全面物资管理系统采供部分试运行操作手册

物资采供系统操作手册作者：用友淮南矿业项目实施组版本号：1.0更新日期：2008年7月30日62 目录一：期初单据31.1采购期初（货到末开票）：31.2销售期初业务101.3库存期初业务10二：计划、比价、合同122.1：矿需求计划122.2：供应站处理矿上提报的计划162.3：供应处相关科室处理采购计划172.4：供应处相关科室进行比价业务182.5：合同21三：招投标业务23四：送货、收条、配拨、领料、退库354.1:送货354.2:收条374.3:配拨384.4:领料414.5:退库43五：销售445.1:自有物资销售445.2:直转销售48六：结算516.1:采购结算516.2:付款计划55七：供应商寄存管理（寄售、超市、大市场）59在IE浏览器地址栏中输入http://137.12.8.173进入系统。62 一：期初单据1.1采购期初（货到末开票）：1.1.1在公司帐套下“客户化”—“流程配置”—“流程配置”下进行期初单据的流程配置选择“业务类型”下的“材料采购”，在单据中选择参照单据，具体操作如下（注：可以在“流程显示”中查看是否有已经配置好的业务流程，如有则不需要再进行配置了）62 62 1.1.2在“供应链”-“采购管理”-“订单处理”-“维护订单”下选择“业务类型”为“材料采购”，然后增加采购订单，如下图：注意采购订单表体行必须录入收货仓库。62 1.1.3在“采购管理”-“采购结算”-“暂估处理”-“期初暂估维护”下点“增加”按钮来增加期初暂估的单据，如下图：62 查询出“采购订单”之后选择要处理的单据，进行暂估处理，如下图：62 选择单据进行卡片显示，录入入库等信息，如下图：录入信息完毕后，点“保存”，如下图：62 1.1.4当发票到时，进入“采购发票”-“维护发票”，选择业务类型，点“增加”选择“库存期初采购”，如下图：选择参照“库存期初采购入库单”生成“采购发票”，（注：在查询入库时间一栏，要选择“小于等于”当前日期）如下图：62 在“辅助查询”-“联查”中，可以联查出截至本单据为止，已经走过的单据流程，如下图：1.2销售期初业务•销售期初数据是指：已经给客户发完货，但是销售发票未开尚未进行结算。•销售期初业务可以进行变通处理，处理方法如下：•1）在销售库的库存盘点实际数量的基础上加入已发货未开票的数量；•2）销售业务员在库存期初数据核对完后，将已发货未开票的货物通过“销售业务（无发运）”流程进行处理，填写订单、生成销售出库单。•3）待销售发票到后对销售出库单进行结算。1.3库存期初业务1.3.1在“库存管理”-“期初数据”-“期初余额”下，“增加”当前时点下库存的余额数字，如下图：62 录入各种信息，如“批次号”等，录入完毕后“保存”，然后“签字”（注：要录入“货位”信息），如下图：62 二：计划、比价、合同2.1：矿需求计划2.1.1:矿基层区队在“采购管理”下点“物资需求申请“进行矿需求计划的增加，如下图：矿基层区队在“采购管理”下点“物资需求申请”进行矿需求计划的增加完毕，点“保存”，由专人进行“审核”操作，如下图：62 2.1.2：矿物管科人员在“物资需求申请”中点“查询”按钮，查询基层区队提交的需求计划，如下图：在查询条件中选择“登陆库存组织”，如下图：查询出基层区队提交的计划，选择需要查看的明细计划，点击“卡片显示”，显示出选中计划的卡片显示界面，进行详细查看，如下图：62 2.1.3:矿物管科在“需求汇总平衡”查询出各区队提交的计划，如下图：查询条件中要选择“平衡库存组织”，如下图62 查询出各区队提交的计划后，对计划进行汇总，如下图：汇总之后也可以点击明细，进行明细计划的查询，如下图：62 汇总完成之后，点“提交”，交供应站，如下图：2.2：供应站处理矿上提报的计划2.2.1:供应站人员在“物资需求申请”中查询到矿上提交的申请，如下图：62 供应站人员进行汇总平衡，然后提交；2.2.2:供应处人员收到供应站提交的物资需求申请计划后，进行汇总平衡，然后点“提交”提交给供应处计划科，如下图；2.3：供应处相关科室处理采购计划2.3.1:在“请购单”中选择“查询”，查询出由“物资需求申请”推式生成的“请购单”，确认后进行审核，如下图：62 2.4：供应处相关科室进行比价业务2.4.1:在“询报价单”中，在“增加”下面选择“来源请购单”，参照请购单生成“询报价单”，如下图：62 2.4.2:“询报价单”中，录入单据信息，“选择供应商”后录入价格，保存单据，如下图：2.4.3:选择“价格审批单”，“增加”中选择“来源询报价单”参照生成“价格审批单”，如下图：62 2.4.4:进行比价，选择并确定供应商，确认订货的供应商选择“是否订货”标志进行确认，保存单据，（注：保存后不要轻易关闭价格审批单，因为“审核”价格审批单意味着关闭价格审批单）如下图：2.4.5:如果需要生成合同，则选择“价格审批单”点“修改”，选中要生成合同的一行，勾选“行选择标志”，如下图；62 选择“辅助”中的“生成订单”功能，推式生成“采购订单”即合同，如下图；2.5：合同2.5.1:通过“价格审批单”生成“采购订单”界面，录入相关信息，制作合同，如下图：62 2.5.2:在“采购订单”中在“费用信息”页签，在“行操作”下面点“增行”增加费用信息，所有信息增加完之后“保存”，确认无误后“审核”，如下图：62 三：招投标业务从NC系统请购单界面中，有一招投标按钮，点击可以将审核通过的请购单，传入招投标系统中，如下图：登陆招投标系统3.1：需求单编制-修改，采购承办人必填，否则流程无法进行，保存62 3.2：选择物料-推荐供应商-新增，选择供应商，保存3.3：点击需求单编制，回到总单，选择需求单-提交审批3.4:以采购承办人身份登陆，点击需求单处理-选择需求单-处理，即生成采购方案。可以选择多个需求单，生成一个采购方案，多对一的关系。然后提交审批3.5.1:点击需求单处理-选择需求单-处理，选择物料，在右方操作中选择动作：处理。系统直接跳到采购方案编制，填写基本信息，点确认62 填写计划，选择引用模板（注：模板中非关键环节可以删除，否则不能），也可以在引用模板的基础上新增采购环节。假设模板流程：发布-应答-开启-确定评委-评审权重-价格公式-评审-评审价格-汇总得分-决策会议。（其中发布应答与开启环节为必须环节）设置各个环节的起始时间进行环节排序，授权，操作3.62 5.2或点采购方案执行，新增，填写基本信息，计划，在需求信息中选择物料需求单，找到需要的单据。保存，提交审批3.6.a采购公告环节：更新状态为进行中，点执行，填写，保存，提交审批，发布，更新状态为完成。b发布采购文件环节：更新状态为进行中，点执行，填写，保存，提交审批，发布，62 然后导出报价文件，更新状态为完成c确定评委环节：更新状态为进行中,点执行，点击直接指定，选择评委，62 然后汇总评委名单，保存，更新状态为完成。d评审权重环节：更新状态为进行中，新增，提交审批，更新状态为完成。e价格公式环节：更新状态为进行中，选择价格公式函数，输入价格斜率，保存提交审批，更新状态为完成。f开启采购文件环节：更新状态为进行中，点执行62 先填写发放记录填写内网上传应答文件点开启，填写开启地点62 导入供应商报价进行比价，红色为价格最高，白色次之，蓝色为最低价，更新状态为完成。g评委评分环节：更新状态为进行中，点执行，点设置，评分方式设置，网下评分62 评审文件管理，可上传附件。评审细则设置，进行细则维护，并提交审批评审摘要设置，然后，提交审批评审评分，并提交审批评审报告，填写，并审批。更新状态为完成。i评审应标价格环节：更新状态为进行中，点执行，填写，保存，提交审批，更新状态为完成。62 o汇总得分环节：更新状态为进行中，点执行，确定评委打分是否有效，并提交审批。点汇总得分，填写评估得分，更新状态为完成。3.7:采购决策管理，编制采购决策报告，选择单据，点编制，可以一步一步生成，也可快速生成，填写推荐意见，决策意见，点确定，然后提交审批。62 62 招投标过程已完成。采购方案中最主要的两个环节是：发布与应答采购文件，开启应标文件，其它环节，用户可根据需要，自行增减。3.8:在采供系统价格审批单中有一接口，点从招投标中传入。62 四：送货、收条、配拨、领料、退库4.1:送货4.1.1:在“采购管理”-“到货”-“维护到货单”中进行送货单开单，在“维护到货单”下“增加”选择参照“采购订单”生成“到货单”，如下图：“到货单”参照页面选择录入“本次执行数量”，“本次送货数量”等信息，如下图：62 在表头“增加管理费”处录入管理费信息，“保存”，确认后“审核”，如下图：4.1.2：检验到货单在“维护到货单”中对已经审核生效的“到货单”进行检验，在“快捷检验”下“开始检验”，录入检验信息，如“合格数量”等，如下图：62 检验完毕后，在“快捷检验”下点击确定“检验完毕”，如下图：4.2:收条4.2.1:检验完毕后办理入库打印收条，在“到货单”界面点“快捷入库”办理入库，62 4.2.2:在“增加”下选择“采购到货”参照出到货单，点“维护”下的“修改”按钮补录相关信息，如下图：录入“实收数量”等信息后“保存”，如下图：在“货位”里录入货位信息，如下图：“保存”完单据后，确认无误点“签字”。4.3:配拨4.3.1:在“内部交易”-“调拨单据”-下根据配拨的情况进行调拨单据处理配拨业务，选择62 “增加”下的增加调拨订单的方式，如下图：录入各种信息后“保存”调拨订单，确认后“审核”，如下图：4.3.2:在“库存管理”-“出库业务”-“调拨出库”，通过“查询”按钮，查询出由调拨订单推式生成的“调拨出库单”，增加信息后确认“签字”，如下图：62 在“辅助查询”-“联查”下可以查询单据的来源情况，如下图：4.3.3:在“库存管理”-“入库业务”-“调拨入库”下点击增加“调拨出库单”，通过“调拨出库单”将推式生成的“调拨出库单”查询出来，补充信息后，确认后“签字”，如下图：62 4.4:领料4.4.1:在“库存管理”-“出库业务”-“材料出库”，选择“增加”进行领料业务，如下图：根据不同情况，选择“自制”、“参照入库单”、“参照物资需求申请”来增加出库单，如果是自制则是自行增加一张材料出库单，62 如果是参照则是参照“入库单”或“物资需求申请”生成材料出库单，录入完毕后，确认“签字”，“签字”时提示录入领料员密码，如下图：62 4.5:退库4.5.1:在“库存管理”-“入库业务”-“采购入库”下，选择“退库”按钮，根据退库方式选择“自制退库”或“采购订单退库”进行处理，如下图：62 五：销售5.1:自有物资销售5.1.1:在“客户化”-“流程配置”-“流程配置”下显示已经配置好的业务流程，如下图：62 5.1.2：在“销售管理”-“销售订单”-“订单维护”选择“业务类型”为“淮南矿业销售”的业务类型，如下图：5.1.3:增加“销售订单”，录入各种信息后，“保存”，确认后“审核”，如下图：62 5.1.4:在“库存管理”-“出库业务”-“销售出库”点“增加”参照“销售订单”生成销售出库单，如下图：5.1.5:录入“货位”等信息后，“保存”销售出库单，确认后“签字”，如下图：62 5.1.6:在“辅助查询”-“联查”中可以查询出“销售出库单”签字后自动生成“销售成本结转单”和“应收单”确认收入成本，如下图：在应收模块可以查询到生成的应收单，如下图：62 5.2:直转销售5.2.1:在“客户化”-“流程配置”-“流程配置”下显示已经配置好的业务流程，如下图：5.2.2:在“客户化”-“基本档案”-“业务信息”-“清沟业务对照”中设置销售订单与请购单的关系，如下图：62 5.2.3:在“销售管理”中录入“销售订单”，如下图：5.2.4:“销售订单”推式生成“采购管理”中的“请购单”，如下图：5.2.5:“采购订单”参照“请购单”生成合同，如下图：62 5.2.6:生成“采购发票”，如下图：5.2.7:“采购发票”推式生成“应付单”，如下图：5.2.8:参照“销售订单”生成“销售发票”，如下图：5.2.9:在“应收管理”模块中可以查询由销售发票生成的“应收单”，如下图：62 六：结算6.1:采购结算6.1.1：自动结算：在“客户化”-“参数设置”-“供应链”-“采购管理”-“结算”-“入库单生成发票的自动配置”里选择“审批时自动结算”，如下图：即发票审核以后，自动生成结算单和应付单，流程如下图：62 6.1.2:手工结算在“供应链”－“采购管理”－“采购发票”－“维护发票”下，选择正确的“业务类型”，“增加”，选择“自制单据”或参照“库存采购入库单”生成发票，如下图：发票录入完毕以后，点击“保存”、“审核”。在“供应链”－“采购管理”－“采购结算”－“结算”－“手工结算”下，在弹出的窗口里分别点击“发票”、“入库单”，如下图：62 点击“发票”，输入过滤条件，如下图：点击“入库单”，输入过滤条件，如下图：62 过滤完以后，出现以下界面，如下图：在如下界面，可以手工调整结算数量，如下图：62 点击“结算”，如下题：6.2:付款计划在“客户化”-“基本档案”-“结算信息”-“收付款协议”里，进行付款协议编制，如下图：62 点“付款计划编制”进行编制，点击查询按钮，在弹出的窗口中选择要编制计划的会计期间，在“具体期间”前打勾，确定，如下图：提示是否要生成付款计划，如下图：62 点“是”生成付款计划，进行具体编制，如下图：提交，审核，如下图：62 付款计划执行，如下图：在弹出的界面里，可以选择要进行付款的供应商，并可手工输入付款金额，如下图：62 点击“执行计划”，系统自动弹出“付款单”界面七：供应商寄存管理（寄售、超市、大市场）7.1:在“流程配置”-“业务类型管理”中设置几种供应商寄存管理的业务类型，并配置流程，如下图：62 7.2:“维护请购单”中录入请购单，如下图：7.3:自制或者参照请购单做采购订单，审核，入库仓需要为供应商寄存管理类型的仓库，如下图：62 7.4:参照“采购订单”做到货、检验、入库，如下图：7.5:有出库时，出库仓库为供应商寄存管理仓库，实例为一个销售出库单。也可以为材料出库，其他出库等，系统根据出库自动生成消耗汇总单。7.6:在“库存管理”-“供应商寄存管理”-“消耗汇总”进行消耗汇总计算，如下图：62 7.7:在“采购管理”-“结算”-“消耗汇总结算”下根据消耗汇总记录和发票进行结算，如下图：7.8:“采购发票”推式生成“应付单”。62