m「07SKOOOO(M47【收ssei:空妣日期收汇方式付款言户英宾名来款言户名称收歎振行项目成员备注2007-12-19T/TCUPETCUPETCUPET-中国根行水单号TT1R10124238/07妹计曰期200M2-20［生效|业务员丽【收款全敏】:币种EUR那原币2.674851对入民币汇聿10.5651人民币金领28,260.06对美元汇率1472618匣币全额2.67485实收人民币28.260.06斗他扣款合计US理额3.939.03【帳行费用】:內行雳用人民币0.00外行昜用原币0.00人民币0.00汇款币科汇歎至额讣认乂曲二存档紐筍人员白桦钊中曰M2007-12-20«能回从走«认歯善发累收款子类型出口合同结算客户原币金颔部门人员核饷单号0祯收外汇•无主款顶CUPET2.674.85田苗►■QI):2.67485>收款认领子来|両矗副注：如果是应收汇(即有销售发票)的，必须选择对应销售发票，否则统计时将被视为预收外汇；对应到销售发票上，收款子类型即为“出口收汇”；注：/、(1.)总撤回认企按钮，当要取消来款拆分，出于管理的严谨性考虑，《撤回认定》的按钮,该处设査了权限控制。业务人员如需进行《撤回认定》的操作，须电话通知经营管理部进行《撤冋认定》的操作。 （2.）当对应的销伟发票的收汇完毕后，在收款认领子表111点击I®收汇完毕J按钮,双击销伟发票号，可在销售发票中看到相应得标识（见下图）出口收汇登记维护I出□收汇登记E自営出□箱曾发票I自营出口销售发票5極曲应耳彳基本宮息CPTDC07EX1590672业务员.養晓宁贸易国别京丹项目咸员另囱•吴看岚伏态答户枝计收C日期p眾日期2007-09-26GREATERNILEPETROLEUMOPERATINGCOL2007-12-25币种対人民币汇率对关元汇率扣佣帀匣币全颔系统信息岂单日期|2007-0»26人|具割I|修渕》4剛2007・12・2010:52:32