浅议信息档案项目成本管理

'浅议信息档案项目成本管理　　摘要：信息档案是档案高度分化和档案、情报、资料高度综合的产物，其在企业中具有良好的应用性。但是，需要注意的是为合理的、标准的、规范的开发信息档案项目所进行的成本管理工作存在很多的问题，需要对项目成本管理工作进行优化，使其能够结合企业的实际情况，对信息档案项目开发成本进行全面、深入、细致、标准的监督与控制，促使信息档案工作开发应用的成本最少，在企业中发挥的作用最大，为推动企业的发展做出贡献。因此，本文就信息档案项目的成本管理进行详细的分析和探讨。关键词：信息档案；成本管理；信息时代引言：9 随着我国经济水平的不断提高，科学技术的创新和进步，促使我国进入信息时代，推动社会中各行各业的发展。除此之外，信息时代到来所产生的信息产物还在企业中发挥很大的作用。信息档案就是其中之一，其能够保存科技情报、科技资料、档案等，并且可以以图纸、文件、视频、录音等形式存在，大大的优化企业重要资料的保护，为推动企业发展做出贡献。然而，在企业中开展信息档案项目是一件比较困难的事情，需要对其进行管理，尤其是成本管理。因为需要应用成本管理达到在保证信息档案项目合理进行的前提下成本使用最少的目的。由于当前信息档案项目成本管理还处于探索的阶段，促使信息档案项目成本管理存在很多问题，需要对其进行优化，才能够达到此目的。一、信息档案所谓档案是指直接形成的历史纪录。具体来说，档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的；是保存备查的历史文件；是由多种多样的文件转化而成的；是历史的原始记录。而信息档案是由“信息”和“档案”这两个词组成的，在当下“信息”已经逐渐成为家喻户晓的词汇之一，使得“信息档案”这个词应运而生，这是时代发展的标志，是社会进步的表现。然而，何为信息档案呢？就是具有保存价值的，并且按照一定的的归档制度集中保管起来的文件材料。通常信息档案是指以图纸、照片、表格、文字材料、录音带、录像带等形式存在的文件或者资料。相较档案来说，信息档案保存形式更加的多样、内容更为丰富，使用价值更高。可见，在信息化时代中，信息档案的出现与应用是非常重要的，同时也是给档案工作者提出新的挑战。9 通常信息档案是应用于企业中。由企业内部人员所开展的信息档案活动，也就是将所需保存的信息，如企业内部信息和企业外部信息，有效的、合理的、准确的归档，从而形成准确的、系统的、完整的企业内部信息档案。就当下的整体形式来看，信息档案的来源是集档案信息、科技情报、科技资料等，促使信息档案记录的内容具有使用价值，值得保存。可以说，信息档案有别于单向的文书档案、科技档案和其他专门档案，也有别于科技情报、科技资料，其是档案高度分化和档案、情报、资料高度综合的产物。二、成本管理所谓成本管理是指企业生产经营过程中各项成本核算、成本分析、成本决策和成本控制等一系列科学管理行为的总称。通常在企业中开展成本管理的目的是在保证产品质量的前提下，对企业生产经营过程中的每个环节进行全面的、深入的、详细的、科学的、合理的监督与控制，力求整个生产过程应用的成本最少，达到的生产成果最好。在企业中所开展的成本管理具有良好的应用性，其原因是成本管理是企业管理重要组成部分之一，它要求系统的、全面的、科学的以及合理的进行，促进增产节支、加强经济核算，改进企业管理，对提高企业整体管理水平具有重大意义。通常将成本管理分为四个组成部分，即成本规划、成本计算、成本控制、业绩评价。成本规划是成本管理的第一步，其是成本管理最重要的组成部分之一，只有合理的对企业生产经营进行规划，才能够具体的进行生产成本监督与控制，成本规划是结合企业产品生产的实际情况和市场情况进行详细的分析，从而规划出最佳的生产成本方案。9 成本计算是依照生产成本方案，对企业产品生产经营过程中所需的资金进行计算，促使企业领导人了解到生产经营所需的资金，有助于合理的调配企业资金。成本控制是指在生产经营过程中往往存在多种不良因素，导致突发状况或突发事件发生，而浪费生产成本。为此，需要成本管理在保证产品质量的情况下，对生产经营过程进行监督与控制，尽量控制生产经营中存在的不良因素，避免其影响企业正常的生产活动。业绩评价是指对成本控制效果的评估，了解企业所开展的成本管理对生产经营过程进行监督与控制所存在的不足，促进企业成本管理工作不断的完善和优化，从而激励和约束工作人员形成成本合理使用的习惯，实现资金利用最大化。三、信息档案项目成本管理中存在的问题信息时代的到来，促使我国发生一定的改变，信息档案就是改变我国的因素之一。信息档案的出现与应用使得有价值的资料或文件有效的保存下来，为推动企业发展做出贡献。为了保证企业中开展信息档案项目合理、稳定、标准的进行，需要对信息档案项目进行有效的管理，其中成本管理就是其中之一。然而，由于信息档案形成的时间较短，在对其进行成本管理过程中存在一些问题。目前，企业所开展的信息档案项目成本管理中存在的问题有：1.成本管理意识不强9 信息档案项目是信息时代中一种新的产物，很多工作人员对信息档案项目的作用以及重要性都不是很了解，相应的对信息档案项目成本管理的意识不强。一些管理人员依旧保持传统观念，按照传统的工作模式进行管理，与信息档案项目成本管理的需求不符，这使得信息档案项目管理效果不佳。企业领导人与管理人员没有真正意义上意识到信息档案成本管理的重要性，将会导致信息档案成本管理责任落实不到位，信息档案项目成本控制与监督效果不佳，成本管理无法最大限度的发挥作用。因此，企业领导人和管理人员的信息档案成本管理意识不强，严重影响信息档案成本管理工作有序的、合理的、规范的进行。2.人员素质不高，责任心不强信息档案项目成本管理的主体是管理人员，成本管理的效果在一定程度取决于管理人员。因此，只有采用素质高的、专业强的、责任心强的管理人员认真的进行信息档案成本管理工作，才能提高信息档案成本管理工作的质量和效率，有助于优化发展企业信息档案项目。然而，我国普遍存在的情况是信息档案成本管理的工作人员专业水平低亦或素质低、责任心不强等，这使得信息档案成本管理工作质量和效率受到严重的影响，信息档案项目合理、标准、规范进行的目的无法达成，这正是企业开展信息档案项目成本管理中存在的严重问题之一。9 　　3.成本核算留于形式，指导意义不大成本核算留于形式，指导意义不大的这种情况在很多企业中存在。通常情况下，每个项目开展的过程中需要进行成本预算和成本核算。由于信息档案项目不具有阶段性，其成本预算和成本核算是对整个项目而言的，需要应用成本管理对信息档案的成本预算和成本核算进行严格的监督与控制。然而，在企业中信息档案项目成本管理所监督与控制的成本核算只是一个形式，没有结合信息档案的实际情况进行合理的、准确的、标准的成本核算，促使企业对于信息档案项目所应用的成本并不清楚。此种情况将会导致企业资金浪费。如某些企业将信息档案项目的开展工作交给企业内部的一个团队，信息档案项目开发的相关工作内容较多，为了保证信息档案项目在规定的日期内完成，团队人员将信息档案项目开发中各项工作进行压缩，成本核算就是压缩中的一项。经压缩后的成本核算工作只是大概核算信息档案项目所需的成本。这无法充分的说明信息档案项目的经济效益，致使对信息档案项目运营的指导意义不大。四、优化信息档案项目成本管理的措施9 随着我国经济不断提高，科学技术水平不断进步的情况下，进行优化信息档案项目成本管理，使其符合企业管理的要求，为推动企业发展做出贡献。然而，当下我国企业中所开展的信息管理工作存在很多的不足。需要对信息档案项目成本管理工作进行优化，促使信息档案在企业中最大限度的发挥其作用。1.建立完善和健全的项目成本管理制度优化信息档案项目成本管理工作的第一步就是建立完善的、健全的项目成本管理制度。之所以建立完善的项目成本管理制度主要是对成本管理工作进行约束，避免成本管理过程中出现差错或问题而影响到信息档案项目规范的进行。建立完善和健全的项目成本管理制度需要结合企业的实际情况，对信息档案项目成本管理工作的各个方面进行详细的分析和探讨，制定具体的约束条例，对成本管理工作的各个方面进行约束，促使信息档案项目成本管理工作能够合理的实施。2.加强项目成本核算监督力度9 成本管理工作主要是对信息档案项目的成本核算、成本分析、成本决策和成本控制等方面进行详细的监督与控制。如石油企业信息档案项目的成本分析，应认真考查信息档案的载体，因为不同载体如纸质、胶片、光磁盘、岩样、油气水等的信息档案的保存方式、利用方式有很大的差别，其保存、利用等处理成本也有较大差别。保证项目成本核算准确的进行是项目成本管理中最重要的一部分。为了优化信息档案项目成本管理工作，强化信息档案项目成本核算监督力度是非常必要的。强化信息档案项目成本核算工作需要管理人员严格按照成本管理制度的内容执行，即监督财务工作人员核算信息档案项目的成本，保证成本核算精确的完成。3.提高信息档案项目成本管理工作人员的综合素质和责任心为了促进信息档案成本管理工作水平的提高，需要提高信息档案项目成本管理工作人员的综合素质和专业水平，并使管理人员具有较强的责任心，一切以项目成本管理工作为主，合理的规划成本管理工作，严格按照项目成本管理制度进行信息档案成本的监督与控制。提高信息档案项目成本管理工作人员的综合素质和责任心的措施是宣传和教育，其中进行的宣传工作是宣传信息档案以及其所具有的作用、重要性等，促使管理人员重新认识信息档案。所进行的教育工作是管理人员进行信息档案相关知识的教育。管理方面知识的教育以及素质方面的教育，促使管理人员管理能力提高，并认识到自身需要担负的责任，更好的投入到信息档案项目成本管理工作当中，以一颗负责的心和较高的管理能力对信息档案项目成本进行监督与控制，促使信息档案在企业中有序的开展。结束语：信息档案是“信息”与“档案”9 两个词汇组成的。信息档案具有良好的应用效果，为企业保存重要的资料、文件等，是推动企业发展的后方力量。为了促使信息档案能够在企业中发挥作用，需要合理的开展信息档案项目。通过成本管理对信息档案项目开发的成本进行控制与监督，促使成本应用最小，开展的信息档案成果最好，避免企业资金浪费。为此，进行信息档案成本管理进行优化是非常必要的。参考文献：[1]苏俐.数字化成本管理[A].北方省市自治区会计学会第二十七次学术研讨会论文集[C].2009.[2]狄向华.关于海外油气田实施战略成本管理的几点思考[J].现代经济信息，2012（07）.[3]倪帮忠.研发机构加强成本管理的途径探讨[A].全国第八届工业工程与企业信息化学术会议论文集[C].2004.[4]董鹏，杨美金.客户订单的管理与归档方法及发展趋势[J].办公自动化，2011（04）.[5]郝建苹.知识管理环境下企业档案管理研究现状分析[J].档案管理，2003（02）.[6]李士智.档案信息资源的特征及其可开发性[J].档案时空，2003（02）.[7]贾玉洁.深层次开发档案信息资源的途径和方法[A].中国档案学会第六次全国档案学术讨论会论文集[C].2002.9'