海南大学协同办公系统试运行实施方案

海南大学协同办公系统试运行实施方案海南大学协同办公系统（以下简称“OA系统”）是一个基于校园网、覆盖学校各二级单位（学院）的综合办公平台。该系统是学校信息化建设的重要组成部分，是学校推行无纸化办公、提高工作效率、提升工作水平的重要平台。为保障OA系统在全校范围试运行工作的顺利开展，特制订本方案。一、登录及使用指南须知1、OA系统网址：http://oa.hainu.edu.cn，已在校园网主页右下方设置链接，可直接登陆。2、登录系统前先点击登录界面右下方，安装2个辅助程序：IE7.0/IE8.0/IE9.0/XP/Vista/Win7控件和高级OFFICE套件。操作如下图：点击————下载安装和即可。3、系统凭用户名登录，用户名为教职工的工号，密码初始为123456或ABC123，请初次登陆系统后及时修改密码。已经修改过密码的用户，继续使用修改后的密码进行系统的登录。密码遗失不能进入系统的，可向网教中心王华申请修改密码。4、系统使用指南与操作教程可在OA系统登录界面下方的“协同办公课程”进行下载。如图二、部门职责6 1、校长办公室是OA系统推广的主管部门，负责OA系统试运行的组织、协调、管理和督办，确保OA系统试运行工作有序进行。2、网络与教育技术中心是OA系统的技术支持和项目实施协作部门，负责保障校园网络的畅通和安全，以及系统的调试安装、功能完善、人员培训等技术支持和服务，保障OA系统正常运转。3、各学院、各单位确定1名分管OA系统工作的领导，并指定公文收发员、部门管理员、公章管理员、公文督办员和文印员各1名（以上人员可重复，一般建议“部门管理员”、“公文收发员”和“公文督办员”为同一人，“公章管理员”和“文印员”为同一人，或者以上五个角色都为同一人）。单位公文收发员在系统中叫做“文书管理”，是公文处理流程的核心人员，一般由单位办公室主任或综合科科长兼任，负责本单位公文运转等日常信息的处理；部门管理员负责本单位OA系统维护和管理（包括本部门人员信息管理、流程和模板的修改设置等），并指导本单位用户正确使用系统。4、公文收发员对办公自动化系统中产生的电子公文及其他电子材料按要求进行归档。三、工作要求1、各单位于11月19日前将分管OA系统的领导名单报送校长办公室（通过协同办公平台-协调工作项目报送至徐望来处）。2、为确保各单位实时收到文件、通知，OA系统在使用初期设有手机短信通知功能，办公事项随系统一并发出短信提醒通知。每位用户人初次登陆后必须在OA系统的用户设置中自行完善个人信息，添加个人手机号，手机应保持畅通，随时接收OA短信提示。如手机号码发生变更，要及时更新。6 3、根据工作实际，学校决定将分阶段推进OA系统上线工作。试运行期间学校公文处理（非涉密文件），包括各类上下行文（涉密和隐私除外）、通知、公告、请示、报告、信息传阅、日程管理、会议申请、部门间业务往来、资料归档、常委会及校长办公会议题的报送等有关办公事项将全部通过OA系统处理，具体范围参见附件《OA系统上线后办公方式转变对照表》。4、在OA系统试运行初期的一个月内（自11月19日—12月19日），OA系统将与原纸质办公处理方式并行运转，但鼓励以OA系统办公为主。从12月20日起，学校原则上不再受理和下发要求走OA系统业务的纸质材料，请各位用户及时登录OA系统查阅并处理与本单位及本人相关的工作信息。5、各单位应充分利用OA系统开展各项日常办公工作，各单位主要负责人必须高度重视这项工作，以身作则，带头使用OA系统办公，并坚持使用、持之以恒。对于系统运行初期可能出现的工作量增大或一时的不适应，要保持耐心，切忌出现急躁、抵触情绪；要严格要求本单位工作人员使用OA系统，组织好本单位教职工的内部培训，努力做到尽快适应新的办公方式，尽快缩短过渡期。6、各单位负责人和公文收发员上班时间必须登录OA系统，及时处理系统中的公文。同时，为促进办公方式和习惯的转变，公文收发员在系统上收文后应及时通知相关领导登录系统办文。6 7、OA系统中的正文使用Word文件格式，不得采用其他文件格式；附件文件一般采用Word文件格式，也可使用扫描的PDF文件格式。个别文件附件页数太多且不方便电子化的，附件可按纸质文件报送运转，正文及处理单仍通过OA系统运转。此外，发文的附件需进行审批修改的，一并粘贴至正文处。8、某些关于经费审批的文件，在文件通过OA系统办结后，有关单位可到党办或校办相应文件管理岗位获取由主管财务校领导亲笔签名的纸质文件到财务处办理相关手续。9、以学校名义向校外发送的公文，在文件通过OA系统办结后，有关单位可到党办或校办的发文管理岗位获取纸质文件办理报送手续。10、在特殊情况下，各单位可根据工作的紧急程度及工作需要，先按照传统方式办公，事后再在OA系统上补办，以便于文件、资料等工作信息存档。四、操作指导1、试运行初期，各单位公文收发员及部门管理员负责做好本单位用户操作系统的指导工作，确保单位内用户正常使用系统。2、为顺利开展试运行工作，11月21日—11月22日，开发商迈克希盟公司、校长办公室和网络与教育技术中心将派专人在校办综合信息科（行政楼512室）设置OA系统操作咨询点，现场配备电脑，为各单位提供系统操作指导和业务咨询服务。五、注意事项1、用户应妥善保管自己的帐户资料，各单位公章管理员要及时更改公章初始密码，密码遗失或遗忘应及时告知系统相关负责人处理。2、所有OA系统用户均有保密的责任，不得随意发布涉及国家秘密以及其它不宜发布的信息，不得随意将系统内的信息发布在系统之外。6 3、涉密文件严禁在OA系统内中运转。4、登陆OA系统的计算机必须安装杀毒软件并随时更新，电子公文须先杀毒后上传。5、试运行期间各单位对OA系统公文运转存在问题及相应意见、建议，请统一报到各单位部门管理员后向校长办公室反映；对OA系统故障等技术问题，经单位部门管理员处理不能解决的，请联系网络与教育技术中心。意见及问题可通过OA系统模板中的“协同工作”栏目进行反馈。海南大学校长办公室2013年11月12日附：OA系统上线后办公方式转变对照表6 附： OA系统上线后办公方式转变对照表（“√”表示OA系统上线后办公方式）序号工作传统方式OA系统办公1党委常委会会议纪要 √2校长办公会会议纪要√3工作会议纪要 √5上行文普通 √涉密和隐私[1]√ 6校内发文（下行文）普通 √涉密和隐私[2]√ 7信息发布（各单位、部门发文） √8上级批办单√ 9校内批办单普通√ 特殊[3]√ 10合同类批办单普通√ 特殊[4]√ 11会议室使用申请 √12邀请校领导出席大型活动 √13用印管理√ 14信访工作 √15文件归档[5]√（纸质）√（电子）16信息参考（学工处、211办等简报）√√1718注：6 [1]上行文的涉密文件是指根据上级涉密文件要求制作的文件，校级后备干部报备文件等，均按照传统方式流转、印制，主管校领导签发后由秘书科按照特殊流程给流水号，纸质版文件根据需要份数印制。涉及隐私的上报文件，不通过OA系统办理。   [2]校内发文的涉密文件是指引用上级涉密文件或根据上级涉密文件制作的下行文件，特殊类型招生方面的文件、校级后备干部文件、教职工处分文件等，均按照传统方式流转、印制，主管校领导签发后由秘书科按照特殊流程给流水号，纸质版文件根据需要份数印制。[3]特殊类型校内批办单，例如：人事处的人员调入、调出相关请示，作为附件的材料多为体检表、外单位函件、本人手写签字的申请书等，这些附件进行扫描上OA系统会大大增加工作量，因此走原有的纸质流程，纸质版文件按现有情况印发、归档。   [4]特殊类型合同协议类批办单是指由于特殊原因不能提供电子文本（如格式合同）或者需要保密的合同，仍按传统流程进行流转，并做好原始文件的存档工作。   [5]文件归档传统方式和OA系统并行：不上OA系统办理的文件都要按传统方式进行存档；上OA系统办理的文件，纸质和电子文件同时归档。纸质文件是指由领导签发或是办理完成后的文件，发文稿纸和正文由学校办公室打印，正文签章（学校各类公章）后归档；电子文件直接在OA系统中归入档案馆档案系统。6