打造零售企业现金“蓄水池”的防漏塞

打造零售企业现金“蓄水池”的防漏塞引言记得少年时常被考到的一个经典数学应用题——蓄水池问题，其大意是，一个蓄水池，一头注水，一头出水，多长时间能放满/空？该问题曾是许多孩子幼时的梦魇，因为随着年龄增长，考验要求的不同，该题可因其丰富多变的预设条件而引申出不同难度的“变种”。企业的现金流就好比一个蓄水池，营业收入就是那个注水源，而营业款损耗即为那个出水口，真正能为企业所用的部分不仅在于“蓄水池”的现金流入，同时也受制于其“白白”流出的部分，更为相似的是，该问题也会随着企业规模或所处外部环境的变化而不断升级。唯一不同在于，数学题中的“蓄水池”无所谓注满或放完，而企业的现金“蓄水池”自然是越深越好（在不考虑资金投资再利用的情况下），所以打造现金“蓄水池”的防漏塞是实现高效现金流通管理的坚实基础。笔者深信，多数零售企业的财务管理人员都是“解答”这类问题的高手，但却常年为“解决”问题而头疼不已，主要在于零售企业普遍的管理特性和难点：店员接受能力普遍不高，流动性大。付款方式日趋复杂，核对难度随之增大。标准化管理水平短期内难以跟上门店拓展的速度。在此背景下，造成现金漏洞的原因就产生出许多种，但可大致归纳为几类，以下我们逐一道来。一、管理复杂度高，导致门店缴款或总部核对出错，产生漏洞1、支付方式增多，店员缴款操作准确度降低随着零售企业业务的拓展，可能引入多种不同的付款方式，常见的有：现金、银联卡、储值卡，折价券等，时下新型的付款方式可能还有：交通卡、手机支付、电子券、企业饭卡等。这些付款方式都是企业为吸引更多客流、顺应时代发展或因引入新的营销渠道而增设的，对顾客来说，无疑是便捷的，而对店员却可能无形中大大增加了复杂度而经常出错，一旦出错，就将大大增加总部纠错的工作量，降低整体效率。经不完全统计，每新增1种付款方式后的最初1个月内，每天有近10%的门店在缴款操作上出错，而总部因此增加的工时却不止10%。经过仔细分析与整理，在本着保证准确度的原则和门店“少做少错”的前提下，减少店员的操作量，即使将来再新增付款方式，也能让门店操作不再增加复杂度，推荐原则如下：1）有纸面凭证的付款方式需交接，如无系统自动交换则必须手工填写。如现金、无联网验证的折价券等。由于此类付款方式除了纸面凭证外，无其他可核对的数据来源，一旦出错将无据可查，所以建议必须在系统内手工填写。2）有纸面凭证的付款方式需交接，如有第三方系统记录则可提示应缴额。典型的付款方式——银联卡、储值卡此类付款方式在第三方系统有记录，店员无法在此付款方式中做任何“小动作”，即使1 自动由系统统计应缴额并提示也无妨，以便门店清点凭证并核对，几乎无须手工输入。3）无纸面凭证的付款方式无需交接无纸面凭证的付款方式，店员本身就无法核对，所以店内无需交接，但此类支付方式必须保证第三方系统准确记录了该付款方式的交易明细，且安全、稳定。典型的付款方式——电子券这种方式可能由顾客提供一串电子码（类似团购网站的券号），在付款时输入，并不打印凭证。综合以上几大原则，可将市面上普遍被使用到的付款方式的缴款方式分组管理，其可能的缴款方式如下：付款方式是否有纸面凭证是否交接是否提示应缴额现金有是不提示银联有是提示积分兑换无否—抵金券有是不提示电子券无否—储值卡有是提示交通卡无否—二维码无否—手机支付无否—2、店员缴款填写误操作，总部纠错工作量大常听说店员在系统填写时犯晕，例如，将100写成1000，给总部核对带来无尽烦恼。但针对某些付款方式（如现金），又不可直接提示应缴金额，如何防止此类错误频发呢？其实，适当引入“小提示”，未尝不能起到“大作用”。针对某些付款方式引入长短款超标提示，例如在长短款超过50时，系统自动提示“付款方式xx的长短款已超标，请检查”，如此，就给了店员一次检查的机会，大大减少最终提交结果的出错率，同时也未泄漏真实的应缴额。3、不同收银款稽核模式，总部操作复杂度不同零售企业总部在稽核营业款时，有两种常见的管理方式：1）管理到个人稽核员核对每日每店员的长短款，并一一落实与考核。此种方式能由总部直接考核到个人，能更直接反映营业款管理问题，但对总部来说，整体工作量大，出错概率变高，效率渐低，总部稽核的人力成本较高，适于发展初期或门店数不多的零售企业。2）管理到单店稽核员核对每日每单店的长短款，并直接与店长对接，个人长短款由店长在店内核查、落实。此种方式将集权与分权相结合，化整为零，并直接将部分赏罚权授权予店长，适当减轻总部的工作量，但需依赖店长的稽核考核到个人，对店长的能力与责任心要求相对较高。适于门店数量多、或多区域发展的零售企业。究竟管理到单店还是个人，这是一个问题。以上两种方式无谓好坏之分，只在于企业不同发展阶段的管理要求，结合海鼎经验来看，2 针对飞速发展中的零售企业，如早期采用的是“管理到个人”的方式，当总部稽核员在1个工作日内已不能完成1个指定日的所有门店营业款的长短款核对工作，就可考虑渐渐引入“管理到单店”了。引入“管理到单店”后，如需对收银员的长短款进行跟踪，可安排店长每日记录每店员的长短款，定期发送给总部进行统一考核。以此减少总部繁杂且附加价值不大的行政类工作量，而将更多精力聚焦于发展、创新。二、长短款定位方式不对，出现漏洞许多零售企业在核对长短款时，所比较的仅是系统销售数据与银行缴款数据，以此确定长短款，此种方法虽简单易得，却忽略了一个问题：假设系统销售数据本身就不正确，怎么办？举例，某店员在录入销售时，将“折价券100元，现金20元”，录入成了“折价券20元，现金100元”，而实际存入银行的现金却是“20”元，那稽核员是否就可因此判定：系统应缴现金为100元，实际缴款为20元，所以“现金”短款为“80元”？当然不是，事实上，这笔交易不存在任何长短款，只源于错误填写的原始零售交易，这一场冤案同时浪费了时间与精力。有人指出，零售交易原本就不该错，出现此类情况就该将原始交易修正。此话自然无可非议，但当统计了这种操作的出错率后发现：原来这种错误并不少见，因零售企业的店员操作能力不高可以说是一种常态，此种现象甚至可以说层出不穷。如每发现一次就令门店修正一次，长短款核对的整体进度将大受影响，极难落实。由此，海鼎另辟蹊径，根据“门店提交的缴款额”与“系统销售数据”两种数据来确认“应缴额”，在以上案例中，当门店提交的缴款额为“折价券100元，现金20元”后，系统自动得到其与系统销售数据的差异，经总部确认后，系统应缴额即为“折价券100元，现金20元”，得到长短款为0，还原了业务的真实面貌，在原始交易记录错误的情况下，大大降低纠错成本。三、补缴款缺乏系统化跟踪有些零售企业往往没能把系统化的短款补缴管理统一纳入整体，于是补缴款就陷入尴尬，有头无尾地又漏出一些经营所得，例如，总部只能口头通知门店补缴，费时费力，补缴的款项该属于哪天的营业款无法得知，是否已补齐也难以确认。海鼎认为：补缴款也是营业款管理的重要组成部分，其重要性丝毫不亚于常规营业款。系统应在得到应补额后，第一时间自动提醒门店，并指明应缴时间、应缴额、所属营业日等，门店补缴后，在系统中立即回复，以便于总部稽核员及时跟踪与销案，而未补齐部分则自动提醒门店继续补齐。以此从补缴款的产生到注销，全程监控，无一漏网。以上都总结自海鼎所遇到的真实业务案例及真实的系统解决方案，希望其中所述，哪怕是十之一二的“防漏”拙见能对海鼎的新老朋友有所助益，开启无限光明的“钱途”。3